Automatisierung im CRM klingt kompliziert. Ist es aber nicht.

Mit n8n baust du deinen ersten Workflow in 5 Minuten. Aufgaben-, Kalender-, Lead-Management und vieles mehr.

n8n für Anfänger: Ersten Workflow in 5 Minuten bauen

Wie viel Zeit verbringst du täglich mit repetitiven Aufgaben? E-Mails kopieren, Daten von A nach B schieben, immer wieder die gleichen Benachrichtigungen verschicken? Genau hier kommt n8n ins Spiel – dein neuer bester Freund in Sachen Automatisierung.

Was ist n8n? (Und warum sollte es dich interessieren?)

n8n (ausgesprochen wie "n-eight-n") ist eine Automatisierungsplattform, die dir hilft, verschiedene Tools miteinander zu verbinden – ohne dass du dabei zum Coding-Pro werden musst. Stell dir vor: Ein digitaler Mittelsmann, der deine Apps dazu bringt, endlich mal miteinander zu reden.

Der Vorteil? Im Gegensatz zu Zapier oder Make kannst du n8n sehr günstig selbst hosten und beliebige LLMs innerhalb der Anwendung nutzen. Für kleine Unternehmen, die auf ihr Budget achten müssen (und wer tut das nicht?), ist das ein echter Game-Changer. Mehr dazu findest du in der offiziellen n8n Dokumentation.

n8n vs. Zapier vs. Make – Der schnelle Vergleich

Zapier ist der bekannteste Anbieter. Dafür ist er tendenziell teuer und mit verschiedenen Limitierungen zwischen den Plänen. Make ist ähnlich, bietet meiner Meinung nach aber mehr visuelle Kontrolle.

n8n kombiniert das Beste aus beiden Welten: Visueller Workflow-Editor, keine versteckten Kosten und - wenn du möchtest - Kontrolle über deine Daten. Perfekt für kleine Unternehmen, die eine grundlegende CRM-Software für kleine Unternehmen automatisieren und mit LLMs powern wollen.

Schnellstart: n8n in unter 2 Minuten startklar machen

Bevor wir loslegen – du hast zwei Optionen:

1. n8n Cloud (empfohlen für Anfänger): Account auf n8n.io – kein Setup, keine Installation
2. Self-hosted: Für die Tech-Nerds unter uns (mehr Infos auf GitHub)

Für dieses Tutorial nutzen wir die Cloud-Version. Einfach auf n8n.io registrieren, E-Mail bestätigen, und schon bist du drin. Dauert wirklich nur 2 Minuten.

Dein erster Workflow in 3 Schritten

Jetzt wird's praktisch. Wir bauen gemeinsam einen simplen, aber verdammt nützlichen Workflow.

Schritt 1: Trigger hinzufügen – Der Start

Jeder Workflow braucht einen Trigger – das ist der Auslöser, der den ganzen Prozess startet.

In deinem neuen n8n Workflow klickst du auf das große Plus-Symbol. Hier hast du die Wahl:

• Webhook: Perfekt, wenn externe Systeme deinen Workflow triggern sollen (z.B. ein Formular auf deiner Website)
• Schedule: Zeitgesteuert – läuft automatisch zu festgelegten Zeiten (zum Beispiel morgen um 9 Uhr)
• Manual Trigger: Zum Testen – du startest den Workflow per Klick

Für unseren ersten Test wählen wir Manual Trigger.

Schritt 2: Node verbinden

Jetzt kommt der spaßige Teil. Klick auf das + neben deinem Trigger und such nach einer App, die du verbinden willst. Die Auswahl ist riesig: Google Sheets, Slack, Gmail, Airtable – über 400 Integrationen stehen bereit.

Für unser Beispiel nehmen wir Google Sheets:

1. Wähle "Google Sheets" aus der Liste
2. Verbinde dein Google-Konto (einmalig, danach läuft's)
3. Wähle die Aktion: "Append Row" (Zeile hinzufügen)
4. Wähle dein Spreadsheet und das passende Sheet aus

Siehst du die kleinen Punkte zwischen den Nodes? Das sind die Verbindungen – dein Datenfluss. Schick, oder?

Schritt 3: Workflow aktivieren & testen

Oben rechts siehst du einen Schalter: "Active/Inactive". Schieb ihn auf "Active" und voilà – dein erster Workflow läuft!

Klick auf "Execute Workflow" zum Testen. Wenn alles grün leuchtet: Jackpot! Wenn rot: Keine Panik, das passiert den Besten. Check die Fehlermeldung – n8n ist hier überraschend hilfreich.

Praxis-Beispiel: Lead-Benachrichtigung automatisieren

Jemand füllt ein Kontaktformular auf deiner Website aus, und du willst sofort per E-Mail oder innerhalb des benachrichtigt werden.

Der Setup:

Trigger: Webhook (empfängt Daten vom Formular) ↓ Google Sheets Node: Speichert Lead-Daten in einer Tabelle ↓ Gmail Node: Schickt dir eine Benachrichtigungs-E-Mail ↓ Optional – CRM Node: Fügt den Lead direkt zu deinem CRM hinzu

Besonders für kleine Unternehmen, die eine einfache CRM-Software für kleine Unternehmen suchen, ist das Gold wert. Apropos CRM: Wenn du nach einer kostengünstigen CRM-Software für kleine Unternehmen suchst, ist Customermates eine interessante Option. Für nur 12€ pro Nutzer/Monat bekommst du ein DSGVO-konformes CRM mit nativer n8n-Integration – perfekt für diesen Use Case.

Der komplette Workflow? Keine 10 Minuten Setup. Und danach läuft er einfach – Tag und Nacht, Wochenende inklusive.

Best Practices: So holst du das Maximum raus

1. Template-Bibliothek ist dein Freund

Warum das Rad neu erfinden? Die n8n Workflow-Bibliothek hat über 1.000 fertige Templates. Einfach kopieren, anpassen, fertig.

Besonders beliebt:

• Social Media Posting automatisieren
• Backup-Routinen für wichtige Daten
• Lead-Management im CRM
• Rechnungen automatisch aus deinem CRM erstellen

2. Fehlerbehandlung nicht vergessen

Murphys Law gilt auch für Workflows: Was schiefgehen kann, wird schiefgehen. Deshalb:

• Nutze Error Trigger Nodes – die fangen Fehler ab und reagieren darauf
• Baue Fallback-Optionen ein (Plan B ist nie verkehrt)
• Aktiviere Workflow-Benachrichtigungen bei Fehlern

Ein kurzer Tipp aus der Praxis: Die n8n Community ist super hilfsbereit. Stuck? Stell deine Frage dort – meist bekommst du innerhalb von Stunden eine Antwort.

3. Variablen und Expressions nutzen

n8n kann mehr als nur Daten durchreichen. Mit Expressions kannst du:

• Daten formatieren (Datum, Text, Zahlen)
• Bedingungen einbauen ("Wenn X, dann Y")
• Daten transformieren ohne Code zu schreiben

Klingt kompliziert? Ist es nicht. Die n8n Docs haben eine super Expression-Übersicht – Bookmark lohnt sich!

4. Testen, testen, testen

Bevor du einen Workflow live schaltest:

1. Nutze Test-Daten (nie mit echten Kunden-Daten experimentieren!)
2. Durchlaufe alle möglichen Szenarien
3. Check die Ausgabe jedes einzelnen Nodes

Ein kleiner Fehler im Workflow kann große Auswirkungen haben. Trust me, ich spreche aus Erfahrung.

Von Anfänger zu Automatisierungs-Pro

Du hast jetzt die Basics drauf – aber das ist erst der Anfang. n8n kann noch so viel mehr:

• Webhooks für Echtzeit-Integrationen
• HTTP Requests für APIs ohne offizielle Integration
• Code Nodes für Custom Logic (JavaScript/Python)
• Cron Jobs für komplexe Zeitsteuerungen

Der offizielle n8n YouTube-Channel hat Tutorials für jeden Level – von Anfänger bis Advanced.

n8n + CRM = Match made in Heaven

Für kleine Unternehmen ist die Kombi aus n8n und einem passenden CRM der Sweet Spot. Mit einer cloudbasierten CRM-Software für kleine Unternehmen und n8n-Automatisierung deckst du 90% deiner Prozesse ab.

Einige Beispiele:

• Neue Kontakte automatisch aus verschiedenen Quellen ins CRM laden
• Follow-up E-Mails zeitgesteuert versenden
• Deal-Updates an Slack oder Teams melden
• Reports automatisch generieren und per Mail verschicken

Ob du nun eine günstige CRM-Software für kleine Unternehmen wie Customermates nutzt (mit direkter n8n-Integration und für nur 12€/Monat ein echter Preis-Leistungs-Tipp) oder auf etablierte Lösungen setzt – n8n spielt mit allen zusammen. Das ist der Vorteil von Open Source.

Für CRM-Software für IT-Unternehmen oder speziell für Softwareunternehmen sind die technischen Möglichkeiten von n8n besonders interessant. Du kannst quasi jede API anbinden – perfekt für Custom-Integrationen.

Der Reality-Check: Für wen ist n8n?

Perfekt für:

• Kleine Unternehmen mit begrenztem Budget
• Teams, die Kontrolle über ihre Daten wollen
• Start-ups, die schnell skalieren wollen
• Jeden, der keine Lust auf repetitive Aufgaben hat

Weniger geeignet für:

• Absolute Tech-Verweigerer (ein bisschen Einarbeitung braucht's schon)

Deine nächsten Schritte

1. Account anlegen: Geh zu n8n.io und leg los (wirklich, jetzt gleich!)
2. Template aussuchen: Browse die Workflow-Bibliothek und such dir was Passendes
3. Ersten Workflow bauen: Start simple – ein Workflow ist besser als kein Workflow
4. Community beitreten: Die n8n Community hilft, wenn's klemmt
5. Iterieren: Workflow läuft? Super! Jetzt optimieren und erweitern

Fazit: Automatisierung ist für alle da

n8n beweist: Automatisierung muss weder teuer noch kompliziert sein. In 5 Minuten hast du deinen ersten Workflow am Laufen – und sparst ab dann Zeit, Nerven und am Ende auch Geld.

Für kleine Unternehmen, die nach einer erschwinglichen CRM-Software für kleine Unternehmen suchen und gleichzeitig Prozesse automatisieren wollen, ist die Kombi aus einem schlanken CRM (wie Customermates, HubSpot Free oder Pipedrive) plus n8n eine echte Alternative zu teuren All-in-One-Lösungen.

Die Philosophie ist simpel: 80% der Funktionen zu 20% des Preises – und den Rest baust du dir mit n8n einfach selbst.

Also: Die ersten 5 Minuten sind um – Zeit für deinen ersten Workflow.