Wiedervorlage: Bedeutung, Beispiel und so setzen Sie sie im CRM um

Eine Wiedervorlage ist ein vorgemerkter Termin, an dem ein Vorgang, ein Dokument oder ein Kunde wieder auf Ihrem Tisch landet: Sie legen etwas „auf Wiedervorlage“ und sehen es an dem Tag wieder, an dem Sie es brauchen, und nicht früher. Im Vertrieb bekommt ein Angebot einen festen Tag zum Nachfassen. Digital setzen Sie das mit einem Datumsfeld um, mit einer danach sortierten Liste und einem Widget, das zeigt, was fällig ist; in Customermates sind das das Feld „Nächster Schritt am“, eine gespeicherte Ansicht und das Widget „Anstehend“.

Der Beitrag erklärt, was Wiedervorlage bedeutet und worin sie sich von einer Frist unterscheidet, wie die klassische Papierablage mit 43 Mappen arbeitet und wie Sie E-Mails in Outlook auf Wiedervorlage legen. Danach vergleichen wir Papier, Outlook, Tabelle und CRM und richten die Wiedervorlage in Customermates Schritt für Schritt ein. Customermates veröffentlicht den Beitrag und erscheint in eigenen, gekennzeichneten Abschnitten, auch mit den Fällen, in denen es die falsche Wahl ist. Die Angaben zu anderen Quellen haben wir am 11. November 2026 geprüft; die Quellen sind dort verlinkt, wo sie verwendet werden.

Was bedeutet Wiedervorlage?

Der Duden führt Wiedervorlage als „nochmalige Vorlage (eines Schriftstücks)“ und nennt die Wendung „zur Wiedervorlage“ aus der Amtssprache mit der Abkürzung „z. Wv.“ (Duden). Die Wikipedia beschreibt es genauer: Mit dem Begriff wird im Voraus festgelegt, bis wann eine Akte oder ein Vorgang wieder vorgelegt werden soll. Sie nennt die Abkürzungen Wv. und Wvl. und führt die Verwaltung, die rechts- und steuerberatenden Berufe und private Unternehmen mit Terminen und Zahlungsdaten als typische Anwender auf (Wikipedia: Wiedervorlage).

Im Alltag heißt das: Ein Vorgang wird nicht abgeschlossen, sondern bekommt ein Datum, an dem er erneut auf Ihrem Tisch liegt. „Auf Wiedervorlage legen“ bedeutet also, etwas zu einem bestimmten Termin noch einmal anzusehen, statt es jetzt zu entscheiden. Im Vertrieb ist das die häufigste Anwendung: Das Angebot ist raus, der Kunde will sich bis zum 18. November melden, und am 18. November kommt das Angebot wieder hoch, mit dem Hinweis, was als Nächstes zu tun ist.

Wiedervorlage oder Frist: Was ist der Unterschied?

Eine Wiedervorlage ist eine interne Gedächtnisstütze. Die Wikipedia hält fest, dass sie nur verwaltungsinterne Bedeutung hat. Gesetzliche Fristen wie die dreiwöchige Klagefrist sind etwas anderes: An ihre Versäumung knüpft das Recht Folgen. Wer Fristen für eine Kanzlei oder eine Steuerberatung führt, braucht deshalb eine eigene Fristenkontrolle und darf sich nicht auf eine Wiedervorlage verlassen.

Das gilt auch für Customermates. Ein Datumsfeld am Deal oder Kontakt ist eine Information, keine Frist, und Customermates ist kein Fristenkalender. Was ein CRM in der Kanzlei leistet und was nicht, steht auf der Seite CRM für Anwälte.

Wie funktioniert die klassische Wiedervorlage auf Papier?

Die Papierfassung kennt man als Tickler File oder 43-Folders-System. David Allen behandelt sie in „Getting Things Done“. Auf seiner Website beschreibt er den Aufbau: zwölf Mappen für die Monate des Jahres und 31 für die möglichen Tage des Monats. Für ihn ist das, als hätte man ein eigenes Postamt, das Ihnen Dinge zur rechten Zeit zurückschickt, und das System verlange nur eine Sekunde pro Tag an neuem Verhalten (Getting Things Done, englisch). Die englischsprachige Wikipedia beschreibt dieselbe Struktur mit 31 Tagesmappen und 12 Monatsmappen und erwähnt, dass Anwaltskanzleien schon im frühen 20. Jahrhundert, möglicherweise früher, Karten nach Datum ablegten, damit der Anwalt sie kurz vor einem Termin erhielt (Wikipedia: Tickler file, englisch).

1. 43 Mappen beschriften

   Zwölf Mappen tragen die Monatsnamen, 31 die Zahlen 1 bis 31.

2. Jeden Vorgang nach Datum ablegen

   Was Sie später in diesem Monat wieder sehen wollen, kommt in die Mappe des Tages. Was in einen späteren Monat gehört, kommt in die Monatsmappe.

3. Jeden Morgen die Mappe des Tages öffnen

   Nehmen Sie alles heraus und erledigen Sie es: Aufgabe machen, Nachricht senden, Rechnung zahlen oder unter einem späteren Datum erneut ablegen.

4. Die leere Mappe nach hinten stellen

   So beschreibt es die Wikipedia: Die Mappe des Tages wird geleert und ans Ende gestellt, sodass die Mappe des nächsten Tages vorn liegt.

5. Den neuen Monat auf die Tage verteilen

   Am Ersten öffnen Sie die Monatsmappe und sortieren ihren Inhalt in die Tagesmappen. Bis zu ihrem Tag muss nichts mehr angesehen werden.

Ein Beispiel dazu. Es ist frei erfunden und beginnt am Mittwoch, dem 11. November 2026.

Die digitale Fassung braucht das Weiterreichen der Mappen nicht. Die Sortierung übernimmt das, und die Monatsmappen entfallen, weil ein Datum im März einfach in der Liste wartet, bis es in Sicht kommt.

Wie legen Sie E-Mails in Outlook auf Wiedervorlage?

Outlook nennt die Funktion nicht Wiedervorlage, sondern „Nachverfolgung“: Sie kennzeichnen eine Nachricht mit einer Flagge, geben ihr ein Datum und lassen sich auf Wunsch erinnern. Microsoft beschreibt das für Outlook für Microsoft 365, Outlook 2024 und Outlook 2021. Heise beschreibt denselben Weg als „E-Mails auf Wiedervorlage legen“: Die Flagge hinter der Mail zeigt, dass sie zur Wiedervorlage vorgemerkt ist (heise: Outlook, E-Mails auf Wiedervorlage legen).

1. Nachricht öffnen oder markieren

   Die Funktion finden Sie auf der Registerkarte „Nachricht“ in der Gruppe „Tags“ unter „Nachverfolgung“.

2. Datum wählen

   Microsoft bietet „Heute“, „Morgen“, „Diese Woche“, „Nächste Woche“, „Kein Datum“ und „Benutzerdefiniert“. Mit „Benutzerdefiniert“ legen Sie ein eigenes Start- und Fälligkeitsdatum fest.

3. Erinnerung ergänzen

   Unter „Nachverfolgung“ gibt es außerdem „Erinnerung hinzufügen“.

4. Gekennzeichnete Nachrichten wiederfinden

   Laut Microsoft erscheinen sie in der To-Do-Leiste, in den Aufgaben und in der täglichen Aufgabenliste im Kalender.

Zwei Grenzen sollten Sie kennen. Bei einem IMAP-Konto können Sie laut Microsoft weder den Flagtext ändern noch Start- und Fälligkeitsdatum festlegen. Und die Flagge hängt an einer einzelnen E-Mail: Die Antwort auf LinkedIn, Ihre Notizen zum Kunden und der Deal dahinter liegen woanders. Für Mails, die Sie nur wiedersehen müssen, reicht das. Für Kunden, bei denen mehrere Kanäle und ein Verlauf zählen, ist ein Datum am Kundendatensatz die bessere Stelle.

Papier, Outlook, Tabelle oder CRM: Was passt zur Wiedervorlage?

Vier Wege decken fast jeden Fall ab. Die Zeile Customermates ist unser eigenes Produkt, die anderen beschreiben wir nach dem, was sie leisten.

Die Angaben zu Outlook haben wir am 11. November 2026 gegen Microsoft Support: Kennzeichnen von E-Mail-Nachrichten zur Nachverfolgung geprüft.

So entscheiden Sie:

• Papiere, die Sie im Original behalten müssen: die Papierablage. Kein digitales Werkzeug hält den Originalbrief.
• Nachfassen, das von einer einzelnen E-Mail ausgeht, und Sie arbeiten in Outlook: die Nachverfolgung ist der kürzeste Weg.
• Eine kurze persönliche Liste: Eine Tabelle genügt. Der Beitrag zur Excel-Vorlage als CRM zeigt, wo eine Tabelle an Grenzen kommt.
• Kunden-Nachfassen über LinkedIn und E-Mail, mit einem Verlauf, den Sie vor dem Anruf lesen: ein CRM, weil das Datum an dem Datensatz hängt, an dem auch das Gespräch hängt. Ab Pro legt der einheitliche Posteingang diese Gespräche an den Kunden.

Wie setzen Sie die Wiedervorlage im Vertrieb richtig ein?

Fünf Regeln machen aus den Mappen eine Vertriebsroutine:

• Ein echtes Datum pro offenem Gespräch. Nehmen Sie den Tag, den Sie zugesagt haben, und nicht „in einer Woche“, damit das Nachfassen kommt, wenn der Kunde es erwartet.
• Schreiben Sie die Aktion neben das Datum. „Überarbeiteten Umfang senden“ ist besser als „nachfassen“.
• Verschieben Sie das Datum nach jedem Kontakt oder leeren Sie es. Ein Deal ohne Datum ist der, der aus dem Blick gerät.
• Öffnen Sie die Liste jeden Tag zur selben Zeit und beginnen Sie mit dem, was überfällig ist.
• Suchen Sie einmal pro Woche nach Datensätzen ohne Datum. Das ist die Lücke, die eine Wiedervorlage allein nicht zeigt.

Ein digitales Adressbuch sagt Ihnen, wer jemand ist; die Wiedervorlage sagt Ihnen, wann Sie sich melden. Für die Formulierung der Nachricht lesen Sie Follow-up-E-Mails im Vertrieb. Die Seite zur Follow-up-Software für Kunden zeigt denselben datierten nächsten Schritt mit LinkedIn- und E-Mail-Gesprächen am Kundendatensatz.

Wie richten Sie die Wiedervorlage in Customermates ein?

Zuerst die Zuordnung von der Papierablage zu Customermates:

1. Zwei Felder anlegen

   Fügen Sie unter Datenmodell den Kontakten oder Deals (oder beiden, wenn Ihre Leads als Deals geführt werden) ein Feld vom Typ Datum namens „Nächster Schritt am“ und ein Feld vom Typ Text namens „Nächster Schritt“ hinzu. In einem Tarif mit Mate können Sie die Felder auch von Mate anlegen lassen. Aufgaben haben kein eingebautes Fälligkeitsdatum, dasselbe Datumsfeld funktioniert dort ebenso; wie Aufgaben an Kunden hängen, zeigt die Aufgabenverwaltung im CRM.

2. Die Ansicht „Wiedervorlage“ speichern

   Öffnen Sie Darstellung, blenden Sie Nächster Schritt und Nächster Schritt am ein, wählen Sie bei Sortieren nach die Spalte Nächster Schritt am und Aufsteigend, klicken Sie auf Neue Ansicht und nennen Sie sie „Wiedervorlage“. Die ältesten Daten stehen oben. Filter auf eigenen Datumsspalten arbeiten mit festen Daten (Vor…, Bis…); die Sortierung hält die Liste aktuell, ohne dass Sie den Filter jede Woche anpassen. Wählen Sie im Menü der Ansicht Teilen…, um sie allen im Workspace oder ausgewählten Rollen zu zeigen.

3. Das Widget „Anstehend“ hinzufügen

   Klicken Sie auf dem Dashboard auf Widget hinzufügen und wählen Sie Anstehend. Wählen Sie die Liste und das Feld Nächster Schritt am und filtern Sie erledigte Datensätze heraus, zum Beispiel gewonnene und verlorene Deals. Das Widget listet, was in den nächsten Tagen ansteht, und zeigt frühere Daten im Abschnitt Überfällig.

4. Eine Ansicht ohne Datum speichern

   Filtern Sie in derselben Liste Nächster Schritt am mit ist leer und schließen Sie im Feld Phase Gewonnen und Verloren aus. Was hier erscheint, ist aus Ihrer Wiedervorlage gefallen.

5. Die Liste jeden Morgen abarbeiten

   Beginnen Sie mit Überfällig, dann mit heute. Erledigen Sie den Schritt, schreiben Sie eine Zeile in die Notizen des Datensatzes und verschieben Sie Nächster Schritt am auf den nächsten zugesagten Tag oder leeren Sie das Feld, wenn nichts mehr offen ist. Stellen Sie das Layout der Ansicht auf Kalender um, wenn Sie Tage statt Zeilen bevorzugen, und ziehen Sie einen Datensatz auf einen anderen Tag, um sein Datum zu verschieben.

Datumsfelder, gespeicherte Ansichten und das Widget „Anstehend“ haben kein Tariflimit: Sie funktionieren im Free-Tarif, in bezahlten Tarifen und selbst gehostet. Um dieselben Daten in einer anderen Kalender-App zu sehen, erstellen Sie im Kalender eine Abonnement-URL: Das ist ein privater Feed nur zum Lesen, und Ihre Kalender-App entscheidet, wie oft er sich aktualisiert. Die Optionen des Widgets beschreibt die Dokumentation zum Dashboard, den Feed die Dokumentation zum Kalender.

Customermates Cloud hat einen Free-Tarif für 1 Person und 250 Datensätze, ohne Posteingang, Mate und Routinen. Ihr erster Workspace beginnt mit 14 Tagen Testphase mit dem Umfang von Pro und wechselt danach in Free, wenn Sie keinen bezahlten Tarif wählen; die bezahlten Tarife kosten ab 12 € pro Nutzer und Monat, monatlich bezahlt, alle Tarife stehen auf der Preisseite. Der Open-Source-Kern lässt sich ohne Lizenzkosten selbst hosten, ohne Posteingang und ohne Mate. Um die Wiedervorlage an Ihren eigenen Kunden auszuprobieren, testen Sie 14 Tage kostenlos: Pro, ohne Kreditkarte. Legen Sie zuerst die beiden Felder an Deals an.

Häufige Fragen zur Wiedervorlage

Angaben anderer Quellen am 11. November 2026 geprüft: Duden zur Wiedervorlage, Wikipedia zur Wiedervorlage, Wikipedia zum Tickler File (englisch), David Allens Getting-Things-Done-Seite (englisch), Microsoft Support zur Nachverfolgung von E-Mails und heise zur Wiedervorlage in Outlook.