n8n für Anfänger: Ihren ersten Automatisierungs-Workflow bauen

n8n lernen Sie am schnellsten, indem Sie einen kleinen Workflow komplett durchbauen: ein Trigger, der Daten empfängt, ein Node, der etwas damit tut, ein Testlauf und zum Schluss Publish, damit der Workflow ohne Sie läuft. Alles Größere in n8n folgt demselben Muster, nur mit mehr Nodes. Diese Anleitung zeigt diesen ersten Workflow, die Verwechslung von Test- und Produktions-URL, an der viele Einsteiger hängen bleiben, die Fehlerbehandlung und einen zweiten Workflow, der Website-Anfragen in ein CRM schreibt.

Ein Hinweis vorab: Die offizielle Dokumentation von n8n ist englischsprachig und nennt Buttons und Nodes mit englischen Namen. Diese Anleitung übernimmt diese Namen, damit Sie sie im Editor und in der Dokumentation wiederfinden.

Die sechs Begriffe, die Sie kennen müssen

Wer diese Begriffe einordnen kann, findet sich im Editor sofort zurecht.

Die letzte Zeile entscheidet über die Kosten. n8n definiert auf der Preisseite eine Execution als einen einzelnen Lauf des gesamten Workflows, unabhängig davon, wie viele Schritte er enthält oder wie viele Daten er verarbeitet. Ein Workflow mit zehn Nodes, der einmal läuft, ist eine Execution.

Cloud oder selbst gehostet: Wo n8n laufen soll

Es gibt zwei Wege. n8n Cloud braucht nur ein Konto. Die Community Edition ist kostenlos und läuft auf Ihrem Rechner oder Server, den Sie dann selbst pflegen.

Preise am 8. Oktober 2026 auf der Preisseite von n8n geprüft. Monatliche Zahlung ist ebenfalls möglich und teurer; die Seite bewirbt die jährliche Zahlung mit 17 % Ersparnis. Die Cloud-Testphase bietet Pro-Funktionen mit einer Grenze von 1.000 Executions und ohne Kreditkarte.

Zwei Unterschiede bestimmen, was Sie als Einsteiger tun können:

• Community Nodes. n8n Cloud installiert nur verifizierte Community Nodes. Nicht verifizierte brauchen laut Dokumentation zu Community Nodes eine selbst gehostete Instanz.
• Lizenz. Die Community Edition steht unter der Sustainable Use License. Sie erlaubt die Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke sowie nicht kommerzielle und private Zwecke. Die Automatisierung Ihres eigenen Unternehmens ist damit abgedeckt, der Weiterverkauf von n8n als gehosteter Dienst nicht.

Nehmen Sie die Cloud, wenn Sie heute anfangen wollen und niemand im Team einen Server betreuen möchte. Hosten Sie selbst, wenn Sie nicht verifizierte Community Nodes brauchen, die Daten auf eigener Infrastruktur halten wollen oder so viele Läufe erwarten, dass die Execution-Grenzen teurer wären als ein kleiner Server.

Für einen lokalen Test der Community Edition ist Docker der kürzeste Weg. Das ist eine verkürzte Fassung des Befehls aus der Docker-Anleitung von n8n:

docker volume create n8n_data
docker run -it --rm --name n8n -p 5678:5678 \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n n8nio/n8n

Danach öffnen Sie http://localhost:5678. Die Anleitung ergänzt Zeitzonen-Einstellungen, und für einen dauerhaft laufenden Server verweist n8n auf das Setup mit Docker Compose und HTTPS. Zum Lernen genügt die lokale Instanz. Aus dem Internet ist sie allerdings nicht erreichbar, und das wird wichtig, sobald ein Cloud-Dienst Ihren Webhook aufrufen soll.

Ihr erster Workflow: eine Anfrage, die Ihnen eine E-Mail schickt

Der Workflow empfängt JSON-Daten, wie ein Kontaktformular sie senden würde, prüft, ob eine E-Mail-Adresse enthalten ist, und schickt Ihnen die Angaben per E-Mail. Er besteht aus drei Nodes und deckt alle Grundbegriffe ab.

1. Workflow anlegen und Webhook-Trigger hinzufügen

   Legen Sie einen neuen Workflow an und fügen Sie den Webhook-Node als Trigger hinzu. Stellen Sie die HTTP-Methode auf POST und geben Sie dem Pfad einen lesbaren Namen wie anfrage. Der Node zeigt zwei Adressen, eine Test-URL und eine Produktions-URL. Kopieren Sie die Test-URL.

2. Testdaten senden

   Klicken Sie auf Listen for test event. n8n wartet jetzt auf einen Aufruf. Senden Sie aus dem Terminal eine Beispielanfrage an die Test-URL:

   curl -X POST "<ihre-test-url>" \
     -H "Content-Type: application/json" \
     -d '{"firstName":"Lisa","lastName":"Meyer","email":"lisa@example.com","message":"Können wir über eine Zusammenarbeit sprechen?"}'

   Im Ausgabebereich des Nodes erscheinen nun die vier Felder. Pinnen Sie diese Ausgabe, damit spätere Testläufe sie ohne neuen curl-Aufruf verwenden.

3. If-Node hinzufügen

   Verbinden Sie einen If-Node und legen Sie eine Bedingung an: {{ $json.body.email }} ist nicht leer. Webhook-Daten kommen unter body an. An diesem Detail scheitern viele bei ihrer ersten Expression. Was die Bedingung erfüllt, läuft über den true-Zweig weiter.

4. E-Mail-Node an den true-Zweig hängen

   Fügen Sie einen Gmail-Node hinzu (oder Send Email mit SMTP-Zugangsdaten) und legen Sie das Credential an, wenn der Node danach fragt. Schreiben Sie in den Betreff Neue Anfrage von {{ $json.body.firstName }} {{ $json.body.lastName }} und übernehmen Sie Nachricht und E-Mail-Adresse in den Text.

5. Den ganzen Workflow ausführen

   Klicken Sie auf Execute workflow und senden Sie den curl-Aufruf erneut. Jeder Node, der gelaufen ist, zeigt die Anzahl seiner Items, und ein Klick auf den Node zeigt genau, was hinein- und was herausging. Kommt die E-Mail an, stimmt die Logik.

6. Veröffentlichen und auf die Produktions-URL wechseln

   Klicken Sie auf Publish. Ab jetzt hört der Workflow auf die Produktions-URL, und genau diese Adresse muss Ihr Formular aufrufen. Produktive Läufe erscheinen nicht auf der Arbeitsfläche, Sie finden sie im Tab Executions.

Test-URL oder Produktions-URL?

Die Verwechslung der beiden Adressen ist eine häufige Ursache für Fragen der Art „mein Webhook funktioniert nicht“. Die Dokumentation des Webhook-Nodes trennt beide so:

Liefert ein Aufruf der Produktions-URL einen Fehler, prüfen Sie zuerst, ob der Workflow veröffentlicht ist, und danach, ob der Aufrufer die richtige Methode verwendet (hier POST).

Fehlerbehandlung, bevor Sie sich auf den Workflow verlassen

Ein veröffentlichter Workflow meldet Fehler niemandem, solange Sie n8n nicht sagen, wohin Fehler gemeldet werden sollen. Zwei Einstellungen decken die meisten Fälle ab.

1. Ein Error-Workflow. Legen Sie einen eigenen Workflow an, der mit dem Error Trigger-Node beginnt und Ihnen eine E-Mail mit dem Namen des fehlgeschlagenen Workflows und der Fehlermeldung schickt. Öffnen Sie dann den ursprünglichen Workflow, gehen Sie auf Options > Settings und wählen Sie ihn unter Error workflow aus. Welche Daten der Error Trigger erhält, steht in der Dokumentation zur Fehlerbehandlung.
2. Node-Einstellungen. Jeder Node hat einen Tab mit Einstellungen. Für Aufrufe externer APIs schalten Sie Retry On Fail ein. Bei Schritten, deren Ausfall nicht schadet, etwa einer Protokollierung, stellen Sie On Error auf Continue, damit der Rest des Laufs durchläuft.

Vergeben Sie bei der Gelegenheit klare Namen. „Anfrage: Website-Formular ins CRM“ in einer Fehler-E-Mail zeigt Ihnen sofort, wo Sie suchen müssen. „My workflow 3“ nicht.

Zweiter Workflow: Website-Anfrage ins CRM

Sinnvoll wird der erste Workflow, wenn die Anfrage dort landet, wo Ihr Team mit Kunden arbeitet. Das Muster ist für jedes CRM mit REST-API gleich: per API-Key anmelden, die Formularfelder den Feldnamen des CRM zuordnen, eine HTTP-Anfrage senden. Das Beispiel nutzt Customermates, das CRM, das diese Anleitung veröffentlicht, weil dessen API-Details öffentlich dokumentiert sind.

1. API-Key anlegen

   Öffnen Sie in Customermates Einstellungen → API-Schlüssel, klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie Standard-API-Key. Der Key hat dieselben Berechtigungen wie der Nutzer, der ihn angelegt hat. Legen Sie ihn also mit einem Nutzer an, der Kontakte erstellen darf. Details stehen unter API-Keys.

2. Als n8n-Credential speichern

   Legen Sie in n8n ein Header Auth-Credential mit dem Header-Namen x-api-key und dem Key als Wert an. Alle Nodes, die mit dem CRM kommunizieren, nutzen es, sodass Sie einen neuen Key nur an einer Stelle eintragen.

3. E-Mail-Node durch einen HTTP-Request-Node ersetzen

   Ermitteln Sie zuerst einmalig die IDs: POST <ihre-customermates-adresse>/api/v1/model/discover mit {} liefert die Typ-ID der Kontakte, und POST /api/v1/model/read mit dieser ID in typeIds liefert die Feld-IDs und die aktuelle Schema-Revision. Hängen Sie dann an den true-Zweig des If-Nodes einen HTTP Request-Node: Methode POST, URL <ihre-customermates-adresse>/api/v1/records/mutate, Authentifizierung über das Header-Auth-Credential und dieser JSON-Body:

   {
     "expectedRevision": 12,
     "idempotencyKey": "inquiry-{{ $execution.id }}",
     "mutation": {
       "action": "create",
       "typeId": "<Typ-ID der Kontakte>",
       "fields": [
         { "fieldId": "<Feld-ID Vorname>", "value": { "kind": "text", "value": "{{ $json.body.firstName }}" } },
         { "fieldId": "<Feld-ID Nachname>", "value": { "kind": "text", "value": "{{ $json.body.lastName }}" } }
       ],
       "identities": [{ "provider": "mail", "value": "{{ $json.body.email }}" }]
     }
   }

   Ersetzen Sie 12 und die IDs in spitzen Klammern durch die Werte aus model/read. Die E-Mail-Adresse gehört in identities mit dem Provider mail. So verknüpft Customermates einen Kontakt mit seinen E-Mail-Konversationen. Der Idempotenzschlüssel sorgt dafür, dass ein wiederholter Lauf das erste Ergebnis liefert, statt einen zweiten Kontakt anzulegen. Die Nachricht selbst ergänzen Sie danach mit einer update-Mutation in den Notizen des Kontakts.

4. Benachrichtigung behalten

   Lassen Sie hinter dem HTTP-Request-Node den E-Mail-Node stehen, damit jemand den neuen Kontakt bemerkt. Testen Sie mit den gepinnten Daten, prüfen Sie den Kontakt im CRM und veröffentlichen Sie den Workflow.

Die Gegenrichtung funktioniert ebenfalls. Unter Einstellungen → Webhooks → Hinzufügen schickt Customermates einen POST an einen n8n-Webhook-Node, sobald ein abonniertes Ereignis eintritt, etwa record.created für die Liste Kontakte oder record.updated für die Liste Deals. Setzen Sie ein Secret, damit n8n die Signatur prüfen kann. Den Aufbau der Daten zeigt die Webhook-Referenz. Ein praktischer Haken: Customermates Cloud erreicht keine n8n-Instanz auf localhost. Für diese Richtung brauchen Sie n8n Cloud oder ein selbst gehostetes n8n mit öffentlicher HTTPS-Adresse.

Einige Details aus der n8n-Anleitung von Customermates sparen Fehlersuche:

• Verknüpfungen ändern sich nur über link- und unlink-Mutationen. Alte Beziehungsfelder wie organizationIds werden nicht angenommen.
• updateMany und deleteMany nehmen höchstens 100 Datensätze pro Anfrage an. Teilen Sie größere Mengen auf.
• Webhook-Zustellungen kommen nicht garantiert in Reihenfolge an. Sortieren Sie sie nach dem Feld timestamp in den gelieferten Daten und verwerfen Sie Duplikate anhand der Ereignis-ID.

Es gibt außerdem einen Community Node von Customermates, @customermates/n8n-nodes-crm, mit einem Aktions-Node für CRM-Datensätze und einem Trigger-Node für Webhook-Ereignisse. Er hat einen eigenen Release-Zyklus; prüfen Sie daher, ob er die aktuelle Datensatz-API unterstützt, bevor Sie seine CRM-Aktionen nutzen. Da n8n Cloud nur verifizierte Community Nodes installiert, planen Sie dort mit dem HTTP-Request-Weg und nutzen den Community Node auf einem selbst gehosteten n8n.

Wo Customermates passt und wo nicht

n8n ist ein eigenständiges Produkt und in keinem Customermates-Tarif enthalten. Sie betreiben es selbst oder buchen n8n Cloud. REST-API, Webhooks und MCP funktionieren in jedem Tarif von Customermates Cloud, ab 12 € pro Nutzer und Monat (siehe Preise), und in der selbst gehosteten Open-Source-Version.

Nicht jede CRM-Automatisierung braucht n8n. Lautet die Aufgabe „jeden Montag die Deals durchsehen, die sich nicht bewegt haben, und zu jedem eine Notiz entwerfen“, ist eher Urteilsvermögen gefragt als Verkabelung. In Customermates Cloud führt eine Routine Mate, den Assistenten in der App, nach Zeitplan oder bei einem Datensatz-Ereignis mit einer gespeicherten Anweisung aus und verbraucht dabei gehostete KI-Credits. Soll lieber Ihr eigener KI-Client im CRM arbeiten, verbinden Sie ihn über MCP. n8n ist die richtige Wahl, wenn die Aufgabe fest geregelt ist und mehrere Systeme berührt: Formular, CRM, Tabelle, Team-Chat.

Brauchen Sie nur eine Kontaktliste in einer Tabelle und eine E-Mail pro Anfrage, benötigen Sie für dieses Tutorial gar kein CRM. Ein Google-Sheets-Node am true-Zweig erledigt das.

Häufige Fragen