Die günstige Microsoft Dynamics Alternative

Microsoft Dynamics 365 Sales ist ein Enterprise-CRM der Spitzenklasse – entwickelt für große Konzerne mit komplexen Vertriebsstrukturen, tiefgreifender Microsoft-Integration und dedizierten IT-Teams. Es ist extrem leistungsfähig, aber auch extrem teuer (65-150 € pro User), hochkomplex und erfordert professionelle Implementierung durch zertifizierte Partner. Für kleine Unternehmen ist Dynamics 365 Sales wie ein Flugzeugträger, wenn man nur ein Boot braucht. Customermates bietet Ihnen alle essentiellen CRM-Funktionen zu einem Bruchteil des Preises. Einfach, transparent und sofort einsatzbereit.

Setup & Einstieg

Customermates ist in zwei Minuten einsatzbereit. Keine Konfiguration, keine IT-Abteilung, keine Consultants. Die Oberfläche ist intuitiv, klar strukturiert und erfordert keine Schulung. Sie können sofort mit echten Kundendaten arbeiten.

Microsoft Dynamics 365 Sales ist für schnelle Starts nicht ausgelegt. Selbst die Professional-Version erfordert eine umfangreiche Einrichtung: Azure-Integration, Power Platform-Konfiguration, Security Roles, Business Units, Workflows, Custom Entities und vieles mehr. Die Implementierung dauert Wochen bis Monate und erfordert in den meisten Fällen externe Consultants oder zertifizierte Microsoft-Partner. Kosten für die Implementierung: oft 10.000-50.000 € oder mehr, abhängig von der Komplexität. Ein 30-Tage-Trial ist verfügbar, aber Sie müssen eine Kreditkarte hinterlegen und sich durch eine komplexe Registrierung kämpfen. Selbst im Trial-Modus ist das System überwältigend für kleine Teams ohne dedizierte IT-Ressourcen.

Preis & Kostenmodell

Customermates kostet 12 € pro User – ein transparenter Fixpreis für alle Features.

Microsoft Dynamics 365 Sales ist extrem teuer:

Dynamics 365 Sales Professional: 65 € pro User (seit Oktober 2024)

• Basis-CRM-Funktionen, aber stark eingeschränkt
• Keine erweiterten Customization-Möglichkeiten
• Keine AI-Features

Dynamics 365 Sales Enterprise: 105 € pro User (seit Oktober 2024, früher 95 €)

• Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten und Automatisierung
• Embedded Intelligence, aber limitiert
• Sales Accelerator, Lead Scoring (eingeschränkt)

Dynamics 365 Sales Premium: 150 € pro User

• Volle AI-Funktionalität (Conversation Intelligence, Relationship Analytics)
• Advanced Forecasting
• Vollständige Sales Insights Suite

Ein Team mit nur 5 Mitarbeitern zahlt bei Dynamics 365:

• Professional: 325 € pro Monat (5 × 65 €)
• Enterprise: 525 € pro Monat (5 × 105 €)
• Premium: 750 € pro Monat (5 × 150 €)

Bei Customermates: 60 € pro Monat (5 × 12 €) – mit allen Features inklusive.

Hinzu kommen bei Dynamics 365 versteckte Kosten:

• Implementierungskosten (10.000-50.000 € oder mehr)
• Consultant-Fees (100-250 € pro Stunde)
• Microsoft Copilot for Sales (zusätzlich 50 € pro User)
• Power Automate Premium (für erweiterte Workflows: 15 € pro User)
• Zusätzlicher Speicher (10 € pro 1 GB)
• LinkedIn Sales Navigator (für Microsoft Relationship Sales)
• Team Member Licenses (8 € für Read-Only-Zugriff)

Lizenzkomplexität: Ein Albtraum für kleine Unternehmen

Dynamics 365 hat eines der komplexesten Lizenzmodelle in der gesamten Software-Industrie:

• User Licenses (Professional, Enterprise, Premium)
• Attach Licenses (20 € rabattiert, wenn Sie bereits andere D365-Apps nutzen)
• Team Member Licenses (8 € für eingeschränkten Zugriff)
• Device Licenses (nur für Enterprise, falls mehrere User ein Gerät teilen)
• Microsoft Relationship Sales (Bundle mit LinkedIn Sales Navigator)
• Copilot for Sales (50 € extra pro User)
• Power Platform Seeded Licenses (limitiert, oft müssen Sie upgraden)
• Capacity Add-ons (Speicher, API-Calls)

Selbst erfahrene IT-Administratoren haben Schwierigkeiten, das Modell zu verstehen. Kleine Unternehmen brauchen oft Licensing-Consultants, um überhaupt herauszufinden, welche Lizenzen sie benötigen.

Customermates: Ein Preis. Alle Features. Fertig.

Funktionale Unterschiede

Beide Systeme decken die CRM-Grundfunktionen ab: Kontakte, Deals, Pipelines, Aufgaben, E-Mail-Integration. Der fundamentale Unterschied liegt in der Komplexität und Zielgruppe.

Dynamics 365 Sales ist ein Enterprise-System, entwickelt für große Konzerne mit komplexen Anforderungen: Multi-Währungs-Support, Territory Management, hierarchische Organisations-Strukturen, Custom Business Logic mit Power Apps und Power Automate, tiefe Integration in das gesamte Microsoft-Ökosystem (Teams, Outlook, SharePoint, Power BI).

Das Problem: All diese Power kommt mit enormer Komplexität. Die Benutzeroberfläche ist überladen, die Navigation unintuitiv, und selbst einfache Aufgaben erfordern mehrere Klicks durch verschiedene Menüebenen. Für ein kleines Team, das einfach nur Leads verwalten und Deals tracken will, ist das vollkommen überdimensioniert.

Customermates ist fokussiert auf kleine Unternehmen: klare, einfache Workflows, intuitive Navigation, alle wichtigen Features ohne Ballast. Sie bekommen ein CRM, das funktioniert – nicht ein System, das Sie verwalten müssen.

AI-Features: Copilot & Co.

Dynamics 365 bewirbt massiv seine AI-Funktionen: Microsoft Copilot for Sales, Conversation Intelligence, Relationship Analytics, Predictive Forecasting. Das klingt beeindruckend, hat aber mehrere Haken:

Erstens: Die meisten AI-Features sind nur in Sales Premium (150 € pro User) verfügbar. Im Professional-Plan gibt es kaum AI-Funktionalität.

Zweitens: Microsoft Copilot for Sales kostet zusätzlich 50 € pro User – on top der bereits hohen Lizenzkosten.

Drittens: Die AI-Features funktionieren nur gut mit sehr großen Datenmengen. Für ein kleines Team mit 100-500 Kontakten sind die AI-Vorschläge oft irrelevant oder ungenau.

Customermates setzt nicht auf AI-Hype, sondern auf klare, verlässliche Prozesse. Keine versteckten AI-Kosten, keine überambitionierten Features, die in der Praxis nicht funktionieren.

Integration: Microsoft-Ökosystem vs. Flexibilität

Dynamics 365 Sales ist tief ins Microsoft-Ökosystem integriert: nahtlose Verbindung zu Outlook, Teams, SharePoint, Power BI, Power Automate. Das ist großartig – wenn Sie bereits vollständig auf Microsoft setzen und die entsprechenden Lizenzen haben.

Aber: Diese Integration ist auch eine Abhängigkeit. Sie brauchen Microsoft 365 Business-Lizenzen (ab 12,50 € pro User extra), Power Automate Premium für erweiterte Workflows (15 € pro User extra), und idealerweise Power BI Pro (10 € pro User extra). Die "nahtlose Integration" summiert sich schnell zu 40-60 € zusätzlichen Kosten pro User pro Monat.

Customermates bietet offene, flexible Integrationen über n8n. Sie sind nicht an ein bestimmtes Ökosystem gebunden und können frei wählen, welche Tools Sie nutzen wollen.

Datenschutz & Hosting

Customermates hostet ausschließlich in der EU bzw. Deutschland und bietet vollständige DSGVO-Konformität mit echter Datensouveränität. Ihre Kundendaten bleiben in Deutschland.

Dynamics 365 Sales hostet auf Microsoft Azure, global verteilt. Zwar können Sie EU-Datenzentren wählen und das System ist DSGVO-konform, aber die Datenkontrolle ist eingeschränkt. Microsoft hat Zugriff auf Ihre Daten für Wartung, Support und AI-Training (sofern nicht explizit ausgeschlossen). Für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen ist das problematisch.

Support & Wartung

Dynamics 365 bietet professionellen Enterprise-Support – aber nur gegen Aufpreis. Standard-Support ist enthalten, aber für schnelle Response-Zeiten und dedizierte Support-Kanäle müssen Sie Premier Support oder Unified Support buchen (ab 1.000 € pro Monat aufwärts).

Hinzu kommt: Updates werden von Microsoft automatisch ausgerollt, zweimal jährlich (Wave 1 und Wave 2). Diese Updates können Workflows brechen, Custom Codes überarbeiten und neue Bugs einführen. Sie brauchen ein dediziertes IT-Team oder externe Consultants, um diese Updates zu managen.

Customermates bietet klaren, zuverlässigen Support für alle User – ohne versteckte Premium-Support-Kosten. Updates sind rückwärtskompatibel und brechen keine bestehenden Workflows.

Für wen ist welches System geeignet?

Microsoft Dynamics 365 Sales ist richtig für Sie, wenn:

• Sie ein Großunternehmen mit 100+ Mitarbeitern sind
• Sie dedizierte IT-Teams und Dynamics 365-Admins haben
• Sie bereits vollständig auf Microsoft setzen (Office 365, Azure, Power Platform)
• Sie komplexe, globale Vertriebsstrukturen haben
• Sie Budget für Lizenzen (65-150 € pro User), Implementierung (10.000-50.000 €) und laufende Wartung haben
• Sie branchenspezifische, hochspezialisierte CRM-Features brauchen

Customermates ist richtig für Sie, wenn:

• Sie ein kleines Unternehmen oder Startup sind
• Sie sofort produktiv arbeiten wollen, ohne Monate der Implementierung
• Sie ein begrenztes Budget haben (12 € statt 65-150 €)
• Sie keine IT-Abteilung oder externe Consultants beschäftigen wollen