Google Sheets CRM: gratis template, formules en het punt waar het stopt

Ja, een Google Sheets CRM werkt voor één tot drie mensen. Geef elk soort record een eigen tabblad (contactpersonen, deals, activiteiten), maak van elke vaste waarde een dropdown en laat een Dashboard-tabblad de rest tellen en optellen met QUERY en COUNTIFS. Google verkoopt zelf geen CRM: de Workspace Marketplace toont CRM's van andere aanbieders, zoals Copper, Pipedrive, Streak en Zoho CRM. Gmail, Formulieren en Apps Script koppel je zelf aan elkaar.

Customermates geeft deze gids uit en is het CRM in het verhuisvoorbeeld aan het eind. Alles daarvoor heeft alleen een Google-account nodig.

Gebruik de contactenlijst-template voor een kleine, gedeelde lijst met een benoemde eigenaar en volgende stap, voordat je beslist of je die in een CRM onderbrengt.

Vier regels voor de sheet

1. Eén kopregel, één rij per record. Geen samengevoegde cellen, geen lege rijen, geen subtotalen tussen de records.
2. Maak van elk gegevenstabblad een tabel. Selecteer het bereik en kies Opmaak › Converteren naar tabel. Met de handleiding voor tabellen van Google stel je per kolom een type in: Dropdown, Datum, Valuta, Personenchip en andere. Een datumkolom waarschuwt dan als iemand "volgende dinsdag" typt in plaats van een echte datum, en dat telt zodra formules datums vergelijken.
3. Maak van elke vaste waarde een dropdown. Via Invoegen › Dropdown, of Gegevens › Gegevensvalidatie met "Dropdown (uit een bereik)" naar het tabblad Lijsten. Volgens de hulp bij dropdowns van Google wordt ongeldige invoer standaard geweigerd. Laat dat zo: "Voorstel" en "voorstel verstuurd" zijn voor elke formule twee fases.
4. Koppel op naam. Het bedrijf van een contactpersoon is de exacte bedrijfsnaam, de contactpersoon van een deal de volledige naam van de persoon. Namen kun je lezen, en CRM-imports, ook die van Customermates, koppelen records op naam.

De template, tabblad voor tabblad

Lijsten

Deze fases en kansen zijn een voorbeeld. Customermates heeft geen vaste fases: maak dezelfde opties aan op het veld Fase van je dealslijst in het Datamodel (of laat de AI-installatie ze in de cloud bouwen), en de kolom Fase verhuist later mee zonder hernoemen. Vervang de percentages zodra je een paar maanden gewonnen en verloren deals hebt om te tellen.

Contactpersonen

Kolommen A tot en met J: Voornaam, Achternaam, Bedrijf, E-mail, Telefoon, LinkedIn-URL, Type contact, Bron, Eigenaar, Notities. Houd voor- en achternaam gescheiden; de meeste CRM's hebben beide nodig om een persoon aan te maken. Verkoop je aan bedrijven, voeg dan een tabblad Bedrijven toe met Bedrijf, Website, Branche en Plaats, en laat de dropdown van de kolom Bedrijf daarnaar wijzen.

Deals

Zet dit in rij 2 en sleep het omlaag:

F2  =IFERROR(VLOOKUP(E2,Lijsten!A:B,2,FALSE),0)
G2  =D2*F2

Staat je spreadsheet op Nederlandse regio-instellingen, gebruik dan een puntkomma (;) in plaats van een komma tussen de argumenten.

Activiteiten

Eén rij per gesprek dat ertoe deed: Datum, Contactpersoon, Deal, Type, Eigenaar, Samenvatting en Volgende stap. Het is het enige tabblad dat antwoord geeft op "wat hebben we ze het laatst verteld?", dus vul het meteen na het gesprek in, anders doet niemand het.

Dashboard

Vier getallen:

Open pipeline         =SUMIFS(Deals!D2:D,Deals!E2:E,"<>Gewonnen",Deals!E2:E,"<>Verloren",Deals!A2:A,"<>")
Gewogen pipeline      =SUMIFS(Deals!G2:G,Deals!E2:E,"<>Gewonnen",Deals!E2:E,"<>Verloren",Deals!A2:A,"<>")
Winstpercentage       =COUNTIF(Deals!E2:E,"Gewonnen")/MAX(1,COUNTIF(Deals!E2:E,"Gewonnen")+COUNTIF(Deals!E2:E,"Verloren"))
Verlopen vervolgstappen  =COUNTIFS(Deals!J2:J,"<"&TODAY(),Deals!E2:E,"<>Gewonnen",Deals!E2:E,"<>Verloren")

Twee functies maken de Google-versie beter dan die in Excel. QUERY bouwt de pipeline per fase als een tabel die zichzelf bijwerkt:

=QUERY(Deals!A1:K,"select E, count(A), sum(D) where E is not null and E <> 'Gewonnen' and E <> 'Verloren' group by E label count(A) 'Deals', sum(D) 'Waarde'",1)

En FILTER geeft je een live opvolglijst: elke open deal waarvan de datum van de volgende stap is verstreken:

=FILTER(Deals!A2:J,Deals!J2:J<>"",TODAY()>Deals!J2:J,Deals!E2:E<>"Gewonnen",Deals!E2:E<>"Verloren")

Zet elk op een eigen blok van het Dashboard en laat eronder ruimte vrij, want beide lopen naar beneden uit.

Wat Google rond de sheet toevoegt

Leads binnenhalen met Google Formulieren. Koppel een formulier aan de spreadsheet via Antwoorden › Bestemming voor antwoorden selecteren, en de hulp bij Formulieren van Google zegt dat elke nieuwe reactie automatisch wordt toegevoegd. Laat het antwoordentabblad zoals het is en kopieer gekwalificeerde leads met de hand naar Contactpersonen. Kolommen bewerken of herschikken is de snelste manier om de koppeling met het formulier te breken.

Wijzigingsmeldingen. Extra › Meldingsinstellingen stuurt een e-mail wanneer iemand het bestand wijzigt, direct of als dagelijks overzicht. Volgens de hulp bij meldingen van Google geldt dit alleen voor wijzigingen van anderen. Je hoort dat Anna Deals heeft bewerkt. Je hoort niet dat een datum van een volgende stap is verstreken.

Een ochtendmail via Apps Script. Open daarvoor Extensies › Apps Script en plak:

function mailPastNextSteps() {
  const rows = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Deals').getDataRange().getValues();
  const today = new Date(); today.setHours(0, 0, 0, 0);
  const due = rows.slice(1).filter(r =>
    r[9] instanceof Date && r[9] < today && r[4] !== 'Gewonnen' && r[4] !== 'Verloren');
  if (due.length) {
    MailApp.sendEmail(Session.getEffectiveUser().getEmail(),
      due.length + ' verlopen vervolgstappen',
      due.map(r => r[0] + ': ' + r[8]).join('\n'));
  }
}

Voeg daarna een trigger toe (klokpictogram › Trigger toevoegen), gebeurtenisbron "Tijdgestuurd", type "Dagelijkse timer", 7 tot 8 uur 's ochtends. Kolom J is index 9 omdat de array bij 0 begint. De quota voor Apps Script van Google beperken een gratis Gmail-account tot 100 e-mailontvangers en 90 minuten triggerlooptijd per dag; Workspace-accounts krijgen 1.500 ontvangers en 6 uur. Eén e-mail per dag zit daar ver onder.

Filterweergaven in plaats van filters. Een gewoon filter verandert de weergave voor iedereen met toegang. Gegevens › Filterweergaven › Nieuwe filterweergave maken slaat een filter op dat alleen jouw eigen weergave verandert, zoals de hulp bij filters van Google uitlegt. Geef iedereen een filterweergave "Mijn open deals" op Eigenaar en Fase.

Waar een CRM in Google Sheets stopt met werken

De omvang is zelden het probleem. Google staat in zijn bestandslimieten voor Drive tot 20 miljoen cellen per spreadsheet toe, veel meer dan een klein team vult. Deze grenzen merk je het eerst:

• Iedereen ziet alles. Delen werkt per bestand. Beveiligde bereiken voorkomen bewerkingen, maar de hulp bij beveiliging van Google zegt zonder omwegen dat mensen een beveiligde spreadsheet nog steeds kunnen kopiëren en exporteren, en dat beveiliging "niet als beveiligingsmaatregel moet worden gebruikt". Een freelancer die je toevoegt om twee deals bij te werken, kan de hele klantenlijst lezen.
• Koppelingen zijn tekst. Hernoem een bedrijf en elke contactpersoon en deal met de oude naam wijst nergens meer naartoe, tot je Zoeken en vervangen draait.
• Gesprekken blijven elders. Gmail-threads, LinkedIn-berichten en WhatsApp-chats komen alleen in de sheet als iemand ze samenvat in Activiteiten.
• Persoonsgegevens vermenigvuldigen zich. Elke download, kopie en "maak een kopie voor mij" is een extra plek waar gegevens van een persoon staan. Beroept iemand zich op zijn AVG-rechten om zijn gegevens in te zien (artikel 15) of te laten wissen (artikel 17), dan moet je ze allemaal terugvinden.

In Sheets blijven, een tool toevoegen of overstappen?

Een simpele vuistregel: zodra twee mensen elke week dezelfde deals bewerken en één opvolging is blijven liggen, stap je over. Daarvoor is de sheet prima.

Een Google Sheets CRM verhuizen naar Customermates

Customermates importeert Excel-werkmappen (.xlsx) en CSV-bestanden, één lijst tegelijk, dus een Google Sheet gaat eerst via een download. Er is geen live synchronisatie met Google Sheets. De importdocumentatie bevat alle regels, en de gids bij de Excel-template koppelt elke kolom van deze indeling aan een veld. Een sheet volgt alleen op als iemand eraan denkt hem te openen. In Customermates staan de gesprekken met elke klant op het klantrecord (op Customermates Cloud vanaf Pro), schrijft Mate of je eigen AI-agent het concept voor het antwoord en de volgende stap, en voedt de datum van de volgende stap je dashboard in plaats van een filter dat je zelf moet controleren.

1. Maak de tabbladen schoon

   Gebruik Gegevens › Gegevens opschonen › Dubbele gegevens verwijderen op Contactpersonen en Deals, en herstel elke waarde die een dropdown aanmerkt. Elke fase en elk type moet precies een van de waarden uit Lijsten zijn.

2. Maak de aangepaste velden aan

   Open in Customermates de lijst in Datamodel en kies Toevoegen, daarna Veld. Voeg voor elke dropdownkolom (Type contact, Bron, Branche) een veld Enkele keuze toe, met optielabels die exact overeenkomen met je tabblad Lijsten. Gebruik datumvelden voor Datum volgende stap en Gesloten op. Het dealveld Fase bestaat al, met de fases hierboven.

3. Download de werkmap

   Kies Bestand › Downloaden › Microsoft Excel (.xlsx). De wizard vraagt welk tabblad je importeert, dus hetzelfde bestand dient voor elke import.

4. Importeer in volgorde van afhankelijkheid

   Bedrijven in Organisaties, dan Contactpersonen, dan Deals. Open op elke lijst Meer acties, kies Toevoegen uit bestand en koppel elke kolom aan een veld, bijvoorbeeld e-mailadressen aan het veld Contactgegevens van de contactpersoon. Koppelingen worden op naam gematcht, zonder onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters, dus een bedrijf moet bestaan voordat een contactpersoon ernaar kan verwijzen. Eigenaar komt in Toegewezen aan, gematcht op de volledige naam van het teamlid.

5. Test met tien rijen

   De controle toont elke probleemrij voordat er iets wordt toegevoegd, en je kunt die rijen overslaan. Een import kun je niet ongedaan maken, dus probeer eerst een klein bestand. Neem uit Activiteiten alleen de open vervolgstappen mee als taken; oudere geschiedenis kan in de Notities van een deal of in de gearchiveerde sheet blijven.

Dealwaarden werken anders: in Customermates is de waarde van een deal de som van de regelitems, elk een dienst maal aantal. De importstappen in de Excel-gids laten zien hoe je eerst je prijslijst binnenhaalt.

Wat het Dashboard en het Apps Script vervangt

• QUERY per fase wordt de dealslijst als bord gegroepeerd op Fase, met totale en gewogen waarde per kolom, te zien in de pipelineweergave.
• De FILTER-opvolglijst wordt een opgeslagen weergave van deals gefilterd op Datum volgende stap, oudste eerst. Die kun je met het team delen.
• De ochtendmail kan een routine in Customermates Cloud worden. Customermates heeft geen herinneringen of meldingen, maar een routine die dagelijks om 08:00 draait, kan een instructie volgen zoals deze, met AI-tegoed van de gehoste dienst:

Een routine draait als haar eigenaar, en Mate verstuurt berichten als je dat zegt, dus de laatste zin telt. Starter bevat 1 routine per gebruiker en Pro 5; de documentatie over routines beschrijft de uitvoeringslimieten.

• Het tabblad Activiteiten maakt vanaf Pro plaats voor de gecombineerde inbox, waar threads uit Gmail, Outlook, IMAP, LinkedIn, WhatsApp, Instagram en Telegram bij de contactpersoon staan. Starter heeft geen inbox.

Wil je toch een kopie voor rapportages in Google Sheets, dan kunnen webhooks recordwijzigingen sturen naar een apart beheerde n8n-instantie, die ze in een sheet schrijft.

Wat het kost, en wanneer Customermates de verkeerde stap is

Je betaalt maandelijks, en de gehoste proefperiode duurt 14 dagen op Pro, zonder creditcard: start je proefperiode en importeer één tabblad om je eigen deals daar te zien. Elk betaald gehost pakket bevat maandelijks AI-tegoed per actieve gebruiker; zie de prijzen.

Customermates is de verkeerde stap als je proces in formules zit: het heeft geen formulevelden, dus eigen berekeningen blijven via de export in een spreadsheet. Het is ook de verkeerde stap als je een belfunctie, e-mailcampagnes of een eigen telefoon-app nodig hebt. Customermates heeft die niet, dus kijk naar een CRM dat ze wel levert. En als de echte eis "binnen Google Sheets blijven" is, past een add-on uit de Marketplace beter dan welk los CRM ook.

Veelgestelde vragen

Verificatie van de Google-gegevens op 8 oktober 2026, aan de hand van de helppagina's van Google over tabellen, dropdowns, QUERY, formulierreacties, meldingen, filterweergaven, beveiligde bereiken, bestandslimieten van Drive, de quota voor Apps Script en de Workspace Marketplace.