Vertriebsplanung Vorlage: Vom Quartalsziel zur Wochenarbeit

Vertriebsplanung Vorlage: Ein ausgefüllter 90-Tage-Plan

Diese Vertriebsplanung Vorlage übersetzt Ihr Quartalsziel in Kundenaktivitäten, Verantwortliche und Prüftermine. Sie erhalten eine bearbeitbare CSV-Vorlage und ein ausgefülltes Beispiel für drei Personen; Customermates kann anschließend die Kundendatensätze und vereinbarten Folgeaufgaben aufnehmen.

Bereiten Sie einzelne Erstkontakt-Entwürfe mit den Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen vor. Prüfen Sie Kontaktberechtigung und Relevanz, bevor aus einer Kundenaktivität eine Nachricht wird.

Wo laden Sie die Vorlage für Ihre Vertriebsplanung herunter?

Die Arbeitsmappe und CSV-Dateien sind eigene Arbeitsblätter, kostenlos und ohne Anmeldung erhältlich:

• Excel-Arbeitsmappe mit leerem Plan, Beispiel, Aktivitäten und Kapazität.
• Leere Vorlage für den Vertriebsplan als CSV.
• Ausgefüllter 90-Tage-Vertriebsplan als CSV.
• Aktivitäten und Vertriebsaufwand als CSV.
• Teamkapazität und Leistungserbringung als CSV.

Importieren Sie die Dateien in Excel, Google Tabellen oder ein anderes Tabellenprogramm mit UTF-8 und Komma als Trennzeichen. Speichern Sie bei Bedarf eine Arbeitsmappe mit mehreren Blättern. Die CSVs enthalten bearbeitbare Werte und ausgeschriebene Rechenwege, keine automatisch rechnenden Formeln. Nach einer Änderung müssen Sie abhängige Werte neu berechnen. Die Ist-Spalten bleiben leer: Das Beispiel ist fiktiv und zeigt keine Kundenergebnisse. Ein CRM-Import dieser Planungsblätter wurde nicht getestet.

Was gehört in einen Vertriebsplan für ein kleines Team?

Legen Sie Zeitraum, Zielgruppe, Angebot, Zielgröße, Annahmen, Maßnahmen, Verantwortliche, verfügbare Zeit und Prüftermine fest. Benennen Sie die Einheit jeder Zielgröße. Auftragseingang, realisierter Umsatz und Zahlungseingang sind unterschiedliche Größen.

Das fiktive Team plant vom 4. Januar bis 3. April 2027, also über 90 Kalendertage, 36.000 Euro neuen Netto-Auftragseingang. Gemeint sind unterschriebene Dienstleistungsverträge, nicht bereits erbrachte oder bezahlte Leistungen. Sämtliche Namen, Preise, Quoten und Zeitansätze sind frei gewählte Planungsannahmen. Sie sind weder Branchenwerte noch tatsächliche Geschäftsergebnisse.

Das Angebot ist ein klar abgegrenztes Projekt zur Verbesserung betrieblicher Abläufe für kleine Dienstleistungsunternehmen. Ein Projekt kostet im Beispiel 6.000 Euro netto und beansprucht 60 Teamstunden. Ansprechpartner ist eine Person, die den Betrieb verantwortet. Es wird kein vorhandener Bestand offener Verkaufschancen vorausgesetzt. Laufende Kundenprojekte erhalten ein eigenes Zeitbudget. Die grundsätzliche Kundenauswahl gehört in Ihre CRM-Strategie; hier planen Sie deren Umsetzung für einen Zeitraum.

Wie leiten Sie Maßnahmen aus dem Vertriebsziel ab?

Rechnen Sie rückwärts und prüfen Sie jede Quote anhand Ihrer eigenen Erfahrungen.

Ein Unternehmen zählt einmal, auch wenn Sie mehrere Personen erreichen oder mehrfach nachfassen. Ein Gespräch gilt hier als qualifiziert, wenn Bedarf, Entscheidungsverantwortung und ein plausibler Kaufzeitpunkt geklärt sind. Zählen Sie dieselbe Verkaufschance je Stufe nur einmal. Ergibt eine Rechnung einen Bruchteil, runden Sie die benötigte Anzahl auf.

Bei nur 25 % statt 50 % Abschlussquote benötigen Sie für sechs Aufträge bereits 24 Angebote. Bei unveränderten übrigen Quoten folgen daraus 60 Gespräche und 240 Unternehmen. Damit steigt auch der Aufwand. Eine größere Kontaktliste ersetzt keine Kapazitätsprüfung. Definieren Sie die tatsächlichen Stufen und Eintrittskriterien in Ihrer Vertriebspipeline, bevor Sie Soll- und Ist-Zahlen vergleichen.

Passt der Vertriebsplan zur verfügbaren Arbeitszeit?

Das Beispiel setzt zwölf aktive Arbeitswochen innerhalb der 90 Kalendertage an. Nach Urlaub und Feiertagen stehen je Person 32 Stunden pro aktiver Woche zur Verfügung. Die übrigen Tage liefern keine zusätzliche Kapazität.

Für Recherche und Ansprache reserviert Sam 120 × 0,5 = 60 Stunden. Alex benötigt für 30 Gespräche samt Vorbereitung und Dokumentation 30 × 1,5 = 45 Stunden sowie für zwölf Angebote 12 × 4 = 48 Stunden. Jo plant für zwölf Pakete zur Angebotsnachverfolgung 12 × 2 = 24 Stunden. Zwölf gemeinsame Wochenbesprechungen kosten zusätzlich 12 × 1,5 = 18 Personenstunden. Eine Besprechung dauert 30 Minuten mit drei Personen.

Damit entstehen 195 Vertriebsstunden bei 264 verfügbaren Stunden, also 69 Stunden Reserve. Auch die Verteilung passt: Alex benötigt einschließlich Besprechungen 99 von 120 Stunden, Sam 66 von 96 und Jo 30 von 48. Verteilen Sie die Vertriebszeit auf jeweils vier aktive Wochen pro Phase. Alex/Sam/Jo reservieren zunächst 18/10/2 Stunden pro Woche, danach 8/8/6 und zuletzt 4/6/4. Nach je zwei Verwaltungsstunden steht die restliche Wochenzeit für Kundenleistungen bereit. So bleiben die Gesamtbudgets erhalten. Alex hat in Phase eins 72 Vertriebsstunden für 64 Stunden Arbeit einschließlich Besprechungen. Acht Pakete zur Angebotsnachverfolgung liegen in Phase zwei, vier in Phase drei. Die Kapazitäts-CSV enthält diese Verteilung.

Für Kundenleistungen gilt eine zweite Rechnung: 396 bereits verplante Stunden + 6 neue Projekte × 60 Stunden = 756 Stunden. Von den verfügbaren 816 bleiben 60 Stunden frei. Jo muss trotzdem sechs mögliche Projektfenster vor einer Terminzusage prüfen. Ein Ende März unterschriebener Auftrag kann Leistungen im Folgezeitraum erfordern. Freie Januarstunden lassen sich nicht in den April verschieben.

Wie sieht der ausgefüllte Plan nach 30, 60 und 90 Tagen aus?

Alle Mengen sind kumuliert. Vier Abschlüsse am zweiten Termin bedeuten insgesamt vier, nicht vier zusätzliche Abschlüsse.

Alex und Sam bestätigen die erste Unternehmensliste bis zum 8. Januar. Die ersten qualifizierten Gespräche sind bis zum 15. Januar vorgesehen. Die erste Phase enthält kein Abschlussziel: Das Team startet ohne offene Verkaufschancen und lässt Zeit für Kundenentscheidungen.

Die letzten Angebote, die zum Auftragsziel beitragen sollen, müssen bis zum 4. März vorliegen. So bleiben 30 Kalendertage für Entscheidungen. Spätere Gespräche können bereits den Folgezeitraum vorbereiten, begründen aber keine zusätzlich angenommenen Abschlüsse im laufenden Plan.

Tragen Sie wöchentlich Ist-Werte ein und vereinbaren Sie die nächste Handlung. Der zusätzliche Geldaufwand ist im Beispiel mit null angesetzt; die 195 Personenstunden fallen dennoch an. Ergänzen Sie vor der Übernahme Ihre tatsächlichen Reise-, Software- und Fremdleistungskosten.

Wie wird aus der Planung konkrete Arbeit im CRM?

Bewahren Sie die freigegebene Vorlage als Ausgangsstand auf. Verknüpfen Sie anschließend jede tatsächliche Maßnahme mit den passenden Datensätzen.

Customermates arbeitet mit konfigurierbaren Listen. Richten Sie die benötigten Listen und Beziehungen ein und ergänzen Sie normale Datums-, Mitglieder- und Auswahlfelder für Fälligkeit, Verantwortung und Aufgabenstatus. Diese Aufgabenfelder sind keine eingebauten Systemfelder. Die Aufgabenverwaltung unterstützt die Umsetzung; im Reporting können Sie gepflegte Datensatzwerte als Diagramme darstellen. Daraus entsteht keine integrierte Quotenplanung, Provisionsberechnung oder prädiktive Umsatzprognose.

Wann ändern Sie den Plan, wann die Umsatzprognose?

Der Plan beschreibt Ziel und vereinbarte Arbeit. Die Prognose schätzt anhand konkreter Verkaufschancen und aktueller Kundeninformationen, was voraussichtlich zustande kommt. Verschiebt ein Kunde seine Entscheidung, ändern Sie die Prognose. Ändern sich Kapazität oder Annahmen grundlegend, braucht der Plan eine Entscheidung über Maßnahmen, Umfang oder Ziel.

Ein Rechenbeispiel: Erwarten Sie aktuell nur vier statt sechs Aufträge, beträgt die Schätzung 24.000 Euro. Zum Plan fehlen 12.000 Euro. Das ist ein fiktives Szenario, kein gemessenes Ergebnis. Lassen Sie die Lücke sichtbar und entscheiden Sie, ob Sie freie Vertriebszeit einsetzen, das Angebot anpassen oder das Ziel ändern. Dokumentieren Sie Datum und Grund, statt den ursprünglichen Plan zu überschreiben.

Eine breitere Struktur mit Zielmarkt, Vertriebszielen und Maßnahmen zeigt die Vertriebsplan-Vorlage von Act!, geprüft am 4. November 2026. Die Arbeitsblätter und das Rechenbeispiel auf dieser Seite sind eigene Inhalte.

Häufige Fragen zur Vertriebsplanung Vorlage