Le CRM des cabinets d’avocats et des avocats qui se développent par recommandation

Un CRM pour un cabinet d’avocats couvre le travail qui précède et entoure un dossier : répondre vite aux demandes, savoir qui a recommandé qui, et retrouver un nom issu d’un ancien dossier avant d’en accepter un nouveau. Customermates fait cette partie. C’est un CRM open source et IA native développé en Allemagne, et ce n’est pas un logiciel de gestion de cabinet : la gestion des échéances de procédure, les documents, le temps, la facturation et la comptabilité des fonds de clients restent dans un outil comme MyCase ou, en Allemagne, Actaport ou RA-MICRO. Si vous voulez un seul système pour tout, achetez un logiciel de gestion de cabinet avec un module de prospects. Si vous voulez un CRM de la relation à côté, lisez la suite.

Cette page répond aussi aux questions des avocats indépendants. La configuration ci-dessous fonctionne de la même façon pour un avocat que pour vingt.

CRM ou logiciel de gestion de cabinet : lequel vous faut-il ?

Beaucoup de listes de « CRM juridiques » mélangent deux types de produits. Le logiciel de gestion de cabinet pilote le dossier une fois la mission confiée. Un CRM pilote la relation avant, autour et après. Customermates publie cette page ; les informations sur les éditeurs ont été vérifiées le 8 octobre 2026 sur le site de chaque éditeur.

Une répartition réaliste utilise deux systèmes : le logiciel de gestion de cabinet pour le dossier, Customermates pour l’accueil, les recommandations et la relation de long terme avec chaque client. Conservez sur l’affaire le numéro de dossier de votre logiciel de gestion de cabinet, pour retrouver le même dossier dans l’un ou l’autre système. Rien ne se synchronise tout seul ; un lien entre les deux demande une automatisation de votre cru (voir plus bas).

Ce qu’un cabinet d’avocats attend d’un CRM

• De la rapidité sur les nouvelles demandes. Un client potentiel qui attend un jour peut appeler le cabinet suivant. Il vous faut une liste des demandes sans réponse, de la plus ancienne à la plus récente.
• Une recherche de conflits avant la mission. Les anciens clients, les parties adverses et leurs sociétés doivent pouvoir être retrouvés par leur nom, dans un seul système plutôt que dans les carnets d’adresses des associés.
• Des sources de recommandation que l’on peut compter. Si d’autres avocats, des comptables et d’anciens clients vous envoient du travail, vous devez savoir qui a envoyé quoi, et qui vous n’avez pas remercié.
• Un client, plusieurs dossiers. Une société que vous avez conseillée sur un bail revient pour un litige en droit du travail trois ans plus tard. L’historique doit se trouver sur une seule fiche.
• Une correspondance confidentielle. Tous les collègues ne doivent pas lire tous les fils des clients, et le CRM doit le respecter.

Une configuration pour cabinet d’avocats dans Customermates

Un nouvel espace de travail démarre sans listes : vous créez les listes dont vous avez besoin (contacts, organisations, affaires ou les vôtres) dans Configurer, ou vous laissez la configuration IA les construire dans le cloud. Voici une façon d’organiser cinq listes pour un cabinet ; chaque nom de champ est un exemple.

Dans Configurer, vous pouvez renommer n’importe quelle liste sous Général, par exemple Contacts en Clients et Affaires en Dossiers, ou garder Affaires et le lire comme « demande ou dossier ». Reliez chaque partie à l’affaire : le client, la partie adverse et l’apporteur deviennent chacun un contact ou une organisation lié. Les affaires ont des utilisateurs assignés : l’avocat responsable et le collaborateur peuvent donc être tous deux sur le dossier.

Étapes d’accueil

L’étape de l’affaire est un champ à choix unique que vous définissez, et chaque option peut porter une probabilité pour le pipeline pondéré. Point de départ :

1. Nouvelle demande (10 %)
2. Consultation planifiée (20 %)
3. Recherche de conflits effectuée (30 %)
4. Lettre de mission envoyée (60 %)
5. Mission confiée (100 %)
6. Refusé ou sans suite (0 %)

Les valeurs pondérées sont vos prestations multipliées par vos propres probabilités, pas une prévision. Sur le board du pipeline, chaque demande est une carte que vous faites glisser vers l’étape suivante. Après « Mission confiée », le travail sur le dossier passe dans le logiciel de gestion de cabinet, et l’affaire reste comme trace de l’origine du client.

Comment fonctionne la recherche de conflits, et où elle s’arrête

La recherche globale (Cmd ou Ctrl+K) trouve les contacts par prénom, nom, adresse e-mail ou autre identifiant de canal ainsi que par le nom de leurs organisations liées, et les organisations par leur nom et les noms de leurs contacts. Les affaires ne sont retrouvées que par leur nom, et les notes ne sont pas parcourues. Une recherche de conflits dans Customermates ne vaut donc que par cette habitude : chaque partie adverse et chaque société liée devient son propre contact ou sa propre organisation, liée au dossier, avec Relation renseignée. Un nom saisi uniquement dans les notes d’une affaire n’apparaîtra pas. Sur les pages de liste, vous pouvez aussi filtrer un champ texte comme Entités liées avec « contient ».

Un lien entre une affaire et un contact n’indique pas dans quel rôle le contact est intervenu. Si une personne était partie adverse dans un dossier et cliente dans un autre, notez-le dans les notes du contact et vérifiez les affaires liées. Customermates est une recherche, pas un système de contrôle des conflits : il ne signale pas les conflits, et l’appréciation reste à l’avocat et à la procédure de votre cabinet.

Cinq vues enregistrées

1. Demandes sans réponse : affaires à l’étape Nouvelle demande, triées par date de création, de la plus ancienne à la plus récente.
2. Lettres de mission envoyées : affaires à l’étape Lettre de mission envoyée, triées par dernière mise à jour.
3. Sources de recommandation à remercier : contacts dont la Relation est Source de recommandation, triés par Dernier remerciement.
4. D’où vient le travail : affaires regroupées par Source, avec un widget de tableau de bord qui compte les missions confiées par Source.
5. Anciens clients discrets : organisations dont la Relation est Ancien client, triées par dernière mise à jour, de la plus ancienne à la plus récente.

Les vues enregistrées sont personnelles : chaque collègue définit donc les mêmes filtres et enregistre sa propre vue. Plus de détails sur les listes et les filtres dans le guide des fiches.

Les conversations clients dans une seule boîte de réception (Pro et au-dessus)

Dans Customermates Cloud, avec Pro et au-dessus, la boîte de réception unifiée réunit les e-mails Gmail, Outlook ou IMAP avec LinkedIn, WhatsApp, Instagram et Telegram, et vous répondez sur le canal d’origine. Liez une fois un participant à un contact, et ses conversations apparaissent dans la chronologie de ce contact. Les SMS et les appels téléphoniques ne sont pas des canaux.

Deux détails comptent pour un cabinet. Les conversations des comptes personnels d’un avocat sont privées : les collègues, administrateurs compris, ne voient un fil qu’après que son propriétaire l’a partagé. Et Pro inclut 1 compte connecté par utilisateur : une messagerie d’accueil partagée sur laquelle travaille toute l’équipe demande donc Business, qui inclut 3 comptes par utilisateur et peut partager un compte entier.

Le suivi des demandes avec Mate (Customermates Cloud)

Mate est l’assistant de Customermates Cloud et utilise des crédits IA hébergés. Demandez-lui dans la conversation, par exemple : « Créez une affaire pour la demande reçue dans cet e-mail, liez l’expéditeur comme contact et réglez l’étape sur Nouvelle demande. » Pour le contrôle quotidien, configurez une routine selon un planning, par exemple chaque jour à 8:00, avec des instructions comme celles-ci (un planning limité aux jours ouvrés se règle en le demandant à Mate, pas dans la boîte de dialogue) :

Trouvez les affaires aux étapes Nouvelle demande et Consultation planifiée qui
n’ont pas été mises à jour depuis 2 jours. Pour chacune, lisez la dernière
conversation de la boîte de réception avec ses contacts liés. Si le client a écrit
en dernier et n’a pas de réponse, enregistrez dans cette conversation un court
brouillon de réponse poli qui propose deux créneaux de consultation. N’envoyez
rien. Terminez par une liste : affaire, étape, jours depuis la dernière mise à
jour, brouillon enregistré oui ou non.

Vous préférez votre propre client IA ? Claude, ChatGPT et d’autres se connectent via MCP avec 58 outils, sur toutes les formules et sur les installations auto-hébergées, l’usage du modèle étant facturé par votre fournisseur d’IA. Un client MCP décide lui-même s’il demande avant d’écrire.

Ce que Customermates ne fait pas pour les cabinets d’avocats

• Pas d’agenda des échéances, de gestion des échéances de procédure ni de suivi des délais de prescription. Une date sur une affaire est une information, pas un contrôle d’échéance, et les tâches n’ont ni échéance ni rappel.
• Pas de gestion documentaire. Gardez le dossier dans votre système documentaire et son lien sur l’affaire ; des documents isolés peuvent aller dans un champ Fichier, et les fichiers des messages restent dans le fil de la boîte de réception.
• Pas de suivi du temps, de facturation, de factures ni de comptabilité des fonds de clients. Un webhook se déclenche quand une affaire change : un workflow n8n que vous exploitez séparément peut donc transmettre un client dont la mission est confiée à votre outil de facturation si celui-ci a une API.
• Pas de formulaires d’accueil web, de signature électronique ni de portail client. Un outil de formulaires peut créer des affaires via l’API REST.
• Pas de connexion beA, pas d’intégration SMS ou téléphone, pas de prise de rendez-vous et pas d’application mobile.
• Aucune certification comme ISO 27001 ou SOC 2.

Données clients et secret professionnel

• Dans Customermates Cloud, la base de données de production principale est configurée dans la région AWS de Francfort. C’est un réglage du produit, pas une garantie contractuelle de résidence des données. L’hébergement et les autres sous-traitants, dont des fournisseurs américains, figurent sur la page des sous-traitants, et un accord de sous-traitance des données est disponible.
• Vos règles de confidentialité décident si un CRM dans le cloud peut contenir des informations sur vos clients. En Allemagne, le § 43e BRAO exige un contrat sous forme écrite qui engage le prestataire à la confidentialité, et le consentement du client lorsque le service ne sert qu’un seul mandat. L’accord de sous-traitance de Customermates contient une clause générale de confidentialité ; c’est à votre cabinet de vérifier si elle satisfait ces exigences avant d’y mettre des données clients.
• Un rôle personnalisé avec l’accès en lecture Assignés limite un collaborateur ou un avocat sous contrat aux fiches qui lui sont attribuées. Le journal d’audit enregistre qui a modifié quelle fiche, sur toutes les formules.
• Pour décider vous-même où vivent les données clients, auto-hébergez le cœur open source. Une installation auto-hébergée n’a ni boîte de réception, ni Mate, ni routines ; MCP, REST et les webhooks restent.

Ce que cela coûte

Les prix sont par utilisateur actif et par mois, facturés mensuellement. Chaque formule inclut REST, les webhooks et MCP. Les assistants et les juristes qui se connectent comptent comme des utilisateurs.

Chaque formule cloud ajoute des crédits IA hébergés mensuels par utilisateur actif pour Mate ; voir les tarifs. L’auto-hébergement du cœur open source ne coûte aucun frais de licence.

Passer d’un tableur à Customermates

1. Enregistrer vos listes en Excel

   L’import lit des classeurs Excel (.xlsx), un type de fiche à la fois. Les fichiers CSV ne sont pas acceptés : enregistrez-les d’abord en .xlsx.

2. Importer les organisations, puis les contacts

   Associez vos colonnes, champs personnalisés compris. Une colonne avec le nom de la société de chaque personne la relie à l’organisation portant ce nom.

3. Importer les demandes ouvertes comme affaires

   Incluez l’étape, la Source et le Numéro de dossier. Les dossiers confiés des années passées peuvent suivre plus tard, pour que la recherche de conflits les couvre aussi.

4. Connecter la boîte de réception et enregistrer les vues

   Avec Pro ou au-dessus, connectez votre messagerie sous Paramètres › Canaux, puis enregistrez les cinq vues ci-dessus et la routine quotidienne.

Questions fréquentes