CRM voor advocatuur: een aanvraag komt binnen terwijl je ter zitting bent. Reageer eerder dan het volgende kantoor.

Een potentiële cliënt schrijft terwijl je ter zitting bent, en tegen de tijd dat je antwoordt heeft hij misschien al het volgende kantoor gebeld. Customermates, een open-source CRM uit Duitsland, is een CRM voor advocatuur die elke aanvraag en elk cliëntgesprek bij het record houdt, met een volgende stap met datum. Op Customermates Cloud vanaf Pro schrijft Mate, of je eigen AI-agent (Claude, ChatGPT of elke client die MCP spreekt), het antwoord als je erom vraagt of via een routine die je instelt; jij leest het na, bewerkt het en verstuurt het. Het is een relatie-CRM, geen praktijkbeheer: termijnbewaking, documenten, uren, facturatie en derdengelden blijven in een tool als MyCase of, in Duitsland, Actaport of RA-MICRO, vergeleken in de tabel hieronder. Wil je één systeem voor alles, dan past praktijkbeheer met een leadmodule beter.

Deze pagina beantwoordt ook de vragen van solo-advocaten. De inrichting hieronder werkt hetzelfde voor één advocaat als voor twintig.

CRM of praktijkbeheer: wat heb je nodig?

Veel lijsten met "juridische CRM's" mengen twee soorten producten. Praktijkbeheer draait de zaak na de opdracht. Een CRM draait de relatie ervoor, eromheen en erna. Customermates publiceert deze pagina; gegevens van aanbieders zijn op de eigen website van elke aanbieder gecontroleerd, met 8 oktober 2026 als verificatiedatum.

Een werkbare verdeling is twee systemen: praktijkbeheer voor de zaak, Customermates voor intake, doorverwijzingen en de lange relatie met elke cliënt. Bewaar het zaaknummer uit je praktijkbeheersysteem op de deal, zodat je dezelfde zaak in beide systemen kunt vinden. Niets synchroniseert vanzelf; een koppeling tussen beide vereist een eigen automatisering (zie hieronder).

Wat een advocatenkantoor nodig heeft van een CRM

• Snelheid bij nieuwe aanvragen. Een potentiële cliënt die een dag moet wachten, belt misschien het volgende kantoor. Je hebt een lijst nodig met aanvragen die niemand heeft beantwoord, de oudste eerst.
• Een conflictcheck vóór de opdracht. Oud-cliënten, wederpartijen en hun bedrijven moeten op naam vindbaar zijn, in één systeem en niet in de adresboeken van de partners.
• Doorverwijzers die je kunt tellen. Als andere advocaten, accountants en oud-cliënten werk doorsturen, moet je weten wie wat stuurde, en wie je nog niet hebt bedankt.
• Eén cliënt, meerdere zaken. Een bedrijf dat je adviseerde over een huurcontract komt drie jaar later terug met een arbeidsconflict. De geschiedenis hoort op één record te staan.
• Vertrouwelijke correspondentie. Niet elke collega hoort elke cliëntthread te lezen, en het CRM moet dat respecteren.

Een inrichting voor advocatenkantoren in Customermates

Een nieuwe werkruimte begint zonder lijsten: je maakt de lijsten die je nodig hebt (contactpersonen, organisaties, deals of eigen lijsten) aan in het Datamodel, of laat de AI-setup ze in de cloud bouwen. Hier is één manier om vijf lijsten voor een kantoor in te delen; elke veldnaam is een voorbeeld.

In het Datamodel kun je elke lijst hernoemen onder Algemeen, bijvoorbeeld Contactpersonen naar Cliënten en Deals naar Zaken, of je houdt Deals en leest het als "aanvraag of zaak". Koppel elke partij aan de deal: de cliënt, de wederpartij en de doorverwijzer worden elk een gekoppelde contactpersoon of organisatie. Deals hebben toegewezen gebruikers, dus de verantwoordelijke advocaat en de medewerker kunnen allebei bij de zaak staan.

Intakefases

De dealfase is een veld met enkele keuze dat je zelf definieert, en elke optie kan een kans hebben voor de gewogen pipeline. Een startpunt:

1. Nieuwe aanvraag (10%)
2. Consult gepland (20%)
3. Conflictcheck gedaan (30%)
4. Opdrachtbevestiging verstuurd (60%)
5. Aangenomen (100%)
6. Afgewezen of niet aangenomen (0%)

Gewogen waarden zijn je honorariumposten maal je eigen kansen, geen prognose. Op het pipelinebord is elke aanvraag een kaart die je naar de volgende fase sleept. Na "Aangenomen" gaat het zaakwerk naar praktijkbeheer, en blijft de deal staan als het register van waar de cliënt vandaan kwam.

Hoe de conflictcheck werkt, en waar hij ophoudt

Globaal zoeken (Cmd of Ctrl+K) vergelijkt recordtitels en doorzoekbare veldwaarden in de lijsten die je mag lezen, vindt contactpersonen op elk e-mailadres of telefoonnummer in hun contactgegevens en kijkt in de tekst van bijgevoegde bestanden. Een conflictcheck in Customermates is dus precies zo goed als deze gewoonte: elke wederpartij en elk gerelateerd bedrijf wordt een eigen contactpersoon of organisatie, gekoppeld aan de zaak, met Relatie ingevuld. Vertrouw niet op een naam die alleen in vrije tekst staat, zoals een notitie. Zoeken geeft alleen terug wat je rol mag lezen, en met leestoegang Toegewezen vind je alleen de records die aan jou zijn toegewezen, dus voer het uit met een rol die alle cliënten leest. Op de lijstpagina's kun je ook een tekstveld zoals Gerelateerde entiteiten filteren met "bevat".

Een koppeling tussen een deal en een contactpersoon zegt niet in welke rol de contactpersoon deelnam. Was iemand in de ene zaak wederpartij en in een andere cliënt, schrijf dat dan in de notities van de contactpersoon en controleer de gekoppelde deals. Customermates is een zoekfunctie, geen conflictcontrolesysteem: het markeert geen conflicten, en de beoordeling blijft bij de advocaat en de procedure van je kantoor.

Vijf opgeslagen weergaven

1. Onbeantwoorde aanvragen: deals in Nieuwe aanvraag, gesorteerd op aanmaakdatum, oudste eerst.
2. Opdrachtbevestigingen onderweg: deals in Opdrachtbevestiging verstuurd, gesorteerd op laatste wijziging.
3. Doorverwijzers om te bedanken: contactpersonen met Relatie Doorverwijzer, gesorteerd op Laatst bedankt.
4. Waar het werk vandaan komt: deals gegroepeerd op Bron, met een dashboardwidget die aangenomen deals per Bron telt.
5. Stille oud-cliënten: organisaties met Relatie Oud-cliënt, gesorteerd op laatste wijziging, oudste eerst.

Deel Stille oud-cliënten met het hele kantoor of met geselecteerde rollen, zodat elke partner met dezelfde lijst werkt. Meer over lijsten en filters staat in de recordgids.

Cliëntgesprekken in één inbox (vanaf Pro)

In Customermates Cloud vanaf Pro brengt de gecombineerde inbox e-mail uit Gmail, Outlook of IMAP samen met LinkedIn, WhatsApp, Instagram en Telegram, en je antwoordt op het oorspronkelijke kanaal. Koppel een deelnemer één keer aan een contactpersoon en de gesprekken verschijnen op de tijdlijn van die contactpersoon; een gesprek aan een deal koppelen is een aparte stap, door jou of door Mate. Sms en telefoongesprekken zijn geen kanalen.

Twee details tellen voor een kantoor. Gesprekken van de eigen accounts van een advocaat zijn privé: collega's, beheerders inbegrepen, zien een thread pas nadat de eigenaar die deelt. En Pro bevat 1 gekoppeld account per gebruiker, dus een gedeelde intakemailbox waarmee het hele team werkt vereist Business, dat 3 accounts per gebruiker bevat en een volledig account kan delen.

Opvolging van intake met Mate (Customermates Cloud)

Mate is de assistent in Customermates Cloud en gebruikt gehoste AI-credits. Vraag het Mate in de chat, bijvoorbeeld: "Maak een deal voor de aanvraag in deze e-mail, koppel de afzender als contactpersoon en zet de fase op Nieuwe aanvraag." Stel voor de dagelijkse controle een routine in volgens een schema, bijvoorbeeld elke dag om 8:00, met instructies als deze (een schema alleen op werkdagen kun je instellen door het aan Mate te vragen, niet in het dialoogvenster):

Zoek deals in de fases Nieuwe aanvraag en Consult gepland die al 2 dagen
niet zijn bijgewerkt. Lees voor elk het laatste gesprek in de inbox met de
gekoppelde contactpersonen. Heeft de cliënt als laatste geschreven en is er
geen antwoord, sla dan in dat gesprek een kort, beleefd antwoord op als
concept dat twee momenten voor een consult aanbiedt. Verstuur niets. Sluit
af met een lijst: deal, fase, dagen sinds de laatste wijziging, concept
opgeslagen ja of nee.

Liever je eigen AI-client? Claude, ChatGPT en andere clients koppelen via MCP met 59 tools, in elk abonnement en op self-hosted installaties, met modelgebruik dat je AI-aanbieder in rekening brengt. Met de inbox op Customermates Cloud vanaf Pro kan de client dezelfde threads lezen en ook concepten opslaan. Een MCP-client bepaalt zelf of hij om bevestiging vraagt voordat hij schrijft.

Wat Customermates niet doet voor advocatenkantoren

• Geen termijnagenda, termijnbewaking of bewaking van verjaringstermijnen. Een datumveld op een deal is informatie, geen termijncontrole, en taken hebben geen deadlines of herinneringen.
• Geen documentbeheer. Houd het zaakdossier in je documentsysteem en de link ernaar op de deal; losse documenten kunnen in een Bestand-veld, en bestanden in berichten blijven in de inboxthread.
• Geen tijdregistratie, facturatie, facturen of derdengelden. Een webhook wordt afgevuurd als een deal verandert, dus een n8n-workflow die je apart draait kan een aangenomen cliënt doorgeven aan je facturatietool als die een API heeft.
• Geen webformulieren voor intake, geen e-handtekening en geen cliëntportaal. Een formuliertool kan deals aanmaken via de REST API.
• Geen beA-koppeling, geen sms- of telefonie-integratie, geen afspraken plannen en geen mobiele app.
• Geen certificering zoals ISO 27001 of SOC 2.

Cliëntgegevens en beroepsgeheim

• In Customermates Cloud is de primaire productiedatabase geconfigureerd in de AWS-regio Frankfurt. Dat is een productinstelling, geen contractuele garantie over de locatie van gegevens. Hosting en de andere subverwerkers, waaronder Amerikaanse aanbieders, staan op de pagina met subverwerkers, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar.
• Je geheimhoudingsregels bepalen of een cloud-CRM cliëntgegevens mag bevatten. In Duitsland vereist § 43e BRAO een overeenkomst in tekstvorm die de aanbieder aan geheimhouding bindt, en toestemming van de cliënt als de dienst één mandaat betreft. De verwerkersovereenkomst van Customermates bevat een algemeen geheimhoudingsbeding; of dat aan die eisen voldoet, moet je kantoor controleren voordat er cliëntgegevens in gaan.
• Een aangepaste rol met leestoegang Toegewezen beperkt een medewerker of een freelance advocaat tot de records die aan diegene zijn toegewezen. De auditlog legt vast wie welk record heeft gewijzigd, in elk abonnement.
• Wil je zelf bepalen waar cliëntgegevens staan, host dan zelf de open-sourcekern. Een self-hosted installatie heeft geen inbox, geen Mate en geen routines; MCP, REST en webhooks blijven.

Wat het kost

Prijzen gelden per actieve gebruiker per maand, maandelijks betaald. Elk betaald abonnement bevat REST, webhooks en MCP. Assistenten en paralegals die inloggen tellen als gebruikers.

Elk betaald cloudabonnement voegt maandelijkse gehoste AI-credits per actieve gebruiker toe voor Mate; zie prijzen. Zelf hosten van de open-sourcekern kost geen licentie.

Overstappen vanuit een spreadsheet

1. Sla je lijsten op als Excel of CSV

   De import leest Excel-bestanden (.xlsx) en CSV-bestanden, één recordtype tegelijk.

2. Importeer organisaties, dan contactpersonen

   Koppel je kolommen, inclusief eigen velden. Een kolom met de bedrijfsnaam van elke persoon koppelt die aan de organisatie met die naam.

3. Importeer openstaande aanvragen als deals

   Neem fase, Bron en Zaaknummer op. Aangenomen zaken uit eerdere jaren kunnen later volgen, zodat de conflictcheck ze ook dekt.

4. Koppel de inbox en sla de weergaven op

   Koppel op Pro of hoger je mailbox onder Instellingen › Kanalen & agenda's, en sla daarna de vijf weergaven hierboven en de dagelijkse routine op.

Veelgestelde vragen