EspoCRM-Alternative: Customermates und EspoCRM im Vergleich

Welche Alternative zu welchem Team passt

Für wen EspoCRM eine gute Wahl ist

EspoCRM gibt es seit 12 Jahren, und nach eigener Angabe nutzen es mehr als 50.000 Unternehmen. Es ist ein klassisches CRM für Vertrieb und Service. Leads werden in Accounts, Kontakte und Opportunities umgewandelt. Opportunities durchlaufen Prospecting, Qualification, Proposal und Negotiation bis Closed Won oder Closed Lost, jede Phase mit eigener Wahrscheinlichkeit. Der Kern bringt außerdem einen Kalender für Meetings und Anrufe, einen Stream mit allen Änderungen, ein Kundenportal zur Selbstbedienung, Kanban-Boards sowie Massen-E-Mails und Kampagnen mit. Im Entity Manager legen Administratoren eigene Entitäten, Felder und Beziehungen an, und Formel-Skripte berechnen Felder oder lösen Aktionen aus.

Weitergehende Module gibt es als Erweiterungen. Das Advanced Pack bringt Reports, Workflows und Geschäftsprozessmanagement (BPM). Das Sales Pack ergänzt Produkte, Angebote, Einkäufe und Lagerbestand. Weitere Erweiterungen decken Projektmanagement, VoIP, Zoom, Stripe, MailChimp, Outlook und Google ab; die Google Integration synchronisiert Google Calendar, bindet Google Contacts an und übernimmt die sichere Anmeldung für E-Mail-Konten. Intelligence, die KI-Erweiterung, bietet Zusammenfassungen, intelligentes Einfügen und einen KI-E-Mail-Assistenten mit OpenAI, Gemini, Claude oder einem anderen OpenAI-kompatiblen Anbieter. Daneben stellt EspoCRM eine kostenlose MCP-Erweiterung unter AGPLv3 bereit, die KI-Clients Werkzeuge zum Anlegen, Lesen, Ändern und Löschen von Datensätzen sowie Zugriff auf den Stream gibt.

Laut Preisseite sind in den Tarifen der EspoCRM Cloud alle Erweiterungen enthalten. Wenn Ihr Team sein Datenmodell selbst gestalten und Marketing aus dem CRM heraus betreiben will, deckt EspoCRM mehr ab als Customermates.

Warum Teams eine EspoCRM-Alternative suchen

Erweiterungen beim Self-Hosting sind befristet. Der EspoCRM-Kern ist unter AGPLv3 kostenlos. Reports, Workflows, BPM, Angebote und die KI-Erweiterung sind kostenpflichtig. Die Lizenzvereinbarung für Erweiterungen erlaubt die Nutzung „on a single EspoCRM Application instance on a single server for the Licensed Period“, also auf genau einer Instanz für einen festen Zeitraum. Danach verlängern Sie die Lizenz oder deinstallieren die Erweiterung. Die Erweiterungsseiten nennen keine Preise; fragen Sie die aktuellen Preise bei EspoCRM an, bevor Sie ein Budget planen.

Cloud-Tarife werden für sechs oder zwölf Monate abgerechnet. EspoCRM Cloud Basic kostet 12,90 € pro Nutzer und Monat bei mindestens 3 Nutzern, Enterprise 22,00 € bei mindestens 5 und Ultimate 59,00 € bei mindestens 10. Basic und Enterprise werden für jeweils 6 Monate oder ein Jahr abgerechnet. Nutzer, die Sie später hinzufügen, werden monatlich berechnet.

Gespräche außerhalb der E-Mail. EspoCRM synchronisiert und versendet E-Mails im Kern. Der Erweiterungskatalog führt keine offizielle Integration für WhatsApp, LinkedIn, Instagram oder Telegram, diese Gespräche bleiben also außerhalb des CRM, sofern Sie keine Drittanbieter-Integration ergänzen.

PHP selbst betreiben. Ein selbst gehostetes EspoCRM braucht Apache, Nginx oder IIS, PHP 8.3 bis 8.5 mit einer Reihe erforderlicher PHP-Erweiterungen sowie MySQL, MariaDB oder PostgreSQL. Alternativ dokumentiert EspoCRM eine Installation mit Docker. Customermates läuft als zwei Container: Anwendung und PostgreSQL 16.

Was ein Team mit fünf Personen zahlt

Preise geprüft am 8. Oktober 2026 auf der Preisseite von EspoCRM. Customermates wird monatlich pro Nutzer in Euro bezahlt, ohne Mindestgröße des Teams.

Für diese Beträge bekommen Sie nicht dasselbe:

• EspoCRM Basic und Customermates Starter kosten etwa gleich viel. Basic enthält alle Erweiterungen, Kampagnen, 3 GB Dateispeicher pro Nutzer und 100.000 Datensätze. Starter ist das Kern-CRM mit Mate auf gehosteten KI-Credits und 1 Routine pro Nutzer, ohne Posteingang. Bei klassischen CRM-Modulen bekommen Sie mit Basic mehr.
• Mit Customermates Pro kommt der Posteingang dazu. Jeder Nutzer verbindet 1 Konto, das ein Postfach, LinkedIn, WhatsApp, Instagram oder Telegram sein kann. Kein EspoCRM-Tarif enthält diese Chat-Kanäle.
• Business lohnt sich, wenn einzelne Personen mehrere Kanäle brauchen. Der Tarif enthält 3 Konten pro Nutzer und Konten, die Sie mit dem Team teilen.
• Kleine Teams stoßen an das Minimum von EspoCRM. Zwei Personen zahlen bei Basic trotzdem für drei, also 38,70 € im Monat. Zwei Personen mit Customermates Pro zahlen 58 €.

Selbst gehostet kosten beide Kerne keine Lizenzgebühr. Sie zahlen für den Server und die Zeit für Updates, Backups und TLS.

Wo Customermates passt

Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM für kleine Teams mit Kundenkontakt: Beratungen, Agenturen, andere Dienstleister und Gründer. Es wird in Deutschland entwickelt.

Kundengespräche direkt am Deal. Ab Pro bringt der einheitliche Posteingang Gmail-, Outlook- und IMAP-Postfächer, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram in eine Liste, und Sie antworten im ursprünglichen Kanal. Verknüpfen Sie einen Teilnehmer einmal mit einem Kontakt, wird das Gespräch diesem Kontakt zugeordnet. Starter hat keinen Posteingang.

KI, die die CRM-Arbeit erledigt. In Customermates Cloud fasst Mate Gespräche zusammen, entwirft Antworten, aktualisiert Datensätze und legt Ansichten an. Mate nutzt gehostete KI-Credits, ein monatliches Kontingent pro aktivem Nutzer, das auf der Preisseite steht. Vor jedem Löschen fragt Mate neu nach Ihrer Freigabe. Das Senden einer Nachricht läuft ohne Rückfrage; sagen Sie Mate also, dass es Entwürfe speichern soll, wenn Sie vorher prüfen wollen. Routinen führen eine gespeicherte Anweisung nach Zeitplan oder bei einer Änderung an einem Datensatz aus, immer im Namen ihres Eigentümers.

Ihr eigener KI-Client über MCP. Der MCP-Server ist in jedem Tarif und in selbst gehosteten Installationen enthalten und umfasst 53 Werkzeuge. Claude, ChatGPT und andere Clients verbinden sich per OAuth oder API-Schlüssel und handeln mit den Rechten des verbundenen Nutzers. Die Messaging-Werkzeuge funktionieren nur ab Pro in Customermates Cloud; dort listet dieselbe Verbindung auch Gespräche aus dem Posteingang auf, speichert Entwürfe und versendet Nachrichten. Die Modellaufrufe Ihres Clients laufen über Ihren eigenen KI-Anbieter.

Self-Hosting ohne Zusatzlizenzen. Die selbst gehostete Edition ist der AGPL-Kern mit REST, Webhooks und MCP, bereitgestellt mit Docker Compose. Pro Instanz ist nichts zusätzlich zu lizenzieren. Sie hat keinen Posteingang, kein Mate und keine gehosteten Credits.

Wo die Cloud läuft. In Customermates Cloud ist die primäre Datenbank in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag steht bereit, und die Unterauftragsverarbeiter, darunter Anbieter aus den USA, sind auf den Rechtsseiten aufgeführt. Customermates verfügt über keine Zertifizierung.

Wann Customermates nicht passt

• Keine Massen-E-Mails, Kampagnen oder Sequenzen. Nachrichten werden einzeln versendet, von Ihnen geschrieben oder von Mate entworfen.
• Kein Kundenportal, keine Angebote, kein Lagerbestand und keine Telefonie.
• Kein BPM und kein visueller Workflow-Designer. Automatisierung läuft über Routinen in Customermates Cloud, über Webhooks und über den separaten n8n-Community-Node.
• Aufgaben haben kein eingebautes Fälligkeitsdatum. Legen Sie bei Bedarf ein eigenes Datumsfeld an.
• Keine nativen Apps für Smartphones und kein Single Sign-on. Gespeicherte Ansichten sind persönlich, und Berechtigungen gelten pro Liste und Aktion, nicht pro Feld.

Umstieg von EspoCRM

Für die meisten Vertriebsdaten aus EspoCRM gibt es ein direktes Gegenstück. In Konfigurieren können Sie Organisationen in „Accounts“ und Deals in „Chancen“ umbenennen, damit die gewohnten Begriffe bleiben.

Die Phasen passen fast eins zu eins. Ein neuer Customermates-Workspace beginnt mit Akquise 10 %, Qualifizierung 20 %, Demo 40 %, Angebot 60 %, Verhandlung 80 %, Gewonnen 100 % und Verloren 0 %. Löschen Sie Demo, wenn Sie diese Phase nie genutzt haben, und übernehmen Sie Ihre EspoCRM-Wahrscheinlichkeiten in die Phasenwahrscheinlichkeiten. Der gewichtete Wert multipliziert dann jeden Deal-Wert mit der Wahrscheinlichkeit seiner Phase. Das ist eine reine Rechnung mit Ihren eigenen Werten, keine Prognose.

1. Aus EspoCRM exportieren

   Exportieren Sie jede Liste, die Sie behalten wollen, als Excel-Datei: Accounts, Kontakte, Leads und Opportunities.

2. Workspace vorbereiten

   Benennen Sie Listen in Konfigurieren um, legen Sie eigene Felder für die Attribute an, die Sie behalten, und tragen Sie die Phasenwahrscheinlichkeiten ein.

3. Eine Liste nach der anderen importieren

   Importieren Sie zuerst die Organisationen, dann die Kontakte, dann die Deals. Verknüpfungsspalten finden Datensätze über den Namen, die Account-Spalte eines Kontakts also die zuvor importierte Organisation. Customermates importiert nur XLSX-Arbeitsmappen; die Grenzen stehen in der Dokumentation zu Datensätzen.

4. Listen als Ansichten anlegen

   Machen Sie aus jedem Listenfilter in EspoCRM eine gespeicherte Ansicht. Ansichten sind persönlich, jede Person speichert also ihre eigenen.

5. Kanäle und KI verbinden

   Verbinden Sie ab Pro oder während der Testphase ein Postfach, LinkedIn oder WhatsApp, richten Sie dann Routinen für Mate ein oder verbinden Sie Ihren eigenen KI-Client über MCP.

Weitere EspoCRM-Alternativen

Customermates veröffentlicht diese Liste. Die Angaben stammen von den Websites der Anbieter, geprüft am 8. Oktober 2026.

• SuiteCRM kommt EspoCRM im Umfang am nächsten. Es ist Open Source, Sie können es auf dem eigenen Server betreiben, und SuiteCRM 8 ist die aktuelle Hauptversion. Die Website stellt Reporting und Dashboards, Kundensegmentierung, zielgerichtetes Marketing und Angebote heraus und bietet eine gehostete Testversion, Support, Implementierung, Schulungen und das Betreuungspaket SuiteASSURED an.
• Twenty passt zu Teams, die eigene Objekte in einem gehosteten Produkt mit kostenlosem selbst gehostetem Kern wollen. Es bietet unbegrenzt eigene Objekte, einen MCP-Server, KI-Agenten, Webhooks sowie REST- und GraphQL-APIs. Cloud Pro kostet 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Organization für 19 US-Dollar pro Nutzer und Monat, ebenfalls bei jährlicher Zahlung, ergänzt Berechtigungen auf Zeilenebene und Single Sign-on per SAML oder OIDC. Den Open-Source-Kern können Sie kostenlos selbst hosten. Mehr dazu im Twenty-Vergleich.
• Odoo passt, wenn das CRM nur ein Teil der Unternehmenssoftware ist. Der kostenlose Tarif umfasst eine App mit unbegrenzt vielen Nutzern auf Odoo Online, die bezahlten Tarife enthalten alle Apps von Buchhaltung über Lager bis Personal, und die Community Edition ist ein kostenloser Open-Source-Download.

Häufig gestellte Fragen

Angaben zu Wettbewerbern geprüft am 8. Oktober 2026 auf folgenden Seiten von EspoCRM: Preise, Erweiterungen, MCP-Erweiterung, Intelligence, Advanced Pack, Google Integration, Lizenzvereinbarung für Erweiterungen, Funktionen, Ankündigung des Lizenzwechsels, Serveranforderungen, Installationsanleitung, Leitfaden zum Vertrieb und Startseite; außerdem auf SuiteCRM, der Preisseite von Twenty und der Preisseite von Odoo.