Die günstige Zoho CRM Alternative

Zoho CRM ist eine solide, umfangreiche Lösung mit einem attraktiven Einstiegspreis – auf den ersten Blick. Die Realität sieht oft anders aus: Viele wichtige Features sind an höhere Tarife gebunden, und die scheinbar günstigen Preise steigen schnell, sobald man mehr als die Basis-Funktionen braucht. Zudem ist das System komplex, mit vielen versteckten Limits und einem überfrachteten Interface. Customermates dagegen bleibt transparent, einfach und fokussiert – ein CRM, das genau das macht, was kleine Unternehmen brauchen, ohne unnötige Komplexität.

Setup & Einstieg

Customermates ist in zwei Minuten einsatzbereit. Keine Konfiguration, keine Schulung, kein manueller Setup-Prozess. Die Oberfläche ist klar strukturiert, und Sie können sofort mit echten Kundendaten arbeiten.

Zoho CRM wirbt mit einer einfachen Einrichtung, doch in der Praxis zeigt sich schnell: Das System ist komplex. Es gibt unzählige Module, Untermenüs und Konfigurationsmöglichkeiten. Wer effektiv mit Zoho arbeiten will, muss sich erst durch Tutorials und Dokumentation kämpfen. Was als "einfaches CRM" angepriesen wird, entpuppt sich als überladenes System mit steiler Lernkurve. Selbst der Free Plan, der für bis zu drei User kostenlos ist, bietet zwar viele Features, ist aber für Einsteiger schwer durchschaubar.

Preis & Kostenmodell

Customermates kostet 12 € pro User – ein klarer, fixer Preis für alle Features. Zoho CRM beginnt bei 14 € pro User im Standard-Plan (bei jährlicher Zahlung), steigt aber schnell auf 23 €, 40 € oder 52 € für Professional, Enterprise und Ultimate. Bei monatlicher Zahlung liegen die Preise sogar 20-50 % höher.

Der Free Plan von Zoho wirkt verlockend, ist aber auf drei User limitiert und fehlen wichtige Features wie API-Zugriff, erweiterte Workflows und professionelle Berichte. Wer ernsthaft mit dem System arbeiten will, muss upgraden – und dann wird es teurer als gedacht.

Hinzu kommen versteckte Kosten: Support ist nur im Basisumfang inklusive, bessere Support-Optionen (24/5 oder 24/7) kosten extra. Auch zusätzlicher Speicherplatz, Daten-Backups und Portale für externe User sind kostenpflichtige Add-ons.

Nutzungslimits & Flexibilität

Ein großes Problem bei Zoho CRM: Fast alles ist limitiert. Custom Fields, Workflow-Regeln, Reports, Speicherplatz – alles hängt davon ab, welchen Plan Sie buchen. Im Free Plan gibt es nur eine Workflow-Regel und fünf Custom Lists pro Modul. Selbst im Standard-Plan bleiben viele Funktionen eingeschränkt.

Customermates setzt keine künstlichen Grenzen. Unbegrenzte Einträge, unbegrenzte Custom Fields, unbegrenzte Workflows – alles inklusive, ohne Aufpreis. Sie zahlen nur für die Anzahl der User, nicht für die Nutzung.

Funktionale Unterschiede

Beide Systeme decken die CRM-Basics ab: Kontaktverwaltung, Deals, Pipelines, Aufgaben, E-Mail-Integration. Der Unterschied liegt in der Handhabung.

Zoho CRM ist funktionsreich, aber überladen. Es gibt dutzende Module, Sub-Features und Konfigurationsebenen – viele davon braucht man nie. Die Benutzeroberfläche ist unübersichtlich, mit Menüs, die in weitere Untermenüs führen. Das System bietet zwar viele Möglichkeiten, aber es ist schwierig, die richtigen Features zu finden und sinnvoll zu nutzen.

Customermates konzentriert sich auf das Wesentliche: ein schlankes, übersichtliches CRM, das genau das tut, was kleine Unternehmen brauchen – ohne Ballast. Klare Navigation, einfache Prozesse, keine versteckten Funktionen.

Datenschutz & Hosting

Customermates hostet ausschließlich in der EU bzw. Deutschland und bietet vollständige DSGVO-Konformität.

Zoho CRM hostet seine Daten global, hauptsächlich in den USA und Indien. Zwar bietet Zoho auch EU-Server an, aber standardmäßig landen Ihre Daten auf internationalen Servern. Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen sollten hier genau hinsehen.

Integrationen & Automatisierung

Zoho CRM bietet viele Integrationen – aber die meisten sind nur in den höheren Tarifen verfügbar. Der API-Zugriff fehlt im Free Plan komplett und ist erst ab dem Standard-Plan nutzbar. Auch Workflow-Automatisierung ist stark eingeschränkt: Im Free Plan gibt es nur eine Workflow-Regel, im Standard fünf, erst ab Professional wird es wirklich nutzbar.

Customermates bietet von Anfang an vollständigen API-Zugriff und n8n-Integration für flexible, selbst konfigurierbare Workflows – ohne Tarifgrenzen. Automatisierung ist simpel, transparent und nicht an teure Upgrades gebunden.

Für wen ist was geeignet?

Zoho CRM ist richtig für Sie, wenn:

• Sie ein mittelgroßes Unternehmen mit vielen spezialisierten Anforderungen sind
• Sie Zeit und Ressourcen haben, das System einzurichten und zu verwalten
• Sie Zoho's gesamtes Ökosystem nutzen wollen (Zoho One, Zoho Books, etc.)
• Sie bereit sind, für höhere Tarife zu zahlen

Customermates ist richtig für Sie, wenn:

• Sie ein kleines Unternehmen oder Startup sind
• Sie sofort loslegen wollen, ohne Einarbeitungszeit
• Sie ein günstiges Preismodell ohne versteckte Limits möchten
• Sie ein CRM wollen, das einfach funktioniert