CRM Google Sheets : un modèle gratuit, des formules et le point où il ne suffit plus

Oui, Google Sheets fonctionne comme CRM pour une à trois personnes. Donnez à chaque type d’enregistrement son propre onglet (contacts, affaires, activités), faites de chaque valeur fixe une liste déroulante, et laissez un onglet Dashboard compter et additionner le reste avec QUERY et COUNTIFS. Google ne vend pas lui-même de CRM : sa Place de marché Workspace en liste de tiers comme Copper, Pipedrive, Streak et Zoho CRM, et Gmail, Forms et Apps Script sont les éléments que vous assemblez vous-même.

Customermates publie ce guide et est le CRM de l’exemple de migration à la fin. Tout ce qui précède cette section ne demande qu’un compte Google.

Quatre règles de mise en place de la feuille

1. Une seule ligne d’en-tête, une ligne par enregistrement. Pas de cellules fusionnées, pas de lignes vides, pas de sous-totaux entre les enregistrements.
2. Transformez chaque onglet de données en tableau. Sélectionnez la plage et choisissez Format › Convertir en tableau. Le guide des tableaux de Google permet de définir un type par colonne : Menu déroulant, Date, Devise, Chip de personne et d’autres. Une colonne Date signale alors « mardi prochain » par un avertissement, ce qui compte dès que des formules comparent des dates.
3. Faites de chaque valeur fixe une liste déroulante. Insérer › Menu déroulant, ou Données › Validation des données avec « Menu déroulant (à partir d’une plage) » pointant vers l’onglet Lists. D’après l'aide sur les listes déroulantes de Google, les saisies non valides sont refusées par défaut. Gardez ce réglage : « Proposal » et « proposal sent » sont deux étapes pour n’importe quelle formule.
4. Reliez par le nom. L’entreprise d’un contact est le nom exact de l’entreprise, le contact d’une affaire est le nom complet de la personne. Les noms se lisent, et les imports de CRM, Customermates compris, associent les liens par le nom.

Les noms d’onglets (Lists, Contacts, Deals, Activities, Dashboard) et les valeurs d’étape (Won, Lost et les autres) restent en anglais dans tout ce guide, car les formules et le script ci-dessous les citent tels quels. Ces formules utilisent les noms de fonctions anglais et la virgule comme séparateur, comme dans une feuille réglée sur des paramètres régionaux anglophones (Fichier › Paramètres) ; avec des paramètres régionaux français, remplacez les virgules par des points-virgules.

Le modèle, onglet par onglet

Lists

Ces étapes et ces probabilités sont un exemple. Customermates n’a pas d’étapes prédéfinies : créez les mêmes options sur le champ Étape de votre liste d’affaires dans Configurer (ou laissez la configuration IA les construire dans le cloud), et la colonne Étape se transposera plus tard sans renommage. Remplacez les pourcentages dès que vous avez quelques mois d’affaires gagnées et perdues à compter.

Contacts

Colonnes A à J : Prénom, Nom, Entreprise, E-mail, Téléphone, URL LinkedIn, Type de contact, Source, Responsable, Notes. Gardez le prénom et le nom séparés ; la plupart des CRM ont besoin des deux pour créer une personne. Si vous vendez à des entreprises, ajoutez un onglet Companies avec Entreprise, Site web, Secteur et Ville, et faites pointer la liste déroulante de la colonne Entreprise vers lui.

Deals

Placez ces formules en ligne 2 et recopiez-les vers le bas :

F2  =IFERROR(VLOOKUP(E2,Lists!A:B,2,FALSE),0)
G2  =D2*F2

Activities

Une ligne par conversation qui a compté : Date, Contact, Affaire, Type, Responsable, Résumé et Prochaine étape. C’est le seul onglet qui répond à « qu’est-ce qu’on leur a dit en dernier ? », remplissez-le donc juste après l’appel, sinon personne ne le fera.

Dashboard

Quatre chiffres :

Open pipeline      =SUMIFS(Deals!D2:D,Deals!E2:E,"<>Won",Deals!E2:E,"<>Lost",Deals!A2:A,"<>")
Weighted pipeline  =SUMIFS(Deals!G2:G,Deals!E2:E,"<>Won",Deals!E2:E,"<>Lost",Deals!A2:A,"<>")
Win rate           =COUNTIF(Deals!E2:E,"Won")/MAX(1,COUNTIF(Deals!E2:E,"Won")+COUNTIF(Deals!E2:E,"Lost"))
Past next steps    =COUNTIFS(Deals!J2:J,"<"&TODAY(),Deals!E2:E,"<>Won",Deals!E2:E,"<>Lost")

Deux fonctions rendent la version Google meilleure que celle d’Excel. QUERY construit le pipeline par étape sous forme de tableau qui se met à jour seul :

=QUERY(Deals!A1:K,"select E, count(A), sum(D) where E is not null and E <> 'Won' and E <> 'Lost' group by E label count(A) 'Deals', sum(D) 'Value'",1)

Et FILTER vous donne une liste de relances en direct, avec toutes les affaires ouvertes dont la date de prochaine étape est dépassée :

=FILTER(Deals!A2:J,Deals!J2:J<>"",TODAY()>Deals!J2:J,Deals!E2:E<>"Won",Deals!E2:E<>"Lost")

Placez chacune dans son propre bloc du Dashboard et laissez de la place en dessous, car les deux s’étendent vers le bas.

Ce que Google ajoute autour de la feuille

Capture de leads avec Google Forms. Reliez un formulaire à la feuille de calcul sous Réponses › Sélectionner la destination des réponses, et l'aide de Forms de Google indique que chaque nouvelle réponse est ajoutée automatiquement. Laissez l’onglet des réponses tel quel et copiez à la main les leads qualifiés dans Contacts. Modifier ou réordonner ses colonnes est le moyen le plus rapide de casser le lien avec le formulaire.

Alertes de modification. Outils › Paramètres de notification › Modifier les notifications envoie un e-mail quand quelqu’un modifie le fichier, immédiatement ou sous forme de résumé quotidien. Selon l'aide sur les notifications de Google, cela ne couvre que les modifications des autres. Cela vous dit qu’Anna a modifié Deals. Cela ne vous dit pas qu’une date de prochaine étape est dépassée.

Un e-mail du matin avec Apps Script. Pour cela, ouvrez Extensions › Apps Script et collez :

function mailPastNextSteps() {
  const rows = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Deals').getDataRange().getValues();
  const today = new Date(); today.setHours(0, 0, 0, 0);
  const due = rows.slice(1).filter(r =>
    r[9] instanceof Date && r[9] < today && r[4] !== 'Won' && r[4] !== 'Lost');
  if (due.length) {
    MailApp.sendEmail(Session.getEffectiveUser().getEmail(),
      due.length + ' past next steps',
      due.map(r => r[0] + ': ' + r[8]).join('\n'));
  }
}

Ajoutez ensuite un déclencheur (icône d’horloge › Ajouter un déclencheur), source de l’événement « Selon le temps », type « Minuteur quotidien », entre 7 h et 8 h. La colonne J correspond à l’indice 9, car le tableau commence à 0. Les quotas d’Apps Script de Google plafonnent un compte Gmail gratuit à 100 destinataires d’e-mails et 90 minutes d’exécution de déclencheurs par jour ; les comptes Workspace obtiennent 1 500 destinataires et 6 heures. Un e-mail par jour reste très en dessous des deux.

Des vues filtrées plutôt que des filtres. Un filtre normal change l’affichage pour tous ceux qui ont accès. Données › Créer une vue filtrée enregistre un filtre qui ne change que votre propre affichage, comme l’explique l'aide sur les filtres de Google. Donnez à chaque personne une vue filtrée « Mes affaires ouvertes » sur Responsable et Étape.

Où un CRM sur Google Sheets cesse de fonctionner

La taille est rarement le problème. Google autorise jusqu’à 20 millions de cellules par feuille de calcul dans ses limites de fichiers Drive, bien plus que ce qu’une petite équipe remplit. Ces limites apparaissent en premier :

• Tout le monde voit tout. Le partage fonctionne par fichier. Les plages protégées empêchent les modifications, mais l'aide sur la protection de Google dit clairement que les personnes peuvent toujours copier et exporter une feuille protégée, et que la protection « ne doit pas être utilisée comme mesure de sécurité ». Un indépendant que vous ajoutez pour mettre à jour deux affaires peut lire toute la liste de clients.
• Les liens sont du texte. Si vous renommez une entreprise, tous les contacts et affaires qui utilisaient l’ancien nom ne pointent plus vers rien tant que vous n’avez pas lancé Rechercher et remplacer.
• Les conversations restent ailleurs. Les fils Gmail, les messages LinkedIn et les discussions WhatsApp n’arrivent dans la feuille que si quelqu’un les résume dans Activities.
• Les données personnelles se multiplient. Chaque téléchargement, chaque copie et chaque « créer une copie pour moi » est un lieu de plus où se trouvent les données d’une personne. Quand quelqu’un fait valoir ses droits au titre du RGPD pour consulter ses données (article 15) ou les faire effacer (article 17), vous devez toutes les retrouver.

Rester dans Sheets, ajouter un outil ou changer ?

Une règle simple : dès que deux personnes modifient les mêmes affaires chaque semaine et qu’une relance a été oubliée, changez. Avant, la feuille suffit.

Migrer un CRM Google Sheets vers Customermates

Customermates importe des classeurs Excel (.xlsx), une liste à la fois : une feuille Google passe donc d’abord par un téléchargement. Il n’y a pas de synchronisation en direct avec Google Sheets ni d’import CSV. La documentation de l’import donne toutes les règles, et le guide du modèle Excel associe chaque colonne de cette structure à un champ.

1. Nettoyer les onglets

   Utilisez Données › Nettoyage des données › Supprimer les doublons sur Contacts et Deals, et corrigez toute valeur qu’une liste déroulante signale. Chaque étape et chaque type doit correspondre exactement à l’une des valeurs de Lists.

2. Créer les champs personnalisés

   Dans Customermates, ouvrez la liste dans Configurer et choisissez Ajouter, puis Champ. Pour chaque colonne de liste déroulante (Type de contact, Source, Secteur), ajoutez un champ Choix unique dont les libellés d’option correspondent exactement à votre onglet Lists. Utilisez des champs Date pour la date de la prochaine étape et la date de clôture. Le champ Étape des affaires existe déjà avec les étapes ci-dessus.

3. Télécharger le classeur

   Choisissez Fichier › Télécharger › Microsoft Excel (.xlsx). L’assistant demande quel onglet importer : le même fichier sert donc à tous les imports.

4. Importer dans l’ordre des dépendances

   Les entreprises dans Organisations, puis les contacts, puis les affaires. Dans chaque liste, ouvrez Plus d’actions, choisissez Ajouter depuis un fichier et associez chaque colonne à un champ, par exemple les adresses e-mail au champ Coordonnées du contact. Les liens sont associés par le nom, sans tenir compte de la casse : une entreprise doit donc exister avant qu’un contact puisse pointer vers elle. Le responsable va dans Assignés, associé par le nom complet du membre de l’équipe.

5. Tester avec dix lignes

   La vérification liste chaque ligne problématique avant que quoi que ce soit soit ajouté, et vous pouvez ignorer ces lignes. Un import ne s’annule pas : essayez donc d’abord un petit fichier. Ne reprenez d’Activities que les prochaines étapes ouvertes, sous forme de tâches ; l’historique plus ancien peut aller dans les Notes d’une affaire ou rester dans la feuille archivée.

Les valeurs d’affaires fonctionnent différemment : dans Customermates, la valeur d’une affaire est la somme de ses lignes, chacune étant un service multiplié par une quantité. Les étapes d’import du guide Excel montrent comment importer d’abord votre liste de prix.

Ce qui remplace le Dashboard et l’Apps Script

• QUERY par étape devient la liste des affaires en board regroupé par Étape, avec la valeur totale et pondérée par colonne, présentée dans la vue pipeline.
• La liste de relances FILTER devient une vue enregistrée personnelle des affaires filtrées sur la date de prochaine étape, triées de la plus ancienne à la plus récente. Les vues enregistrées sont personnelles, comme les vues filtrées.
• L’e-mail du matin peut devenir une routine dans Customermates Cloud. Customermates n’a ni rappels ni notifications, mais une routine réglée pour s’exécuter chaque jour à 8 h 00 peut suivre une consigne comme celle-ci, avec des crédits IA hébergés :

Une routine s’exécute au nom de son propriétaire, et Mate envoie des messages quand on le lui demande : la dernière phrase compte donc. Starter inclut 1 routine par utilisateur et Pro 5 ; la documentation des routines donne les limites d’exécution.

• L’onglet Activities cède la place, à partir de Pro, à la boîte de réception unifiée, où les fils Gmail, Outlook, IMAP, LinkedIn, WhatsApp, Instagram et Telegram sont rattachés au contact. Starter n’a pas de boîte de réception.

Si vous voulez quand même une copie de reporting dans Google Sheets, des webhooks peuvent envoyer les modifications d’enregistrements à une instance n8n exploitée séparément, qui les écrit dans une feuille.

Ce que cela coûte, et quand Customermates est le mauvais choix

La facturation est mensuelle, et l’essai hébergé dure 7 jours. Chaque offre hébergée inclut des crédits IA hébergés mensuels par utilisateur actif ; voir les tarifs.

Customermates est le mauvais choix si votre processus vit dans des formules : il n’a pas de champs de formule, donc les calculs personnalisés restent dans un tableur via l’export. Il l’est aussi si vous avez besoin d’un composeur téléphonique, de campagnes d’e-mails ou d’une application mobile native. Customermates n’a rien de cela : cherchez un CRM qui les propose. Et si le vrai besoin est « rester dans Google Sheets », un module complémentaire de la Place de marché convient mieux que n’importe quel CRM distinct.

FAQ

Informations sur Google vérifiées le 8 octobre 2026 sur les pages d’aide de Google consacrées aux tableaux, aux listes déroulantes, à QUERY, aux réponses de Forms, aux notifications, aux vues filtrées, aux plages protégées, aux limites de fichiers Drive, aux quotas d’Apps Script et à la Place de marché Workspace.