Contactenlijst Excel: lege CSV en een uitgewerkt voorbeeld om te importeren

Contactenlijst Excel: lege CSV en een uitgewerkt voorbeeld om te importeren

Een contactenlijst in Excel of Google Sheets geeft een klein team één plek voor namen, zakelijke contactgegevens en de volgende afgesproken stap. Download hieronder de lege CSV of het fictieve voorbeeld, importeer het in je spreadsheet en stap over op Customermates wanneer het onderhouden van relaties en opvolging meer vraagt dan een gedeeld bestand. Het gaat om een zakelijke lijst die je zelf beheert, niet om de Contacten-app van je telefoon (zie telefoon, Google of Outlook).

Welke contactenlijst moet je downloaden?

• Lege contactenlijst als CSV: alleen de kopregels, klaar voor je eigen records.
• Uitgewerkte contactenlijst als CSV: twee fictieve zakelijke contacten die eigenaarschap en volgende stappen laten zien.

Dit zijn onze eigen gratis downloads, zonder aanmelding. Beide gebruiken UTF-8 met een byte-ordermarkering (BOM) en komma's als scheidingsteken. Het zijn gewone gegevens, geen opgemaakte Excel-werkmappen: geen formules, keuzelijsten, herinneringen of automatische synchronisatie. Dit is een zakelijke contactenlijst, geen noodnummerlijst en geen afdrukbaar adresboek. Voor een bredere werkmapstructuur met deals vind je meer in de gids voor een Excel-CRM-template.

Groeit de klantenlijst uit een spreadsheet, dan vergelijkt onze gids over het kiezen van een digitale rolodex telefooncontacten, templates en CRM's.

Zoek je de contacten op je telefoon, in Google of in Outlook?

Dan zit je op de verkeerde plek: deze pagina gaat over een zakelijke contactenlijst die je zelf bijhoudt, niet over de Contacten-app van je telefoon. Die contacten staan in het account waarmee je telefoon synchroniseert, bijvoorbeeld Google, iCloud of Outlook; open daar de contacten om ze te bekijken, te groeperen of te delen.

Wil je bestaande contacten in deze lijst gebruiken, exporteer ze dan als CSV en kopieer alleen de kolommen die je nodig hebt naar het sjabloon:

• Google Contacten: kies in het menu Exporteren en daarna een CSV-formaat.
• Outlook: exporteer de contactpersonen als CSV via de exportfunctie in het menu Bestand of onder Mensen; de plek verschilt per versie.
• iCloud: exporteert als vCard, geen CSV; zet dat bestand eerst om voordat je het in een spreadsheet opent.

Menunamen veranderen regelmatig, dus zoek naar Exporteren als je het item niet direct ziet. Neem geen privécontacten mee in een zakelijke lijst: kies de gegevens die je voor je werk nodig hebt (zie Hoe houd je de lijst proportioneel en privé?).

Welke velden horen in een zakelijke contactenlijst?

Houd één persoon per rij aan. Twee mensen bij hetzelfde bedrijf hebben aparte Contact-ID's nodig; zet niet beide e-mailadressen in één cel.

Het voorbeeld laat telefoonnummers bewust leeg. Voeg een adres, een verjaardag of gevoelige notities alleen toe als het werk ze echt nodig heeft. Maak van een bruikbaar adresboek geen verzameling van alles wat je kunt vinden. Heb je meer nodig, voeg dan zelf kolommen toe, zoals functie, website of KvK-nummer van het bedrijf, en bewaar die in dezelfde rij.

Hoe importeer je de CSV in Excel of Google Sheets?

Gebruik in Excel Gegevens > Uit tekst/CSV in plaats van te vertrouwen op een dubbelklik. Een Nederlandse Excel verwacht standaard een puntkomma als scheidingsteken, dus een CSV met komma's komt bij een dubbelklik vaak in één kolom terecht. Selecteer daarom UTF-8 en kies zelf de komma als scheidingsteken en bekijk daarna het voorbeeld. Stel Contact-ID, E-mail en Telefoon in als tekst voordat je laadt; automatische conversie kan voorloopnullen en internationale nummers beschadigen, bijvoorbeeld bij 06-nummers en nummers met +31. Datums gebruiken JJJJ-MM-DD: controleer hoe ze worden geïnterpreteerd voordat je datumfilters gebruikt. Microsoft legt de beschikbare routes uit in de handleiding voor het importeren van tekst en CSV.

Importeer het bestand in Google Sheets in een nieuw blad (Bestand > Importeren) en controleer de opties voor scheidingsteken en conversie. Controleer of de kopregels in aparte kolommen staan en of namen met accenten goed blijven. Komt alles in één kolom terecht, kies dan expliciet de komma. Sla na het toevoegen van filters of opmaak een Excel-werkmap op of bewaar het eigen Google-blad; een CSV bewaart de opmaak van een werkmap niet. Controleer een latere CSV-export opnieuw, want regionale instellingen kunnen scheidingstekens veranderen.

Verwijder de fictieve voorbeeldrijen voordat je echte mensen toevoegt. Test eerst met twee records en vergelijk elke kolom met het oorspronkelijke bestand. Laat geïmporteerde waarden uit onbekende bronnen nooit als formule uitvoeren.

Hoe maken twee collega's van de lijst opvolgacties?

Neem een fictief serviceteam op 6 november 2026. Sam is eigenaar van het verzoek van Alex om een overzicht; Jo is eigenaar van de leveringsvraag van Robin. Het voorbeeld gebruikt de echte data uit het scenario en verdeelt de taken niet kunstmatig over de week.

1. Filter aan het begin van de dag Datum volgende stap op vandaag en eerder. Sam vindt C001, controleert het verzoek en stuurt het overzicht na beoordeling.
2. Sam zet Laatste contact op 2026-11-06. Heeft Alex geen andere stap afgesproken, dan wist Sam de oude actie en datum in plaats van een deadline te verzinnen. Een apart gekozen follow-up moet een duidelijke reden hebben.
3. Jo laat C002 op 2026-11-09 staan, omdat dat in dit voorbeeld de afgesproken leveringscontrole is. Een datum in de toekomst is geen bewijs dat het werk klaar is.
4. Voordat ze het overdragen, controleert iedereen op open acties zonder Eigenaar of datum. Beoordeel dubbele e-mailadressen handmatig voordat je samenvoegt; een gedeelde mailbox kan verschillende mensen vertegenwoordigen.

Houd één hoofdbestand aan met toegang beperkt tot het team dat het nodig heeft. Meerdere per e-mail verstuurde kopieën maken het lastig om te weten welke volgende stap actueel is. De datumkolom waarschuwt niemand: het team moet deze controle zelf uitvoeren. Het overzicht van contactbeheer legt het CRM-alternatief uit wanneer het adresboek relatiewerk wordt.

Groepen maken, bewerken, verwijderen en delen

Een lijst blijft alleen bruikbaar als je haar bijhoudt. Vier gewoonten dekken wat de meeste mensen met een contactenlijst doen:

• Groepen maken: gebruik de kolommen Relatie en Bron en filter op de waarde die je nodig hebt, bijvoorbeeld alle klanten of alle contacten van een beurs. Kopieer een persoon niet naar meerdere bladen; één persoon staat op één rij.
• Bewerken: wijzig alleen in het hoofdbestand. Verandert iemand van functie of bedrijf, pas dan Bedrijf aan en zet de Controledatum opnieuw, maar laat Laatste contact staan tot er echt contact was.
• Verwijderen: haal rijen van mensen met wie je klaar bent uit de lijst of verplaats ze naar een apart tabblad Archief, en verwijder ze definitief wanneer het doel en de bewaarplicht dat toelaten. Verwijder iemand die erom vraagt zonder uitstel.
• Delen: bewaar één hoofdbestand in een gedeelde map met toegang voor alleen het team dat het nodig heeft, en verstuur geen kopieën per e-mail.

Hoe houd je de lijst proportioneel en privé?

Voor verwerking die onder de AVG valt, beschrijft de Europese Commissie doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid en opslagbeperking in haar beginselen voor gegevensbescherming. Kies het doel en de passende rechtsgrond voordat je echte persoonsgegevens gebruikt. Een gedownload sjabloon geeft geen toestemming en ook geen recht om marketing te sturen.

Gebruik de zakelijke gegevens die voor dat doel nodig zijn, beperk het delen, beoordeel verouderde gegevens en verwijder overbodige gegevens, behoudens de geldende bewaarplichten. Vermijd privéopmerkingen of gevoelige persoonsgegevens in vrije tekstcellen. De Controledatum is een prompt voor je eigen beslissing, geen universele wettelijke bewaartermijn. Publiceer het ingevulde bestand niet via een onbeperkte deellink.

Wanneer verhuis je de lijst naar Customermates?

Houd de spreadsheet aan als iemand haar betrouwbaar kan bijhouden en de dagelijkse controle werkt. Overweeg een CRM wanneer eigenaarschap wisselt, contactgeschiedenissen of gekoppelde bedrijven lastig bij te houden worden. Customermates accepteert CSV-, XLSX-, XLS- en JSON-imports via de importflow voor recordlijsten. Gebruik de documentatie over recordimport om de toewijzing en het voorbeeld te controleren voordat je het hele bestand importeert.

Maak de doellijst aan of kies er een en wijs de kolommen bewust toe. Namen van eigenaren en bedrijven in deze CSV zijn tekst, niet automatisch gekoppelde teamgenoten of organisaties. Configureer zelf de velden voor de datum van de volgende stap en de keuze voor de relatie; het zijn gewone velden, geen ingebouwde vervaldatums of statussen voor taken. Test twee rijen en bekijk de opgeslagen records voordat je doorgaat. Een bestand importeren is geen live synchronisatie met een spreadsheet.

Wat de overstap toevoegt, is het gesprek. De datum van de volgende stap staat op het klantrecord naast de thread (op Pro LinkedIn en e-mail), je dashboard laat zien wat er aan de beurt is en Mate kan het antwoord voor je opstellen, zodat jij het beoordeelt en verstuurt. Niets waarschuwt je; je opent het dashboard. Om het met je eigen contacten te proberen, start je proefperiode van 14 dagen. Zonder creditcard.

Veelgestelde vragen

Verificatie van externe richtlijnen op 6 november 2026. Het voorbeeld is fictief; er zijn geen klantgegevens opgenomen.