CRM Google Sheets: darmowy szablon, formuły i moment, w którym przestaje wystarczać

Tak, CRM Google Sheets (po polsku CRM w Arkuszach Google) sprawdza się w zespole od jednej do trzech osób. Daj każdemu rodzajowi rekordów osobną kartę (kontakty, szanse sprzedaży, aktywności), zamień każdą stałą wartość w listę rozwijaną, a karta Pulpit niech zlicza i sumuje resztę za pomocą QUERY i COUNTIFS. Google nie sprzedaje własnego CRM: w jego Workspace Marketplace znajdziesz rozwiązania firm trzecich, takie jak Copper, Pipedrive, Streak i Zoho CRM, a Gmail, Formularze i Apps Script to klocki, które łączysz samodzielnie.

Ten poradnik publikuje Customermates i to właśnie Customermates jest CRM-em w przykładzie migracji na końcu. Wszystko przed tą częścią wymaga wyłącznie konta Google.

Zanim zdecydujesz, czy przenosić listę do CRM, skorzystaj z szablonu listy kontaktów: to mały, wspólny katalog z wyznaczoną osobą odpowiedzialną i następnym krokiem.

Cztery zasady konfiguracji arkusza

1. Jeden wiersz nagłówka, jeden wiersz na rekord. Bez scalonych komórek, bez pustych wierszy, bez sum pośrednich między rekordami.
2. Zamień każdą kartę z danymi w tabelę. Zaznacz zakres i wybierz Format › Konwertuj na tabelę. W przewodniku po tabelach Google pokazuje, że dla każdej kolumny można ustawić typ: Lista rozwijana, Data, Waluta, Chip osoby i inne. Kolumna typu Data oznacza wtedy wpis „następny wtorek” ostrzeżeniem, co ma znaczenie, gdy formuły porównują daty.
3. Każdą stałą wartość zamień w listę rozwijaną. Wstaw › Lista rozwijana albo Dane › Weryfikacja poprawności danych z opcją „Lista rozwijana (z zakresu)” wskazującą na kartę Listy. Według pomocy Google o listach rozwijanych niepoprawne wpisy są domyślnie odrzucane. Zostaw to tak: „Oferta” i „oferta wysłana” to dla każdej formuły dwa różne etapy.
4. Łącz po nazwie. Firma kontaktu to dokładna nazwa firmy, kontakt szansy sprzedaży to pełne imię i nazwisko osoby. Nazwy da się czytać, a importy do CRM, także do Customermates, dopasowują powiązania właśnie po nazwie.

Szablon, karta po karcie

Listy

Te etapy i prawdopodobieństwa to tylko przykład. Customermates nie ma gotowych etapów: te same opcje utworzysz w polu Etap listy szans sprzedaży w sekcji Model danych (albo pozwolisz, by skonfigurowała je w chmurze konfiguracja z AI), a kolumna Etap przeniesie się później bez zmiany nazw. Procenty wymień na własne, gdy uzbierasz kilka miesięcy wygranych i przegranych szans do policzenia.

Kontakty

Kolumny od A do J: Imię, Nazwisko, Firma, E-mail, Telefon, URL LinkedIn, Typ kontaktu, Źródło, Opiekun, Notatki. Trzymaj imię i nazwisko osobno; większość CRM potrzebuje obu, żeby utworzyć osobę. Jeśli sprzedajesz firmom, dodaj kartę Firmy z kolumnami Firma, Strona internetowa, Branża i Miasto i skieruj do niej listę rozwijaną w kolumnie Firma.

Szanse

Dwie formuły wpisz w wierszu 2 i przeciągnij je w dół. Wszystkie formuły na tej stronie używają angielskich nazw funkcji i średnika jako separatora, tak jak wymaga tego arkusz z polskimi ustawieniami regionalnymi (Plik › Ustawienia):

F2  =IFERROR(VLOOKUP(E2;Listy!A:B;2;FALSE);0)
G2  =D2*F2

Aktywności

Jeden wiersz na każdą rozmowę, która coś znaczyła: Data, Kontakt, Szansa, Typ, Opiekun, Podsumowanie i Następny krok. To jedyna karta, która odpowiada na pytanie „co im ostatnio powiedzieliśmy?”, więc uzupełniaj ją zaraz po rozmowie, bo inaczej nikt tego nie zrobi.

Pulpit

Cztery liczby:

Otwarty pipeline          =SUMIFS(Szanse!D2:D;Szanse!E2:E;"<>Wygrana";Szanse!E2:E;"<>Przegrana";Szanse!A2:A;"<>")
Pipeline ważony           =SUMIFS(Szanse!G2:G;Szanse!E2:E;"<>Wygrana";Szanse!E2:E;"<>Przegrana";Szanse!A2:A;"<>")
Wskaźnik wygranych        =COUNTIF(Szanse!E2:E;"Wygrana")/MAX(1;COUNTIF(Szanse!E2:E;"Wygrana")+COUNTIF(Szanse!E2:E;"Przegrana"))
Przeterminowane kroki     =COUNTIFS(Szanse!J2:J;"<"&TODAY();Szanse!E2:E;"<>Wygrana";Szanse!E2:E;"<>Przegrana")

Dwie funkcje sprawiają, że wersja Google jest lepsza od tej z Excela. QUERY buduje pipeline według etapów jako tabelę, która aktualizuje się sama. Zapytanie w cudzysłowie zostaje po angielsku:

=QUERY(Szanse!A1:K;"select E, count(A), sum(D) where E is not null and E <> 'Wygrana' and E <> 'Przegrana' group by E label count(A) 'Szanse', sum(D) 'Wartość'";1)

A FILTER daje Ci żywą listę follow-upów: każdą otwartą szansę, której data następnego kroku już minęła:

=FILTER(Szanse!A2:J;Szanse!J2:J<>"";TODAY()>Szanse!J2:J;Szanse!E2:E<>"Wygrana";Szanse!E2:E<>"Przegrana")

Każdą z nich wstaw w osobny blok na Pulpicie i zostaw pod nią miejsce, bo obie rozlewają się w dół.

Co Google dodaje wokół arkusza

Zbieranie leadów z Formularzy Google. Połącz formularz z arkuszem przez Odpowiedzi › Wybierz miejsce docelowe odpowiedzi, a według pomocy Formularzy każda nowa odpowiedź jest dodawana automatycznie. Kartę z odpowiedziami zostaw w spokoju i przepisuj wykwalifikowane leady ręcznie do Kontaktów. Edytowanie lub przestawianie jej kolumn to najszybszy sposób na zerwanie połączenia z formularzem.

Powiadomienia o zmianach. Narzędzia › Ustawienia powiadomień › Edytuj powiadomienia wysyła e-mail, gdy ktokolwiek zmieni plik, od razu albo jako dzienne podsumowanie. Według pomocy o powiadomieniach obejmuje to tylko zmiany wprowadzone przez inne osoby. Dowiesz się z niego, że Anna edytowała Szanse. Nie dowiesz się, że minęła data następnego kroku.

Poranny e-mail z Apps Script. Do tego otwórz Rozszerzenia › Apps Script i wklej:

function mailPastNextSteps() {
  const rows = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Szanse').getDataRange().getValues();
  const today = new Date(); today.setHours(0, 0, 0, 0);
  const due = rows.slice(1).filter(r =>
    r[9] instanceof Date && r[9] < today && r[4] !== 'Wygrana' && r[4] !== 'Przegrana');
  if (due.length) {
    MailApp.sendEmail(Session.getEffectiveUser().getEmail(),
      'Przeterminowane następne kroki: ' + due.length,
      due.map(r => r[0] + ': ' + r[8]).join('\n'));
  }
}

Potem dodaj aktywator (ikona zegara › Dodaj aktywator), źródło zdarzenia „Oparty na czasie”, typ „Licznik dzienny”, między 7 a 8 rano. Kolumna J ma indeks 9, bo tablica zaczyna się od 0. Limity Apps Script ograniczają bezpłatne konto Gmail do 100 odbiorców e-maili i 90 minut działania aktywatorów dziennie; konta Workspace dostają 1500 odbiorców i 6 godzin. Jeden e-mail dziennie to wartość daleko poniżej obu limitów.

Widoki filtrów zamiast filtrów. Zwykły filtr zmienia widok wszystkim, którzy mają dostęp. Dane › Widoki filtrów › Utwórz nowy widok filtra zapisuje filtr, który zmienia tylko Twój widok, jak wyjaśnia pomoc o filtrach. Daj każdej osobie widok filtra „Moje otwarte szanse” według kolumn Opiekun i Etap.

Gdzie CRM w Arkuszach Google przestaje działać

Rozmiar rzadko bywa problemem. W limitach plików Dysku Google dopuszcza do 20 milionów komórek w jednym arkuszu kalkulacyjnym, czyli znacznie więcej, niż zapełni mały zespół. Pierwsze dają o sobie znać inne ograniczenia:

• Wszyscy widzą wszystko. Udostępnianie działa dla pliku. Chronione zakresy blokują edycję, ale pomoc Google o ochronie wprost mówi, że osoby z dostępem nadal mogą skopiować i wyeksportować chroniony arkusz oraz że ochrona „nie powinna być używana jako środek bezpieczeństwa”. Freelancer, którego dodasz, żeby zaktualizował dwie szanse, może przeczytać całą listę klientów.
• Powiązania to tekst. Zmień nazwę firmy, a każdy kontakt i każda szansa ze starą nazwą wskazuje w próżnię, dopóki nie użyjesz Znajdź i zamień.
• Rozmowy zostają gdzie indziej. Wątki z Gmaila, wiadomości z LinkedIna i czaty z WhatsAppa trafiają do arkusza tylko wtedy, gdy ktoś streści je w Aktywnościach.
• Dane osobowe się mnożą. Każde pobranie, kopia i „utwórz kopię dla mnie” to kolejne miejsce, w którym żyją czyjeś dane. Gdy ktoś skorzysta z praw wynikających z RODO, by zobaczyć swoje dane (art. 15) lub je usunąć (art. 17), musisz znaleźć je wszystkie.

Zostać w Arkuszach, dodać narzędzie czy przejść na CRM?

Praktyczna reguła: gdy dwie osoby co tydzień edytują te same szanse i jeden follow-up już się opóźnił, czas przejść. Wcześniej arkusz w zupełności wystarcza.

Przenoszenie CRM z Google Sheets do Customermates

Customermates importuje skoroszyty Excela (.xlsx) i pliki CSV, po jednej liście naraz, więc arkusz Google trzeba najpierw pobrać. Nie ma synchronizacji na żywo z Google Sheets. Dokumentacja importu zawiera wszystkie reguły, a poradnik o szablonie Excela przypisuje każdą kolumnę tego układu do pola. Arkusz robi follow-up tylko wtedy, gdy ktoś pamięta, żeby go otworzyć. W Customermates rozmowy z każdym klientem leżą przy rekordzie klienta (w Customermates Cloud od planu Pro), Mate lub Twój własny agent AI przygotowuje szkic odpowiedzi i następnego kroku, a data następnego kroku zasila Twój pulpit zamiast filtra, który musisz sprawdzać.

1. Uporządkuj karty

   Użyj Dane › Czyszczenie danych › Usuń duplikaty w Kontaktach i Szansach i popraw każdą wartość, którą lista rozwijana oznacza jako błędną. Każdy etap i każdy typ musi być dokładnie jedną z wartości z Listy.

2. Utwórz pola niestandardowe

   W Customermates otwórz listę w sekcji Model danych i wybierz Dodaj, potem Pole. Dla każdej kolumny z listą rozwijaną (Typ kontaktu, Źródło, Branża) dodaj pole Pojedynczy wybór z etykietami opcji identycznymi jak na Twojej karcie Listy. Dla Daty następnego kroku i Zamknięto dnia użyj pól typu Data. Pole Etap szans sprzedaży już istnieje, z etapami podanymi wyżej.

3. Pobierz skoroszyt

   Wybierz Plik › Pobierz › Microsoft Excel (.xlsx). Kreator zapyta, którą kartę zaimportować, więc ten sam plik służy do każdego importu.

4. Importuj w kolejności zależności

   Firmy trafiają do listy Organizacje, potem Kontakty, potem Szanse sprzedaży. Na każdej liście otwórz Więcej działań, wybierz Dodaj z pliku i przypisz każdą kolumnę do pola, na przykład adresy e-mail do pola Dane kontaktowe kontaktu. Powiązania są dopasowywane po nazwie, bez rozróżniania wielkości liter, więc firma musi istnieć, zanim kontakt będzie mógł na nią wskazywać. Opiekun trafia do pola Przypisany do, dopasowany po pełnym imieniu i nazwisku członka zespołu.

5. Sprawdź na dziesięciu wierszach

   Kontrola wypisuje każdy problematyczny wiersz, zanim cokolwiek zostanie dodane, a takie wiersze możesz pominąć. Importu nie da się cofnąć, więc najpierw spróbuj z małym plikiem. Z Aktywności przenieś tylko otwarte następne kroki, jako zadania; starsza historia może trafić do Notatek szansy sprzedaży albo zostać w zarchiwizowanym arkuszu.

Wartości szans działają inaczej: w Customermates wartość szansy sprzedaży to suma jej pozycji, a każda pozycja to usługa razy ilość. Kroki importu z poradnika o Excelu pokazują, jak najpierw wprowadzić cennik.

Co zastępuje Pulpit i Apps Script

• QUERY według etapów zamienia się w listę Szanse sprzedaży jako tablicę pogrupowaną według Etapu, z wartością łączną i ważoną dla każdej kolumny, pokazaną w widoku pipeline.
• Lista follow-upów z FILTER zamienia się w zapisany widok szans przefiltrowany po dacie następnego kroku, posortowany od najstarszej. Możesz go udostępnić zespołowi.
• Poranny e-mail może zamienić się w rutynę w Customermates Cloud. Customermates nie ma przypomnień ani powiadomień, ale rutyna ustawiona na codzienne uruchamianie o 08:00 może wykonać polecenie takie jak to, korzystając z kredytów AI w chmurze:

Rutyna działa jako jej właściciel, a Mate wysyła wiadomości, gdy mu to polecisz, więc ostatnie zdanie ma znaczenie. Liczba rutyn wliczonych w plan na użytkownika: Starter 1, Pro 5; limity uruchomień znajdziesz w dokumentacji rutyn.

• Karta Aktywności ustępuje, od planu Pro w górę, ujednoliconej skrzynce odbiorczej, w której wątki z Gmaila, Outlooka, IMAP, LinkedIna, WhatsAppa, Instagrama i Telegrama leżą przy kontakcie. Starter nie ma skrzynki odbiorczej.

Jeśli mimo wszystko chcesz mieć kopię raportową w Google Sheets, webhooki mogą wysyłać zmiany rekordów do osobno utrzymywanej instancji n8n, która zapisze je w arkuszu.

Ile to kosztuje i kiedy Customermates to zły krok

Rozliczenie jest miesięczne, a okres próbny w chmurze trwa 14 dni w planie Pro, bez karty kredytowej: rozpocznij okres próbny i zaimportuj jedną kartę, żeby zobaczyć tam własne szanse sprzedaży. Każdy płatny plan w chmurze zawiera miesięczne kredyty AI na aktywnego użytkownika; zobacz cennik.

Customermates to zły krok, jeśli Twój proces żyje w formułach: nie ma pól z formułami, więc własne obliczenia zostają w arkuszu kalkulacyjnym po eksporcie. Jest też złym wyborem, jeśli potrzebujesz dialera telefonicznego, kampanii e-mailowych albo natywnej aplikacji na telefon. Customermates nie ma żadnej z tych rzeczy, więc poszukaj CRM, który je oferuje. A jeśli prawdziwy wymóg brzmi „zostać w Google Sheets”, dodatek z Marketplace pasuje lepiej niż jakikolwiek osobny CRM.

FAQ

Dane o Google sprawdzone 8 października 2026 w stronach pomocy Google o tabelach, listach rozwijanych, QUERY, odpowiedziach w Formularzach, powiadomieniach, widokach filtrów, chronionych zakresach, limitach plików Dysku, w limitach Apps Script i w Workspace Marketplace.