CRM para advogados: uma consulta chega enquanto você está em audiência. Responda antes do próximo escritório.

Um cliente em potencial escreve enquanto você está em audiência e, quando você responde, já pode ter ligado para o próximo escritório. O Customermates, um CRM de código aberto feito na Alemanha, funciona como CRM para advogados: mantém cada consulta e cada conversa com clientes no registro, com um próximo passo com data. No Customermates Cloud, a partir do Pro, o Mate ou o seu próprio agente de IA (Claude, ChatGPT ou qualquer cliente que fale MCP) redige a resposta quando você pede ou em uma rotina que você configura; você revisa, edita e envia. É um CRM de relacionamento, não um sistema de gestão jurídica (practice management, o software jurídico que cuida de processos e prazos): controle de prazos, documentos, horas, faturamento e contabilidade fiduciária continuam em uma ferramenta como o MyCase ou, na Alemanha, o Actaport ou o RA-MICRO, comparados na tabela abaixo. Se você quer um só sistema para tudo, um sistema de gestão jurídica com módulo de leads combina melhor.

Esta página também responde às perguntas que advogados solo fazem. A configuração abaixo funciona igual para um advogado e para vinte.

O que é um CRM para advogados, e para que serve?

CRM é a sigla de customer relationship management, a gestão do relacionamento com o cliente. Para um advogado, é o lugar onde ficam as consultas que chegam, quem indicou cada cliente, as conversas e o próximo passo com data, antes, durante e depois da contratação. Serve para responder rápido a quem ainda não é cliente (veja o follow-up), lembrar de ex-clientes e de quem indica trabalho e encontrar nomes antes de aceitar um caso (veja a gestão de contatos). Ele não conduz o processo: prazos, petições e documentos ficam no software jurídico.

CRM ou gestão jurídica: do que você precisa?

Muitas listas de "CRM jurídico" misturam dois tipos de produto. A gestão jurídica conduz o caso depois da contratação. Um CRM conduz o relacionamento antes, durante e depois dela. O Customermates publica esta página; os dados dos fornecedores foram verificados em 8 de outubro de 2026 no site de cada fornecedor.

Uma divisão viável usa dois sistemas: a gestão jurídica para o caso, o Customermates para a triagem, as indicações e o relacionamento de longo prazo com cada cliente. Guarde no negócio o número do caso vindo do seu sistema de gestão jurídica, para encontrar o mesmo caso nos dois sistemas. Nada sincroniza sozinho; uma ligação entre os dois exige uma automação sua (veja abaixo).

O que um escritório de advocacia precisa de um CRM

• Rapidez nas consultas novas. Um cliente em potencial que espera um dia pode ligar para o próximo escritório. Você precisa de uma lista das consultas que ninguém respondeu, da mais antiga para a mais recente.
• Uma verificação de conflito de interesses antes da contratação. Ex-clientes, partes contrárias e as empresas deles precisam poder ser encontrados pelo nome, em um só sistema, e não nas agendas de contatos dos sócios.
• Fontes de indicação que você consegue contar. Se outros advogados, contadores e ex-clientes enviam trabalho, você precisa saber quem enviou o quê, e a quem ainda não agradeceu.
• Um cliente, vários casos. Uma empresa que você assessorou em uma locação volta três anos depois por uma disputa trabalhista. O histórico deve ficar em um só registro.
• Correspondência confidencial. Nem todo colega deve ler todas as conversas com clientes, e o CRM precisa respeitar isso.

Uma configuração de CRM para escritório de advocacia no Customermates

Um espaço de trabalho novo começa sem listas: você cria as listas de que precisa (contatos, organizações, negócios ou as suas próprias) em Modelo de dados, ou deixa a configuração com IA montá-las na nuvem. Aqui está uma forma de mapear cinco listas para um escritório; todo nome de campo é um exemplo.

Em Modelo de dados você pode renomear qualquer lista em Geral, por exemplo Contatos para Clientes e Negócios para Casos, ou manter Negócios e ler como "consulta ou caso". Vincule cada parte ao negócio: o cliente, a parte contrária e quem indicou viram, cada um, um contato ou uma organização vinculada. Os negócios têm usuários atribuídos, então o advogado responsável e o associado podem estar ambos no caso.

Etapas de triagem

A etapa do negócio é um campo de escolha única que você define, e cada opção pode ter uma probabilidade para o pipeline ponderado. Um ponto de partida:

1. Nova consulta (10%)
2. Atendimento agendado (20%)
3. Conflitos verificados (30%)
4. Contrato de honorários enviado (60%)
5. Contratado (100%)
6. Recusado ou não contratado (0%)

Os valores ponderados são os seus itens de honorários vezes as suas próprias probabilidades, não uma previsão. No quadro do pipeline, cada consulta é um cartão que você arrasta para a etapa seguinte. Depois de "Contratado", o trabalho do caso vai para a gestão jurídica, e o negócio fica como o registro de onde o cliente veio.

Como funciona a verificação de conflitos, e onde ela para

A pesquisa global (Cmd ou Ctrl+K) encontra títulos de registros e valores de campos pesquisáveis nas listas que você pode ler, encontra contatos por qualquer endereço de e-mail ou número de telefone nos dados de contato e olha dentro do texto dos arquivos anexados. Então uma verificação de conflitos no Customermates vale tanto quanto este hábito: cada parte contrária e cada empresa relacionada vira um contato ou uma organização própria, vinculada ao caso, com Relacionamento preenchido. Não conte com um nome que aparece apenas em texto livre, como uma nota. A pesquisa devolve só o que a sua função pode ler, e com acesso de leitura Atribuídos você encontra apenas os registros atribuídos a você, então faça a busca com uma função que lê todos os clientes. Nas páginas de lista você também pode filtrar um campo de texto, como Entidades relacionadas, com "contém".

Um vínculo entre um negócio e um contato não diz em que papel o contato participou. Se uma pessoa foi parte contrária em um caso e cliente em outro, escreva isso nas notas do contato e confira os negócios vinculados. O Customermates é uma pesquisa, não um sistema de verificação de conflitos: ele não sinaliza conflitos, e a avaliação continua com o advogado e com o procedimento do seu escritório.

Cinco visualizações salvas

1. Consultas sem resposta: negócios em Nova consulta, ordenados pela data de criação, do mais antigo.
2. Contratos de honorários enviados: negócios em Contrato de honorários enviado, ordenados pela última atualização.
3. Fontes de indicação a agradecer: contatos com Relacionamento Fonte de indicação, ordenados por Último agradecimento.
4. De onde vem o trabalho: negócios agrupados por Origem, com um widget do painel que conta os negócios contratados por Origem.
5. Ex-clientes em silêncio: organizações com Relacionamento Ex-cliente, ordenadas pela última atualização, da mais antiga.

Compartilhe Ex-clientes em silêncio com todo o escritório ou com funções selecionadas, para que cada sócio trabalhe a partir da mesma lista. Mais sobre listas e filtros está no guia de registros.

Conversas com clientes em uma só caixa de entrada (Pro e acima)

No Customermates Cloud, no Pro e acima, a caixa de entrada unificada reúne o e-mail do Gmail, do Outlook ou de IMAP com LinkedIn, WhatsApp, Instagram e Telegram, e você responde no canal original. Vincule um participante a um contato uma vez, e as conversas dele aparecem na linha do tempo desse contato; vincular uma conversa a um negócio é um passo separado, feito por você ou pelo Mate. SMS e ligações telefônicas não são canais.

Dois detalhes importam para um escritório. As conversas das contas do próprio advogado são privadas: os colegas, administradores inclusive, só veem uma conversa depois que o dono a compartilha. E o Pro inclui 1 conta conectada por usuário, então uma caixa de triagem compartilhada em que toda a equipe trabalha precisa do Business, que inclui 3 contas por usuário e pode compartilhar uma conta inteira.

Follow-up de triagem com o Mate (Customermates Cloud)

O Mate é o assistente do Customermates Cloud e usa créditos de IA hospedados. Peça a ele no chat, por exemplo: "Crie um negócio para a consulta deste e-mail, vincule o remetente como contato e defina a etapa como Nova consulta." Para a conferência diária, configure uma rotina em um horário programado, por exemplo todo dia às 8:00, com instruções como estas (uma programação só para dias úteis pode ser definida pedindo ao Mate, não na caixa de diálogo):

Encontre os negócios nas etapas Nova consulta e Atendimento agendado que
não foram atualizados há 2 dias. Para cada um, leia a última conversa da
caixa de entrada com os contatos vinculados. Se o cliente escreveu por
último e não tem resposta, salve nessa conversa, como rascunho, uma
resposta curta e educada que ofereça dois horários de atendimento. Não
envie nada. Termine com uma lista: negócio, etapa, dias desde a última
atualização, rascunho salvo sim ou não.

Prefere o seu próprio cliente de IA? O Claude, o ChatGPT e outros se conectam via MCP com 59 ferramentas, em todos os planos e em instalações de hospedagem própria, com o uso do modelo cobrado pelo seu provedor de IA. Com a caixa de entrada no Customermates Cloud a partir do Pro, ele também pode ler as mesmas conversas e salvar rascunhos. Um cliente MCP decide por conta própria se pergunta antes de gravar.

O que o Customermates não faz para escritórios de advocacia

• Sem agenda de prazos, controle processual nem controle de prescrição. Um campo de data em um negócio é informação, não um controle de prazo, e as tarefas não têm prazos nem lembretes.
• Sem gestão de documentos. Mantenha a pasta do caso no seu sistema de documentos e o link dela no negócio; documentos avulsos podem ir em um campo Arquivo, e os arquivos nas mensagens ficam na conversa da caixa de entrada.
• Sem controle de horas, faturamento, faturas nem contabilidade fiduciária. Um webhook dispara quando um negócio muda, então um fluxo do n8n que você executa à parte pode passar um cliente contratado para a sua ferramenta de faturamento, se ela tiver uma API.
• Sem formulários web de triagem, sem assinatura eletrônica e sem portal do cliente. Uma ferramenta de formulários pode criar negócios pela API REST.
• Sem conexão com o beA, sem integração de SMS ou telefone, sem agendamento de reuniões e sem app para celular.
• Sem certificação como ISO 27001 ou SOC 2.

Dados de clientes e sigilo profissional

• No Customermates Cloud, o banco de dados principal de produção está configurado na região AWS de Frankfurt. Isso é uma configuração do produto, não uma garantia contratual de residência de dados. A hospedagem e os outros subprocessadores, entre eles fornecedores dos EUA, estão na página de subprocessadores, e há um acordo de tratamento de dados disponível.
• As suas regras de confidencialidade decidem se um CRM na nuvem pode guardar informações de clientes. Na Alemanha, o § 43e BRAO exige um contrato em forma de texto que obrigue o provedor ao sigilo, e o consentimento do cliente quando o serviço atende a um único mandato. O acordo de tratamento de dados do Customermates tem uma cláusula geral de confidencialidade; se ela atende a esses requisitos é algo que o seu escritório deve conferir antes de inserir dados de clientes.
• Como regra geral, no Brasil o sigilo profissional é um dever do advogado pelo Estatuto da Advocacia e pelo Código de Ética e Disciplina da OAB, e a LGPD vale para os dados pessoais dos clientes. O que isso exige de um fornecedor na nuvem é algo que o seu escritório deve conferir, se preciso com a OAB, antes de inserir dados de clientes. Isto não é aconselhamento jurídico.
• Em geral, o Código de Ética da OAB também limita a publicidade e a captação de clientela; confira as regras vigentes com a OAB. O CRM organiza as consultas que chegam até você e o relacionamento com quem já é cliente; ele não substitui essas regras, e o que enviar a um possível cliente continua sendo decisão sua.
• Uma função personalizada com acesso de leitura Atribuídos limita um associado ou um advogado contratado aos registros atribuídos a ele. O registro de auditoria anota quem alterou qual registro, em todos os planos.
• Para decidir você mesmo onde ficam os dados dos clientes, hospede por conta própria o núcleo de código aberto. Uma instalação de hospedagem própria não tem caixa de entrada, Mate nem rotinas; MCP, REST e webhooks continuam.

Quanto custa

Os preços são por usuário ativo por mês, cobrados mensalmente. Todo plano pago inclui REST, webhooks e MCP. Assistentes e paralegais que fazem login contam como usuários.

Cada plano cloud pago acrescenta créditos de IA hospedados mensais por usuário ativo para o Mate; veja os preços. Hospedar o núcleo de código aberto por conta própria não tem custo de licença.

Como começar um CRM no escritório: migrando da planilha

1. Salve suas listas como Excel ou CSV

   A importação lê pastas de trabalho do Excel (.xlsx) e arquivos CSV, um tipo de registro por vez.

2. Importe as organizações e depois os contatos

   Mapeie suas colunas, inclusive os campos personalizados. Uma coluna com o nome da empresa de cada pessoa a vincula à organização com esse nome.

3. Importe as consultas em aberto como negócios

   Inclua etapa, Origem e Número do caso. Os casos contratados de anos anteriores podem vir depois, para que a verificação de conflitos cubra esses também.

4. Conecte a caixa de entrada e salve as visualizações

   No Pro ou acima, conecte sua caixa de e-mail em Configurações › Canais e calendários e depois salve as cinco visualizações acima e a rotina diária.

Perguntas frequentes