Das CRM für Solarunternehmen: von der Anfrage bis zur Inbetriebnahme

Warum Solarunternehmen ein CRM brauchen

Ein CRM für Solarunternehmen hält den Photovoltaik-Vertrieb zusammen. Der Verkaufszyklus in der Solarbranche ist lang: Ein Hausbesitzer fragt heute an, ein Berater führt nächste Woche die Vor-Ort-Analyse durch, ein Techniker plant die Anlage, ein Angebot geht raus, Finanzierungsoptionen werden besprochen, die Anmeldung beim Netzbetreiber läuft, die Installation erfolgt, dann Abnahme, Inbetriebnahme und Garantie. Ein Projekt zieht sich so oft über Monate, mit zahlreichen Kontaktpunkten, und viele Solarbetriebe haben Dutzende solcher Projekte gleichzeitig offen.

Ohne ein Solar-CRM, das diese Pipeline sichtbar macht, gehen Umsätze an jeder Stelle verloren:

• Leads werden kalt: Solar-Leads sind teuer, ob über Google Ads, Haustürgeschäft oder Empfehlungen. Ohne zeitnahes Follow-up geht der Interessent zum Wettbewerber, der schneller geantwortet hat.
• Vor-Ort-Analysen werden zum Flaschenhals: Dachmessungen, Verschattung, Zählerschrankprüfung und Verbrauchsdaten werden vor Ort erfasst, aber nie zentral abgelegt. Das Büro jagt dem Außendienst fehlende Details hinterher.
• Angebote bleiben unbeantwortet: Ein Photovoltaik-Angebot kostet ernsthafte Planungs- und Kalkulationsarbeit. Wenn niemand zum richtigen Zeitpunkt nachhakt, verpufft dieser Aufwand.
• Genehmigungen geraten in Verzug: Jede Solarinstallation erfordert die Anmeldung beim Netzbetreiber und manchmal weitere Genehmigungen. Ein übersehener Stand oder ein verlorenes Dokument verzögert das Projekt um Wochen.
• Finanzierungsgespräche gehen verloren: Viele Eigenheimbesitzer nutzen KfW-Darlehen, Solarkredite oder Ratenzahlung. Welcher Kunde welche Option prüft und ob die Zusage vorliegt, lässt sich in Tabellen kaum abbilden.
• Übergaben sind abgekoppelt: Das Montageteam steht auf dem Dach ohne die richtigen Informationen, weil die Verkaufsnotizen nie in der Projektakte gelandet sind.
• Nach der Installation passiert nichts mehr: Garantieregistrierung, Monitoring-Einrichtung und Empfehlungsanfragen fallen unter den Tisch, sobald die Anlage läuft.

Customermates ist ein fokussiertes CRM für genau diese kaufmännische Seite. Es ist keine Solar-Komplettplattform: Es plant keine Montagetermine, disponiert keine Teams, berechnet keine Anlagen oder Erträge und erstellt keine Angebots- oder Rechnungsdokumente. Sie nutzen es neben Ihrer PV-Planungs- und Buchhaltungssoftware.

So funktioniert Customermates als Ihr Solar-CRM

Customermates gibt Solarteuren, Installateuren und EPC-Unternehmen ein zentrales System für Kunden, Projekte und Gespräche vom Lead bis zur Inbetriebnahme, ohne Lead-Gebühren und mit monatlicher Abrechnung.

Lead-Erfassung und Qualifizierung

Jeder Lead erhält einen Datensatz mit Kontaktdaten, Objektadresse und eigenen Feldern für Dachtyp, Stromverbrauch und Anfragequelle. Leads von Ihrer Website oder aus Partnernetzwerken können über einen separat betriebenen n8n-Workflow, die REST-API oder Webhooks automatisch als Kontakt und Deal angelegt werden. Qualifizieren Sie Leads über eigene Auswahlfelder wie Dacheignung, Eigentümerstatus und Stromkosten, bevor Sie einen Berater hinausschicken.

Vor-Ort-Analyse dokumentieren

Beim Ortstermin kann Ihr Berater strukturierte Deal-Felder im Smartphone-Browser aktualisieren: Dachmaße, Verschattungsbeobachtungen, Zählerschrankzustand und bauliche Besonderheiten. Datensätze enthalten keine Dateianhänge; bewahren Sie Fotos in Ihrem vorhandenen Dateispeicher auf und hinterlegen Sie den Link in einem eigenen Feld.

Angebote im Blick behalten

Customermates erstellt keine Angebotsdokumente, aber es zeigt, wo jedes Angebot steht. Hinterlegen Sie am Deal die wichtigsten Eckdaten aus Ihrer Planungssoftware, etwa kWp, Modulanzahl, Wechselrichter-Modell, Speicheroption und Angebotswert, und verschieben Sie den Deal in die Phase „Angebot gesendet“. Ändert der Kunde seinen Wunsch, aktualisieren Sie die Felder und notieren die Revision; das Angebotsdokument selbst bleibt in Ihrer Planungs- oder Angebotssoftware.

Finanzierungsoptionen im Blick

Die Finanzierung entscheidet oft über Zuschlag oder Absage. Halten Sie in eigenen Feldern fest, welchen Weg jeder Kunde geht (Barkauf, KfW-Kredit, Solarkredit der Hausbank oder Ratenzahlung), dazu Kreditgeber, Darlehenssumme und Bewilligungsstand. Liegt die Zusage vor, verschieben Sie den Deal in die nächste Phase.

Genehmigungen nachhalten

Genehmigungen sind ein bekannter Engpass in der Solarbranche. Halten Sie Netzanmeldung, Einreichungsdatum, Netzbetreiber, Genehmigungsstand und Prüfnotizen in eigenen Datums-, Auswahl- und Textfeldern fest. Eine gespeicherte Ansicht, die offene Anmeldungen nach Einreichungsdatum sortiert, zeigt, welche Anmeldung am längsten wartet. Customermates erinnert nicht von selbst; in Customermates Cloud kann eine Routine diese Daten regelmäßig prüfen und auflisten, welche Anmeldungen überfällig wirken.

Übergabe an die Montage

Nach der Genehmigung verschieben Sie das Projekt in die Phasen für die Umsetzung. Derselbe Datensatz, der als Lead begonnen hat, enthält dann Anlageneckdaten, Genehmigungsstand, Kundenwünsche und Notizen aus der Vor-Ort-Analyse. Montagetermine, Teameinteilung und Materialbestellung planen Sie weiterhin in Ihrem Kalender oder Ihrer Projektsoftware; Customermates hat ab Pro nur lesenden Kalenderzugriff.

Garantie und Monitoring nach der Installation

Die Kundenbeziehung endet nicht bei der Inbetriebnahme. Halten Sie Garantieregistrierung, Monitoring-Plattform und Inbetriebnahmedatum in eigenen Feldern fest. Eine gespeicherte Ansicht nach Inbetriebnahmedatum zeigt, bei welchen Kunden sich ein Check-in oder eine Empfehlungsanfrage anbietet, und in der Cloud kann eine Routine diese Liste regelmäßig zusammenstellen und Nachrichten zur Prüfung entwerfen.

Schlüsselfunktionen eines Solar-CRM

Pipeline von der Anfrage bis zur Montage mit Kanban-Ansicht

Die Deal-Phase ist ein Auswahlfeld, das Sie selbst konfigurieren, zum Beispiel „Neue Anfrage“, „Qualifiziert“, „Vor-Ort-Termin“, „Analyse abgeschlossen“, „Angebot gesendet“, „Finanzierungsprüfung“, „Vertrag unterschrieben“, „Netzanmeldung eingereicht“, „Genehmigung erteilt“, „Montage“, „Abnahme“ und „Inbetriebnahme“. Das Kanban-Board zeigt alle Projekte als Karten, die Sie per Drag-and-Drop verschieben. Filtern Sie nach Berater, Region, Anlagengröße oder Projektwert. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen; daraus berechnet Customermates gewichtete Projektwerte und Pipeline-Summen.

Follow-ups über den gesamten Verkaufszyklus

Solar-Entscheidungen dauern Wochen oder Monate. Customermates hat keinen eigenen Regel- oder Workflow-Builder und verschickt keine Sequenzen, aber es gibt Ihnen mehrere Wege, die Pipeline aktiv zu halten:

• Gespeicherte Ansichten: Deals in der Phase „Angebot gesendet“, sortiert nach letzter Änderung, zeigen, wo ein Anruf fällig ist.
• Routinen in der Cloud: Der Mate-Assistent listet zum Beispiel jeden Montag Angebote ohne Bewegung seit einer Woche und entwirft Nachfass-Nachrichten, die Sie prüfen und selbst senden. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro enthält 5.
• Externe Automatisierung: Ein separat betriebener n8n-Workflow oder ein eigener Dienst kann über REST und Webhooks bei Phasenwechseln reagieren, etwa eine Aufgabe anlegen oder Ihr Team benachrichtigen.
• KI-Clients über MCP: Lassen Sie Ihren KI-Assistenten Notizen zusammenfassen und offene Projekte nach Wert und letzter Aktivität sortiert auflisten.

Benutzerdefinierte Felder für den Solarbereich

Legen Sie typisierte eigene Spalten an, die Ihr Solarbetrieb tatsächlich braucht:

• Anlagendaten: kWp-Leistung, Modulanzahl, Modulhersteller, Wechselrichter-Modell, Batteriespeicher und Speicherkapazität
• Objektdetails: Dachneigung, Ausrichtung, verfügbare Fläche (m²), Verschattung, Zählerschrank
• Finanzdaten: Anlagenkosten, Finanzierungsart, Kreditgeber, Darlehenssumme, KfW-Förderung
• Projektstand: Netzanmeldungsdatum, Genehmigungsdatum, Abnahmedatum, Inbetriebnahmedatum
• Nach Installation: Garantieregistrierung, Monitoring-Plattform, Link zum Projektordner

Quellentracking

Wissen Sie, welche Kanäle Ihre Solar-Leads liefern. Ein Auswahlfeld für die Quelle, etwa Google Ads, Social Ads, Haustürgeschäft, Empfehlungspartner, Messen oder Kooperationen mit Dachdeckern und Elektrikern, lässt sich in Ansichten und Dashboards gruppieren, sodass Sie Anzahl und Wert gewonnener Projekte pro Kanal sehen.

Team-Dashboards

Dashboards zeigen offene Projekte, Pipeline-Werte und gewonnene Deals nach Phase, Berater oder Quelle. Gruppieren Sie nach Zuständigem, um zu sehen, wer wie viele Angebote offen hat und wer mehr Leads vertragen kann.

Mobiler Zugriff für Außendienst und Montage

Berater, Vertriebsmitarbeiter und Montageteams brauchen CRM-Zugriff vom Dach, nicht vom Büro. Deal-Felder aktualisieren, Links zu extern gespeicherten Fotos erfassen, Genehmigungsstand prüfen und Notizen einsehen: Das alles geht im Browser auf Smartphone oder Tablet. Eine native App gibt es nicht.

Datenschutz und Datenstandort

Solarunternehmen verarbeiten sensible Eigenheimbesitzer-Daten wie Stromverbrauch, Finanzdetails und Objektdaten. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst. Mehr zum Vorgehen in den CRM-Best-Practices.

Warum Solarunternehmen Customermates wählen

Viele CRM-Optionen für Solarunternehmen fallen in zwei Lager: generische CRMs, die Anpassung erfordern (Salesforce, HubSpot), oder spezialisierte Solar-Plattformen, die Planung, Angebote und Projektabwicklung bündeln.

Customermates bietet einen dritten Weg:

Keine Lead-Gebühren

Solar-Leads kosten in der Akquise viel Geld. Das Letzte, was Sie brauchen, ist ein CRM, das nochmals kassiert, wenn diese Leads in Ihr System gelangen. Customermates berechnet einen festen Preis pro Nutzer, ob Sie 100 oder 10.000 Leads haben.

Open Source und selbst hostbar

Prüfen Sie den Code auf GitHub. Betreiben Sie den Open-Source-Kern auf Ihren eigenen Servern, wenn Sie vollständige Kontrolle über Kundendaten, Vor-Ort-Analysen und Finanzdetails wollen. Selbst gehostet erhalten Sie den Funktionsumfang von Starter mit REST, Webhooks und MCP; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud.

Anbindungen und KI-Agenten, die das CRM bedienen

Verbinden Sie Customermates über REST, Webhooks oder einen separat betriebenen n8n-Workflow mit Buchhaltung, PV-Planungssoftware oder Lead-Quellen, sofern diese eine Schnittstelle bieten. Externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT verbinden sich über MCP (49 Tools) und können Follow-up-E-Mails entwerfen, Vor-Ort-Notizen zusammenfassen oder Deals zwischen Phasen verschieben; den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Wie Sie einen KI-Client bei der Lead-Qualifizierung einsetzen, zeigt unser Leitfaden.

Preise für Solarunternehmen

Solarunternehmen sollten keine Lead-Gebühren zahlen, die ohnehin knappe Margen weiter schmälern. Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Deals, Services, Aufgaben, eigene Felder, Ansichten, REST, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für E-Mail, WhatsApp, Instagram, LinkedIn und Telegram
• Keine Lead-Gebühren: gleicher Preis, ob 100 oder 10.000 Leads
• Selbst gehostet: Der Open-Source-Kern läuft ohne Lizenzkosten auf Ihrer eigenen Infrastruktur; Betrieb und Updates übernehmen Sie selbst

Da Solar-Leads eine schnelle WhatsApp- oder E-Mail-Antwort erwarten, ist für viele Teams Pro sinnvoll. Ein kleiner Solarbetrieb mit 3 Mitarbeitern zahlt 87 €/Monat. Ein wachsendes Unternehmen mit 15 Beratern, Projektleitern und Koordinatoren zahlt 435 €/Monat.

Integrationen für Solarunternehmen

Customermates liefert REST, Webhooks, MCP und einen Community-Node für n8n. Native Integrationen mit Solar-Software gibt es nicht; Verbindungen bauen Sie über diese Schnittstellen:

• E-Mail und Kalender: Ab Pro verbinden Sie Gmail-, Outlook- oder IMAP-Postfächer mit dem einheitlichen Posteingang und sehen Ihren Kalender lesend. Termine planen Sie weiterhin in Ihrem Kalender; Customermates kann keine Termine anlegen oder buchen.
• Planungs- und Designtools: Übertragen Sie Eckdaten aus PV*SOL, OpenSolar oder Ihrer Planungssoftware über REST oder n8n an den Deal, wenn das Tool eine Schnittstelle bietet, oder hinterlegen Sie einen Link zum Anlagendesign.
• Buchhaltung und Rechnungsstellung: Rechnungen bleiben in Lexoffice, sevDesk, DATEV oder Ihrer Faktura-Software. Ein separat betriebener Workflow kann bei einem Phasenwechsel Daten dorthin übergeben.
• Lead-Quellen: Website-Formulare, Lead-Anzeigen und Partnerportale können über n8n oder REST Kontakte und Deals anlegen.
• Kommunikation: Ab Pro beantworten Sie WhatsApp und E-Mail aus dem Posteingang. Automatische Nachfass-Nachrichten, Sequenzen und SMS verschickt Customermates nicht; dafür bräuchten Sie einen externen Dienst.
• KI: Externe KI-Clients über MCP oder in der Cloud der Mate-Assistent fassen Vor-Ort-Notizen zusammen und entwerfen Nachrichten, die Sie vor dem Senden freigeben.

Erste Schritte

1. Konto erstellen: kostenlos, keine Kreditkarte nötig, 7 Tage zum Testen.
2. Daten übernehmen: Importieren Sie Kontakte, Organisationen und Deals aus Excel-Arbeitsmappen (XLSX), je Datensatztyp eine Arbeitsmappe, oder legen Sie sie über REST oder einen externen KI-Client per MCP an.
3. Pipeline einrichten: eine Phasenliste von der Anfrage über Angebot, Finanzierung und Vertrag bis zu Netzanmeldung, Montage, Abnahme und Inbetriebnahme definieren und jeder Phase eine Wahrscheinlichkeit geben.
4. Eigene Felder ergänzen: Anlagengröße, Modultyp, Wechselrichter, Dachdetails, Finanzierungsart, Genehmigungsstand, Garantiedaten.
5. Ansichten und Routinen anlegen: gespeicherte Ansichten für offene Angebote und wartende Netzanmeldungen, dazu in der Cloud eine Routine für die wöchentliche Prüfung.
6. Kanäle und Tools verbinden: ab Pro E-Mail und WhatsApp unter Mein Profil › Kanäle, dazu Anbindungen an Buchhaltung und Lead-Quellen über REST, Webhooks oder n8n.

Schluss mit verlorenen Solar-Leads durch langsame Follow-ups, übersehene Genehmigungen und abgekoppelte Übergaben. Customermates hält Kunden und Projekte Ihres Solarunternehmens geordnet, von der ersten Anfrage bis zur Inbetriebnahme und jeder Empfehlung danach.

Häufig gestellte Fragen