CRM für Reinigungsunternehmen

Jede Anfrage und jedes Angebot in einer Pipeline, jedes Objekt mit Zugangsdaten und Vertragslaufzeit und, ab Pro, Kunden-E-Mail und WhatsApp in einem Posteingang. Das Reinigungsfirmen-CRM für Kundengewinnung und -bindung, neben Ihrer Einsatzplanung und Rechnungssoftware.

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Ein CRM für Reinigungsunternehmen ersetzt den Flickenteppich aus Tabellen, Gruppenchats und Notizzetteln, auf den viele Reinigungsfirmen setzen. Ob Haushaltsreinigung, gewerbliche Gebäudereinigung oder spezialisierter Reinigungsservice: Customermates gibt Ihnen ein System für Kunden, Objekte, Angebote, Verträge und Kundenkommunikation. Es ist bewusst fokussiert: Es ist keine Einsatzplanungs- oder Dispositionssoftware und schreibt keine Rechnungen. Viele Betriebe nutzen es neben ihrem Einsatzplaner und ihrer Buchhaltung.

Warum Reinigungsunternehmen ein spezialisiertes CRM brauchen

Reinigungsunternehmen wirken von außen einfach, aber hinter den Kulissen ist die Komplexität enorm. Sie jonglieren mit wiederkehrenden Einsätzen, Einmal-Aufträgen wie Grundreinigungen, mehreren Kundenobjekten, wechselnden Teams, Materialien und Kunden, die zuverlässige Kommunikation erwarten. Wachstum macht alles schwieriger, es sei denn, Sie haben ein System.

Typische Probleme, die ein Reinigungsfirmen-CRM löst:

Anfragen versanden: Ein Facility Manager schreibt wegen Büroreinigung, aber Sie koordinieren gerade Teams. Bis Sie antworten, hat der Interessent bereits bei einem Mitbewerber unterschrieben.
Wiederkehrende Leistungen werden unübersichtlich: Wöchentliche Büroreinigung, zweiwöchentliche Privatbesuche, monatliche Grundreinigung, vierteljährliche Fensterreinigung. Wenn Turnus und Sonderwünsche nur in einer Tabelle stehen, sind Fehler vorprogrammiert.
Objektdetails gehen verloren: Das Büro in der Hauptstraße will den Konferenzraum zuerst. Der Privatkunde ist allergisch gegen bestimmte Reinigungsmittel. Ohne Notizen in der richtigen Akte startet jedes Team blind.
Angebote werden nicht zu Verträgen: Sie nennen nach der Begehung einen Preis, aber niemand fasst nach. Der Interessent meldet sich nicht mehr. Eine strukturierte Angebots-Pipeline zeigt, welche Angebote noch offen sind.
Vertragsverlängerungen werden verpasst: Ein 12-Monats-Vertrag läuft nächste Woche aus, aber niemand hat es gesehen.
Unklare Zuständigkeiten: Welches Team betreut welches Objekt? Welches Team hat die nötige Qualifikation für den Krankenhausvertrag? Ohne Überblick wird jede Umbesetzung zur Suche.
Kein Geschäftsüberblick: Wie viele aktive Verträge? Welcher Vertragswert? Welche Verträge laufen bald aus? Ohne ein CRM-Dashboard ist Wachstum Blindflug.

Wie Customermates als CRM für Reinigungsfirmen funktioniert

Customermates gibt Ihrer Reinigungsfirma eine zentrale Plattform für jeden Kunden, jedes Objekt, jedes Angebot, jeden Vertrag und jede offene Aufgabe. Es ist kein Reinigungsplaner, sondern ein CRM, das sich über typisierte Felder und gespeicherte Ansichten Ihrem Betrieb anpasst.

Wiederkehrende Einsätze und Turnus

Reinigungsunternehmen stehen und fallen mit dem Turnus. In Customermates halten Sie ihn als Leistung (Service) oder als Auswahlfeld am Vertrag fest: täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich. Wenn ein Kunde seinen Turnus ändert, ist die Änderung zentral und für alle sichtbar. Die eigentliche Einsatzplanung mit Datum und Uhrzeit bleibt in Ihrem Kalender oder Einsatzplaner; Customermates plant keine Termine und verschickt keine Erinnerungen.

Wer vor jedem Einsatz automatisch eine Nachricht an Team oder Kunde verschicken will, baut das über Webhooks, die REST-API und ein separat betriebenes n8n.

Objektdetails und Kundendaten

Jeder Kunden- oder Organisationsdatensatz speichert Kontaktdaten, Objektadresse, Quadratmeter, Raumanzahl, Zugangshinweise, Schlüsselhalter-Kontakte, Reinigungspräferenzen, Produkteinschränkungen und den Aktivitätsverlauf. Teamleiter sehen die Details im Browser auf dem Handy. Sensible Daten wie Alarmcodes gehören in ein dafür vorgesehenes System; Rollen und Berechtigungen regeln pro Datensatztyp, wer was sehen und ändern darf.

Für Gewerbekunden mit mehreren Objekten legen Sie den Kunden als Organisation an und verknüpfen je Objekt einen Vertrag (Deal), sodass Sie die gesamte Geschäftsbeziehung auf einen Blick sehen.

Teamzuordnung

Halten Sie über ein Auswahlfeld „Team“ oder den Verantwortlichen fest, wer welches Objekt betreut. Gruppieren Sie nach Team, um die Verteilung zu sehen, und ändern Sie die Zuordnung, wenn jemand ausfällt. Teamleiter prüfen Objekthinweise und aktualisieren den Stand im mobilen Browser; eine native App gibt es nicht. Eine Disposition mit Verfügbarkeiten und Routen bietet Customermates nicht.

Angebots-Pipeline: Von der Anfrage zum Vertrag

Verfolgen Sie jede Chance in einer visuellen Kanban-Pipeline: „Neue Anfrage“, „Begehung vereinbart“, „Begehung erfolgt“, „Angebot versendet“, „Nachfassen“, „Verhandlung“, „Vertrag unterschrieben“, „Aktiv“. Die Phase ist ein Auswahlfeld, das Sie selbst konfigurieren. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen; daraus berechnet Customermates gewichtete Vertragswerte.

Eine gespeicherte Ansicht aller Deals in „Angebot versendet“, sortiert nach letzter Änderung, zeigt, wo nachgefasst werden muss. In der Cloud-Version kann eine Routine des Mate-Assistenten jeden Montag unbeantwortete Angebote auflisten und Nachfass-E-Mails zur Prüfung entwerfen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5. Die Angebotsdokumente selbst erstellen Sie weiter in Ihrer Angebots- oder Rechnungssoftware.

Qualitätskontrollen festhalten

Protokollieren Sie Qualitätskontrollen und Kundenfeedback als Notizen und Felder am Objekt oder Vertrag, etwa ein Datumsfeld „Letzte Kontrolle“ und ein Auswahlfeld „Bewertung“. So erkennen Sie Muster, bevor sie zu Beschwerden werden, und können bei Vertragsverlängerungen Ihre Servicequalität belegen. Fotos bleiben in Ihrer Dateiablage; am Datensatz speichern Sie den Link.

Vertragsverlängerungen im Blick

Pflegen Sie ein Datumsfeld „Vertragsende“ und speichern Sie eine Ansicht, sortiert nach diesem Datum. So sehen Sie, welche Verträge in den nächsten 90 Tagen auslaufen. Customermates legt keine Verlängerungsaufgaben automatisch an; in der Cloud-Version kann eine Routine diese Liste regelmäßig erstellen. Ein Beitrag der Harvard Business Review (2014) nennt unter Berufung auf Frederick Reichheld (Bain & Company), dass eine um 5 % höhere Kundenbindungsrate den Gewinn um 25 bis 95 % steigern kann. Die Zahl stammt nicht speziell aus der Reinigungsbranche, zeigt aber, warum sich die Pflege bestehender Verträge lohnt.

Schlüsselfunktionen für Reinigungsunternehmen

Kanban-Pipeline

Sehen Sie alle Chancen und aktiven Verträge auf einem visuellen Board. Filtern Sie nach Serviceart (Privat, Gewerbe, Industrie), Vertragswert, Vertragsende oder zuständigem Mitarbeiter. Phasen wechseln Sie per Drag-and-drop.

Eigene Felder für den Reinigungsbetrieb

Objektgröße, Raumanzahl, Reinigungsturnus, benötigte Materialien, Zugangshinweise, Schlüsselhalter-Kontakte, Kontrollbewertungen, erforderliche Qualifikationen: Legen Sie typisierte Felder (Text, Währung, Datum, Auswahl, Link) so an, wie Ihr Reinigungsunternehmen tatsächlich arbeitet.

Nachfassen und Automatisierung

Customermates hat keinen eigenen Regel-Baukasten und keine Erinnerungen. Automatisierung läuft über Webhooks und die REST-API, einen Community-Node für ein separat betriebenes n8n und, in der Cloud-Version, Routinen des Mate-Assistenten. Beispiele, die Sie so bauen: eine Eingangsbestätigung bei neuer Anfrage, eine Liste unbeantworteter Angebote jeden Montag, eine Nachricht an den zuständigen Kundenbetreuer, wenn ein Vertragsende näher rückt.

Einheitlicher Posteingang für die Kundenkommunikation

In der Cloud-Version ab Pro laufen Kunden-E-Mail und WhatsApp in einem einheitlichen Posteingang zusammen. Sie verknüpfen jede Unterhaltung mit dem richtigen Kunden. Beantworten Sie Fragen zu Einsätzen und senden Sie Ergebnisse von Qualitätskontrollen, ohne das CRM zu verlassen. SMS und Telefonie sind keine Kanäle.

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen KI-Client über MCP (49 Tools); den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Der Agent legt Kunden- und Objektakten an, verschiebt Angebote durch die Pipeline, protokolliert Feedback, formuliert aus Begehungsnotizen einen Angebotstext, fasst Kundenfeedback über mehrere Objekte zusammen und weist auf Zusatzleistungen hin (Fensterreinigung, Teppichreinigung, Baureinigung). In der Cloud-Version erledigt der Mate-Assistent dasselbe in der App und fragt vor dem Senden oder Löschen nach Ihrer Bestätigung.

Zugriff im mobilen Browser

Teamleiter prüfen Objektdetails, sehen Zugangshinweise, aktualisieren den Stand und protokollieren Kontrollergebnisse über jeden Handy-Browser. Customermates passt sich an Smartphone-Bildschirme an; eine native iOS- oder Android-App gibt es nicht.

Datenschutz und Speicherort

In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst, etwa bei Kunden im Gesundheitswesen oder in Behörden.

Preise für Reinigungsunternehmen

Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab:

Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Verträge als Deals, Leistungen, Aufgaben, eigene Felder, Ansichten, REST-API, Webhooks und MCP
Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für Kunden-E-Mail und WhatsApp
Keine Gebühr pro Kontakt oder Objekt: abgerechnet wird pro Nutzer
Open Source und selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft mit Docker auf Ihrem eigenen Server ohne Lizenzkosten; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud

Ein Solo-Reinigungsunternehmer zahlt 12 € pro Monat in Starter. Ein Unternehmen mit 8 Büro- und Außendienstmitarbeitern mit eigenem Zugang zahlt 96 € pro Monat. Field-Service-Software wie Jobber (ab 49 $ pro Monat im Core-Tarif bei monatlicher Zahlung) oder Housecall Pro (ab 79 $ pro Monat im Basic-Tarif bei monatlicher Zahlung, jeweils laut Preisseite, Stand September 2026) deckt dafür zusätzlich Terminplanung, Angebote und Rechnungen ab.

Integrationen für Reinigungsunternehmen

Customermates verbindet sich über REST-API, Webhooks und einen Community-Node für n8n, das Sie separat betreiben, mit den Tools, die Reinigungsunternehmen bereits nutzen:

E-Mail: Gmail-, Outlook- oder IMAP-Postfächer ab Pro im einheitlichen Posteingang verbinden; das ist kein Kontaktabgleich
Kalender: Ab Pro lesender Kalenderzugriff; Einsätze planen Sie weiter in Google Calendar, Outlook oder Ihrem Einsatzplaner
Buchhaltung und Rechnungswesen: Lexware Office, sevDesk, DATEV oder andere Rechnungstools über n8n oder die REST-API anbinden; Rechnungen und Zahlungen laufen dort
WhatsApp: ab Pro im Posteingang; SMS-Dienste nur über n8n, denn einen SMS-Kanal gibt es nicht
Buchungsformulare: Customermates hat keine Web-Formulare; das Formular Ihrer Website kann per REST-API oder n8n einen Lead anlegen
KI über MCP: Angebotstexte entwerfen, Feedback zusammenfassen und Muster erkennen

Schnell starten

Konto erstellen: kostenlos, keine Kreditkarte nötig. 7 Tage zum Ausprobieren.
Kunden importieren: aus einer Excel-Datei (XLSX), jeweils ein Datensatztyp, oder über die REST-API. Einen CSV-Import gibt es nicht.
Pipeline einrichten: Phasen definieren, etwa „Anfrage“, „Begehung“, „Angebot versendet“, „Verhandlung“, „Vertrag unterschrieben“, „Aktiv“.
Eigene Felder hinzufügen: Objektdetails, Reinigungsturnus, Zugangshinweise, Vertragsende und Kontrollbewertung.
Ansichten speichern: etwa „Offene Angebote“, „Vertragsende in 90 Tagen“ oder „Objekte je Team“.

Häufig gestellte Fragen

Was unterscheidet Customermates von spezialisierter Reinigungssoftware wie Jobber oder ZenMaid?

Jobber und ZenMaid sind Closed-Source-SaaS-Produkte mit Terminplanung, Disposition und Rechnungsstellung. Customermates ist ein Open-Source-CRM für die Kundenseite: Anfragen, Angebots-Pipeline, Objektdaten, Verträge und, ab Pro, ein einheitlicher Posteingang. Es plant keine Einsätze und schreibt keine Rechnungen. Dafür ist es selbst hostbar, lässt sich über REST-API, Webhooks und MCP anbinden und kostet ab 12 € pro Nutzer und Monat; den Posteingang gibt es ab Pro für 29 € pro Nutzer und Monat.

Kann Customermates sowohl Privat- als auch Gewerbekunden verwalten?

Ja. Es gibt nur eine Phasenspalte für die Pipeline; Privat- und Gewerbekunden trennen Sie über ein Auswahlfeld „Kundenart“ und gespeicherte Ansichten oder Gruppierungen. Gewerbekunden mit mehreren Objekten legen Sie als Organisation an und verknüpfen je Objekt einen Vertrag.

Wie verwalte ich wiederkehrende Reinigungspläne in Customermates?

Halten Sie den Turnus (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich) als Auswahlfeld am Vertrag oder als Leistung fest. Die Einsätze mit Datum und Uhrzeit planen Sie in Ihrem Kalender oder Einsatzplaner, denn Customermates hat keine Terminplanung und keine Erinnerungen. Benachrichtigungen vor Einsätzen können Sie über Webhooks, die REST-API und ein separat betriebenes n8n bauen.

Wie steht Customermates zur DSGVO für Reinigungsunternehmen in Europa?

Ob der Einsatz eines Tools DSGVO-konform ist, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen als Verantwortlicher es nutzt. Customermates stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit, legt alle Unterauftragsverarbeiter offen, auch US-Anbieter mit Standardvertragsklauseln, und betreibt die Cloud-Datenbank in der AWS-Region Frankfurt. Eine Zertifizierung hat Customermates nicht. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern auf eigener Infrastruktur.

Können meine Reinigungsteams Customermates im Außendienst nutzen?

Ja, im mobilen Browser. Teamleiter sehen Objektdetails und Zugangshinweise und aktualisieren den Stand vom Handy aus. Eine native App gibt es nicht, und Customermates ersetzt keine Einsatz-App mit Zeiterfassung.

Wie funktioniert die Angebots-Pipeline?

Sie konfigurieren die Phasen, etwa „Neue Anfrage“, „Begehung vereinbart“, „Angebot versendet“, „Nachfassen“, „Verhandlung“ und „Vertrag unterschrieben“. Jedes Angebot wird zum Deal mit Wert, der die Phasen durchläuft. Eine gespeicherte Ansicht zeigt unbeantwortete Angebote; in der Cloud-Version kann eine Routine sie regelmäßig auflisten und Nachfass-Entwürfe vorbereiten.

Kann ich Customermates mit meiner Buchhaltungssoftware verbinden?

Ja, über die REST-API, Webhooks oder ein separat betriebenes n8n mit Tools wie Lexware Office, sevDesk oder DATEV, sofern diese eine Schnittstelle anbieten. Wenn ein Vertrag unterschrieben wird, kann ein Webhook den passenden Schritt in Ihrer Buchhaltung anstoßen. Eine fertige Integration gibt es nicht, und Rechnungen entstehen in Ihrem Buchhaltungssystem.

Hören Sie auf, Verträge durch Desorganisation und vergessene Angebote zu verlieren. Customermates ist das CRM für Reinigungsunternehmen, das Anfragen, Objekte und Verträge an einem Ort vereint.

Bereit, Ihr Reinigungsunternehmen zu organisieren?

Starten Sie heute mit Customermates, dem Open-Source-CRM für Reinigungsunternehmen, das Tabellen, Zettelwirtschaft und vergessene Angebote durch ein klares System ersetzt.