Alternativa a Notion CRM: saca tu pipeline de Notion

¿Es Notion un CRM?

Notion no es un CRM listo para usar, pero puede hacer de CRM si lo montas tú. Es un espacio de trabajo con documentos, wikis y bases de datos: creas las listas de contactos, empresas y oportunidades, las relacionas entre sí y las ves por etapa en un tablero. Con una lista corta de clientes que llevan una o dos personas basta; empieza a costar cuando las conversaciones con los clientes ocurren fuera de Notion y alguien tiene que copiarlas a mano.

Qué herramienta encaja con cada equipo

Para quién es buena opción un CRM en Notion

El centro de ayuda de Notion enumera más de 20 tipos de propiedad, entre ellos Estado, Relación, Rollup, Fórmula, Selección múltiple, Persona y Archivos. Con ellos puedes modelar contactos, empresas y oportunidades, vincularlos y calcular un valor ponderado con una fórmula. La galería de plantillas tiene una categoría de CRM con plantillas gratuitas y de pago, muchas de creadores independientes.

En los planes de pago, las automatizaciones de las bases de datos se activan cuando se añade una página o cambia una propiedad, o con una frecuencia diaria, semanal o mensual. Pueden editar propiedades, añadir páginas a otra base de datos, avisar a los miembros, enviar un correo desde tu cuenta de Gmail o llamar a un webhook. Notion Agent, el asistente de la app, viene incluido en Business, y Notion MCP permite que clientes como Claude Code, Cursor o Codex lean y actualicen tus páginas. Si el CRM es una parte pequeña de un espacio de trabajo en el que tu equipo ya escribe, una base de datos junto a los documentos es una opción acertada.

Plantillas de CRM para Notion: qué comprobar antes de elegir

La galería de plantillas de Notion tiene una categoría de CRM con plantillas gratuitas y de pago, muchas de creadores independientes. Una plantilla te ahorra el diseño inicial, pero no el mantenimiento: al duplicarla, el modelo pasa a ser tuyo. Antes de quedarte con una, comprueba cuatro cosas:

• Bases de datos separadas y relacionadas. Contactos, empresas y oportunidades deben ser tablas distintas, unidas con propiedades de relación, y no una sola tabla con todo mezclado.
• Las etapas como propiedad de estado. Así una vista de tablero agrupa las oportunidades por etapa.
• Un siguiente paso con fecha. Sin una propiedad de fecha y una vista que muestre lo vencido, el seguimiento depende de que cada persona se acuerde.
• Solo los campos que vas a usar. Cada propiedad de más es algo más que rellenar y que mantener; borra lo que no necesites desde el primer día.

Una plantilla gratuita sirve para probar el método antes de invertir tiempo o dinero. Si al cabo de unas semanas copias mensajes a mano en las páginas de las oportunidades, no es un fallo de la plantilla, sino el límite del enfoque: más abajo verás por qué. Si prefieres una hoja de cálculo a una base de datos, hay guías con plantilla para Excel y para Google Sheets.

Cómo montar un CRM en Notion en seis pasos

Si prefieres construirlo tú, este orden suele funcionar bien:

1. Crea tres bases de datos: Clientes (las empresas), Contactos y Oportunidades.
2. Relaciónalas. Cada contacto apunta a su cliente con una propiedad de relación, y cada oportunidad apunta a un cliente y a uno o varios contactos.
3. Define las etapas con una propiedad de estado, por ejemplo Lead, Cualificado, Propuesta, Ganada y Perdida.
4. Añade el dinero. Un importe como propiedad numérica y, si quieres un valor ponderado, una fórmula que lo multiplique por la probabilidad de cada etapa.
5. Asigna un responsable y un siguiente paso, con una propiedad de persona y una de fecha.
6. Crea las vistas de trabajo: un tablero agrupado por etapa, una tabla por responsable y una vista con los siguientes pasos vencidos. En los planes de pago, una automatización puede avisar al responsable cuando cambia la etapa.

Con eso tienes un CRM de base de datos que funciona. Lo que no hace por sí solo es traer los mensajes de tus clientes, y eso separa un CRM montado en Notion de uno con bandeja de entrada. Si quieres entender qué conviene personalizar y qué no, la guía del CRM personalizable lo explica capa por capa.

Por qué los equipos buscan una alternativa a Notion CRM

El CRM lo mantienes tú. Cada propiedad, relación, fórmula y automatización la diseñó una persona de tu equipo y alguien tiene que mantenerla en marcha. Cuando cambia el proceso de ventas, alguien edita el esquema y todo lo que depende de él.

Las conversaciones pasan por agentes, y solo las del correo. Para leer y responder correos, Notion usa Custom Agents con una conexión de correo, que funciona con Gmail o Outlook y puede leer, redactar borradores y enviar. LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram no forman parte de ella. Los Custom Agents son gratis para probar y después cuestan 10 USD por cada 1.000 créditos de Notion.

El asistente completo exige Business. En Free y Plus, Notion Agent es una prueba limitada.

Los datos están en EE. UU. salvo que uses Enterprise. Notion guarda los datos en Estados Unidos de forma predeterminada. Los clientes Enterprise pueden solicitar la residencia de datos en la UE, en Fráncfort, con Irlanda como respaldo; Notion Calendar, Notion Mail y los servicios en beta no están cubiertos. Notion vende solo planes alojados.

Cuánto pagan cinco personas al mes

Precios verificados el 8 de octubre de 2026 en la página de precios de Notion, con sus precios en euros. En dólares estadounidenses, Plus cuesta 12 USD y Business 24 USD por miembro con facturación mensual. Customermates factura mensualmente, en euros.

Las filas no incluyen lo mismo:

• Notion Plus y Customermates Starter cuestan más o menos lo mismo. Plus es un espacio de trabajo para documentos, bases de datos y automatizaciones con una prueba de Notion Agent. Starter es un CRM completo con el pipeline ponderado, el servidor MCP y Mate con créditos de IA alojados, pero sin bandeja de entrada y sin documentos.
• Notion Business y Customermates Pro son la pareja que conviene comparar cuando necesitas algo más que registros. Business añade Notion Agent y SSO SAML, que Customermates no ofrece. Pro añade la bandeja de entrada unificada con 1 cuenta conectada por usuario; Customermates Business da 3 por usuario y cuentas compartidas.
• Si conservas Notion para los documentos, el total real es la suma de ambos planes.

Dónde encaja Customermates

En Notion te construyes el CRM tú y pegas las conversaciones dentro. En Customermates llegan a la ficha del cliente desde Pro, y Mate o tu propio agente de IA redacta la respuesta y el siguiente paso para que tú los revises, los edites y los envíes.

El pipeline es un campo, no un proyecto de fórmulas. Las etapas no vienen predefinidas: añades a tu lista de oportunidades un campo de selección única Etapa y fijas una probabilidad para cada opción en el Modelo de datos (en la nube, la configuración con IA puede crearlo), por ejemplo Prospección 10%, Cualificación 20%, Demo 40%, Propuesta 60%, Negociación 80%, Ganada 100% y Perdida 0%. El valor de una oportunidad es la suma de sus partidas, cada una el precio de un servicio por la cantidad, y Customermates lo multiplica por la probabilidad de la etapa para obtener un valor ponderado por oportunidad, que un gráfico del Panel puede sumar en un total del pipeline. Es aritmética sobre tus propias cifras, no una predicción.

Las conversaciones están junto a la oportunidad. Desde Pro, la bandeja de entrada unificada reúne buzones de Gmail, Outlook e IMAP, LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram en una sola lista, y respondes por el canal original. Vincula una vez a un participante con un contacto y cada conversación con esa dirección o ese perfil aparece en la cronología del contacto.

La IA mantiene los registros al día. En Customermates Cloud, Mate resume hilos, redacta respuestas, actualiza registros y crea vistas, con créditos de IA alojados y una asignación mensual por usuario activo (consulta los precios). Pide una aprobación nueva antes de cada eliminación, pero envía los mensajes sin pedirla, así que dile que guarde borradores cuando quieras revisarlos antes. Las rutinas ejecutan una instrucción guardada con una programación o cuando cambia un registro: 1 por usuario en Starter y 5 en Pro. ¿Prefieres Claude o ChatGPT? Conéctalo al servidor MCP, que ofrece 59 herramientas en todos los planes; las llamadas al modelo se ejecutan entonces con tu propio proveedor de IA.

Tú eliges dónde alojarlo. La base de datos en la nube está configurada en la región AWS de Fráncfort; hay un DPA disponible y se enumeran los subencargados del tratamiento, incluidos los proveedores estadounidenses. El núcleo AGPL-3.0 se ejecuta en tu propio servidor con Docker Compose, con REST, webhooks y MCP incluidos, pero una instalación autoalojada no tiene bandeja de entrada ni Mate. Customermates no cuenta con ninguna certificación de cumplimiento.

Dónde Customermates es la opción equivocada

• Sin documentos ni wiki. Cada registro tiene un campo de notas en texto con formato que puede contener imágenes y tablas. Las propuestas y los manuales se quedan en Notion.
• Sin recordatorios ni fechas de vencimiento en las tareas. Añade un campo de fecha y ordena una vista guardada por él, o deja que lo revise una rutina.
• Sin apps móviles nativas ni SSO. Customermates funciona en el navegador del teléfono. Free cubre 1 persona y 250 registros, sin bandeja de entrada, Mate ni rutinas; para más hace falta un plan de pago tras la prueba de 14 días.

Un ejemplo práctico: una consultora de cuatro personas que deja Notion

El CRM de Notion de la consultora tiene tres bases de datos, Clientes, Contactos y Oportunidades, con las notas de las reuniones dentro de cada página de oportunidad.

Cada consultor guarda un tablero con sus propias oportunidades agrupadas por etapa, y el fundador mantiene una tabla agrupada por usuario asignado. En Pro, cada persona conecta el buzón o la cuenta de WhatsApp que usan los clientes, a 116 € al mes para el equipo. Una rutina por persona sustituye el filtro de los lunes que usaban en Notion. Se ejecuta como su propietario en Customermates Cloud y usa créditos de IA alojados:

Cómo salir de Notion en cinco pasos

1. Exporta cada base de datos

   En Notion, abre el menú ••• de la base de datos, elige Exportar y selecciona Markdown y CSV. Una base de datos a página completa sale como un archivo de tabla más un archivo Markdown por cada página.

2. Prepara el archivo

   Customermates lee archivos CSV, así que no hay nada que convertir. Divide los nombres en nombre y apellidos, porque los contactos nuevos necesitan ambos.

3. Prepara el espacio de trabajo

   Renombra las listas en el Modelo de datos, ajusta las opciones y las probabilidades de la Etapa y añade los campos de la tabla anterior.

4. Importa una lista cada vez

   En Más acciones, elige Añadir desde archivo: primero las organizaciones, después los contactos, los servicios y las oportunidades. Las columnas de vínculo asocian los registros por nombre, sin distinguir mayúsculas de minúsculas. Asigna las direcciones de correo y los números de teléfono al campo Datos de contacto del contacto. La guía de registros indica los límites de los archivos.

5. Lleva contigo las notas y las vistas

   Las notas de las reuniones están en los archivos Markdown, no en la tabla. Pega las que necesites en las notas de cada registro, o haz que las escriba un cliente de IA por MCP. Después reconstruye tus vistas y comparte las que necesite todo el equipo.

Otras alternativas a Notion CRM que merece la pena mirar

Customermates publica esta lista. Los datos proceden de la página de precios de cada proveedor, verificada el 8 de octubre de 2026.

• Attio es el CRM más parecido a la forma de modelar datos de Notion, con objetos, atributos de relación y de fórmula, sincronización de correo y calendario y enriquecimiento automático, que Customermates no ofrece. Según la página de precios de Attio, Free cubre hasta 3 usuarios y 50.000 registros; Plus cuesta 45 € por espacio de trabajo al mes (35 € con facturación anual) con un usuario incluido, más 39 € (31 €) por cada usuario extra, y Pro 110 € (85 €) más 93 € (74 €) por cada usuario extra, con una prueba de Pro de 14 días (comprobado el 12 de noviembre de 2026). Consulta la comparativa con Attio.
• Twenty es un CRM de código abierto con objetos personalizados ilimitados, así que un esquema de Notion se puede reconstruir con fidelidad y alojar por tu cuenta. Cada espacio de trabajo de la nube tiene un servidor MCP. En la página de precios de Twenty, Cloud Pro cuesta 9 USD por usuario al mes con facturación anual y Organization 39 USD, tras una prueba de 30 días (verificado el 9 de noviembre de 2026).
• Airtable encaja con los equipos que quieren seguir construyendo su propio sistema, con bases de datos relacionales, interfaces y automatizaciones. Según la página de precios de Airtable, Team cuesta 20 USD y Business 45 USD por usuario al mes, con facturación anual; Free no cuesta nada.

Preguntas frecuentes

Datos de la competencia verificados el 8 de octubre de 2026 en Notion: página de precios, propiedades de las bases de datos, automatizaciones de las bases de datos, guía de exportación, residencia de datos, conexión de correo de los Custom Agents, documentación de Notion MCP y galería de plantillas de CRM; además, la integración de n8n con Notion y las páginas de precios de Attio (de nuevo el 12 de noviembre de 2026), Twenty y Airtable.

Para probar el encaje con tus propios datos, empieza una prueba gratuita, importa tu base de datos de oportunidades de Notion y conecta el canal que más usan tus clientes.