CRM personal: querías escribirles hace meses. Da seguimiento a todas las personas que importan.

Un CRM personal es un gestor de contactos para una sola persona: un registro por persona, con notas sobre lo que hablaron y una fecha para el próximo contacto, para que ninguna relación se enfríe por descuido. Customermates es un CRM de empresa que una sola persona puede configurar así, y encaja cuando tu red es sobre todo profesional (clientes, prospectos, excolegas, reclutadores, colaboradores): en Customermates Cloud desde Pro, las conversaciones de correo, LinkedIn o WhatsApp viven en cada registro, y Mate o tu propio agente de IA (Claude, ChatGPT o cualquier cliente que hable MCP) redacta el mensaje para que lo revises, edites y envíes. Si lo que quieres es sobre todo una app para el teléfono con avisos de cumpleaños o sincronización de contactos, o un diario privado sobre amigos y familia, te conviene más Monica, Dex, Queue o Mesh; la comparación de abajo dice cuál.

CRM personal, CRM a medida y CRM de empresa: qué es cada uno

Quien busca «CRM personal» puede querer cosas distintas, y conviene separarlas antes de elegir:

• CRM personal: una herramienta pensada para una sola persona, que guarda el contexto de cada relación (quién es, cómo os conocisteis, qué os dijisteis) y cuándo volver a escribir. Es lo que describe esta página.
• CRM a medida o personalizado: un CRM de empresa adaptado a los procesos de un negocio, o construido a su medida. Solo se parece a un CRM personal en el nombre.
• CRM de empresa: el software de un equipo para gestionar clientes, pipeline y atención, con usuarios, roles e informes. Un CRM personal es, en esencia, esa misma herramienta con una configuración sencilla y una sola persona, y eso es lo que permite Customermates.

Para un uso personal importa sobre todo la parte operativa del CRM: contactos, notas, fechas y tareas. Los informes y los procesos de equipo pueden esperar. Para comparar opciones sin coste, consulta la guía de CRM gratuitos.

¿Qué tiene que hacer un CRM personal?

Una agenda conoce números de teléfono, una hoja de cálculo se queda obsoleta, y ninguna te dice a quién llamar esta semana. Un CRM personal se gana su sitio con cuatro tareas:

• Contexto: cómo os conocisteis, en qué trabaja la persona, qué prometiste enviarle.
• Una lista de pendientes: una fecha por persona y una lista ordenada por ella. Sin eso, es un archivo.
• La última conversación: suele estar en una bandeja de entrada o en LinkedIn, no en tus notas.
• Tus contactos actuales: Google Contacts y LinkedIn exportan archivos, así que el CRM tiene que importarlos.

Dex, Queue y Mesh añaden apps y avisos para mantener el contacto. Customermates cumple las cuatro tareas y deja fuera la parte del teléfono.

¿Qué CRM personal elegir? Seis opciones comparadas

Customermates publica esta página, así que valora nuestra propia fila en consecuencia. Las demás filas se verificaron el 12 de noviembre de 2026 en el sitio, la ficha de la tienda o el centro de ayuda de cada proveedor. Los precios están en dólares estadounidenses y pueden cambiar.

Monica, Dex, Queue y Mesh se construyen en torno a los recordatorios y una app en el teléfono. Customermates se construye en torno a la conversación y a una lista de pendientes que abres tú. Cuál de las dos cosas te importa más decide la elección.

¿Cuándo basta una hoja de cálculo como CRM personal?

Una hoja de cálculo o una página de Notion basta mientras conoces a todos los de la lista, tus conversaciones están en un solo sitio y abres la hoja cada semana de todos modos. Como regla práctica, eso vale para unas pocas decenas de personas. Una herramienta específica empieza a compensar cuando:

• Las conversaciones viven en varias bandejas: hilos de correo, LinkedIn y WhatsApp que pegas en las notas para no perder el hilo.
• Las fechas se deslizan: hay una columna de «próximo contacto», pero nadie ordena por ella.
• La lista supera tu memoria: no sabes decir con quién no hablas desde hace tres meses sin desplazarte.
• Importas desde otro sitio: una exportación de LinkedIn o un archivo de Google Contacts se asigna a columnas, no se vuelve a teclear.

Si dudas, empieza por la hoja: nuestra plantilla de CRM en Excel muestra una estructura, y la guía de la agenda de contactos digital compara las herramientas que vienen después. Cambiar más tarde es una importación, porque Customermates lee archivos de Excel y CSV.

¿Cómo configurar Customermates como CRM personal?

Para una sola persona, la configuración se reduce a cinco pasos; esta sección y la siguiente los desarrollan:

1. Crear unas cuatro listas: contactos, organizaciones, oportunidades y seguimientos.
2. Añadir los campos personalizados en contactos: Círculo, Frecuencia y Próximo contacto.
3. Guardar dos vistas: Toca contactar y Sin noticias.
4. Importar tus contactos desde una exportación de Google Contacts o de LinkedIn.
5. Desde Pro, conectar un buzón de correo o una cuenta de LinkedIn, para que las conversaciones aparezcan en cada contacto.

Un espacio de trabajo nuevo empieza sin listas: creas las listas que necesites (contactos, organizaciones, oportunidades o las tuyas) en Modelo de datos, o dejas que la configuración con IA las cree en la nube. Una configuración personal necesita unas cuatro. Puedes ponerles el nombre que quieras (Personas en lugar de Contactos, Seguimientos en lugar de Tareas) y renombrar cualquier lista más adelante en Modelo de datos, en General. Los nombres de campo de abajo son ejemplos.

Un contacto guarda sus datos de contacto (correo, teléfono, LinkedIn, Instagram, Telegram) y un campo de notas; un número de teléfono ahí se puede llamar y además coincide con los chats de WhatsApp del mismo número. Un excolega que cambió de trabajo puede seguir vinculado a ambos empleadores.

Dos vistas guardadas hacen de recordatorio

Customermates no envía recordatorios, así que la lista que abres es el sistema:

1. Toca contactar: contactos ordenados por Próximo contacto, de forma ascendente. Las fechas más tempranas van primero, así que quien tiene la fecha ya pasada queda arriba.
2. Sin noticias: contactos cuya fecha Actualizado el es Más antiguo que… 90 días. Este filtro se mantiene relativo, así que la lista está al día cada vez que la abres. Lee la fecha de actualización del propio registro del contacto, así que actualiza Próximo contacto o las notas después de cada conversación.

En un campo de fecha personalizado, los filtros comparan con una fecha fija; solo las fechas integradas de creación y de actualización ofrecen opciones relativas. La guía de registros cubre filtros, orden y vistas.

Conversaciones junto a cada persona (Pro y superiores)

En Customermates Cloud desde Pro, la bandeja de entrada unificada incorpora el correo de Gmail, Outlook o IMAP, además de LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram, y respondes por el canal original. Cuando la dirección o el perfil de un participante está en un contacto, todas las conversaciones con esa persona aparecen en el contacto; basta con una dirección de correo de tu importación para que coincida.

Pro incluye 1 cuenta conectada por usuario, así que elige aquella donde ocurren tus conversaciones profesionales, normalmente tu buzón de correo o LinkedIn. Buzón de correo, LinkedIn y WhatsApp juntos necesitan Business, que incluye 3. Las llamadas telefónicas y los SMS no son canales.

Preparar reuniones y una lista de los lunes con Mate (Customermates Cloud)

Mate, el asistente de Customermates Cloud, usa créditos de IA alojados que cada plan de pago de la nube incluye por usuario activo; leer la bandeja de entrada requiere Pro o superior. Antes de un café con alguien, pregunta en el chat:

Para la lista semanal, configura una rutina: elige Según un horario, Cada semana, lunes a las 08:00, y dale instrucciones como estas:

Busca los contactos cuyo Próximo contacto sea hoy o anterior, los de
fecha más temprana primero, como máximo 10. Para cada uno, lee mis notas y la última
conversación de la bandeja de entrada, y después guarda un mensaje breve y
personal de seguimiento como borrador de respuesta en esa conversación. No
envíes nada y no cambies ningún campo. Termina con una lista: nombre,
Círculo, Próximo contacto, borrador guardado sí o no.

Starter no tiene bandeja de entrada, así que quita el paso del borrador y la rutina devuelve solo la lista. Starter incluye 1 rutina por usuario y Pro incluye 5. ¿Prefieres tu propio cliente de IA? Conecta Claude, ChatGPT u otro cliente mediante MCP, en cualquier plan o autoalojado, con el uso del modelo facturado por tu proveedor de IA.

Cómo traer tus contactos

1. Exporta tus contactos

   Google Contacts exporta un CSV de Google o un archivo vCard. «Obtener una copia de tus datos» de LinkedIn incluye tus conexiones como un archivo CSV, con direcciones de correo solo de las conexiones que lo permiten.

2. Revisa el archivo

   La importación lee libros de Excel y archivos CSV de hasta 5000 filas, así que un CSV no necesita guardarse antes como .xlsx. Comprueba que la primera fila contiene los nombres de las columnas. Un archivo vCard hay que convertirlo antes.

3. Importa

   Crea primero Círculo, Frecuencia y Próximo contacto. Después abre Más acciones en la lista de Contactos, elige Añadir desde archivo y asigna las columnas, llevando las direcciones de correo y los enlaces de perfil de LinkedIn al campo Datos de contacto del contacto. Los contactos nuevos necesitan nombre y apellido.

4. Conecta un canal

   En Pro o superior, conecta tu buzón de correo o LinkedIn en Ajustes › Canales y calendarios.

La importación es una copia única; nada se sincroniza después. La exportación funciona igual, un tipo de registro cada vez como libro de Excel.

Lo que Customermates no hace como CRM personal

• Sin app móvil nativa y sin notificaciones push. Las páginas se reorganizan en pantallas estrechas, así que puedes buscar a alguien en el navegador de tu teléfono.
• Sin sincronización con los contactos del teléfono, con Google Contacts ni con LinkedIn, solo importaciones únicas desde Excel o CSV.
• Sin recordatorios ni avisos de cumpleaños. Un campo de fecha de Cumpleaños guarda la fecha y no avisa.
• Sin enriquecimiento de contactos: no busca cambios de trabajo, fotos ni datos de empresas.
• Sin escaneo de tarjetas de visita, sin reserva de citas en el calendario y sin secuencias de correo.
• El plan gratuito no tiene bandeja de entrada, ni Mate, ni rutinas, y tampoco el núcleo autoalojado de código abierto, que no tiene coste de licencia.

Si alguna de estas cosas es la razón por la que quieres un CRM personal, elige Monica, Dex, Queue o Mesh de la tabla de arriba.

Cuánto cuesta

Los precios son por usuario al mes, con facturación mensual.

Doce meses en Starter suman 144 €, pagados mes a mes. Los primeros 14 días funcionan con las funciones de Pro y no necesitan tarjeta de crédito; los créditos de IA alojados mensuales por usuario activo están en la página de precios. Una instalación autoalojada conserva los contactos, las vistas, REST, los webhooks y MCP.

Dónde viven tus datos

En Customermates Cloud, la base de datos principal de producción está configurada en la región AWS de Fráncfort, un ajuste del producto y no una promesa contractual de residencia de datos. El alojamiento y los demás subencargados, entre ellos proveedores de EE. UU., figuran en la página de subencargados, y las peticiones a Mate las procesan proveedores de IA externos. Para tener las notas sobre las personas en tu propio equipo, autoaloja el núcleo. Customermates no tiene ninguna certificación de seguridad.

Preguntas frecuentes