Das Open-Source-CRM für Solopreneure, das Ihnen den Rücken freihält

Warum Solopreneure ein CRM brauchen

Wenn Sie ein Ein-Personen-Unternehmen führen, sind Sie Vertrieb, Kundenbetreuung, Support und Marketing in einer Person. Jede Anfrage, jedes Follow-up, jedes Angebot landet auf Ihrem Schreibtisch. Ein CRM für Solopreneure sorgt dafür, dass warme Leads nicht erkalten und kein Umsatz verloren geht.

Der Grund ist einfach: Ein CRM für Einzelunternehmer ersetzt verstreute Tools durch ein System, das jeden Kontakt, jedes Gespräch und jede Opportunity festhält.

Typische Herausforderungen, die ein Ein-Personen-CRM löst:

• Keine zentrale Datenquelle: Kontakte liegen in der E-Mail, Notizen im Handy, Deal-Infos in einer Tabelle. Kontext fehlt immer genau dann, wenn man ihn braucht.
• Vergessene Follow-ups: Ein warmer Lead hat sich vor zwei Wochen gemeldet und Sie haben nie geantwortet. Ohne eine Liste, die Sie regelmäßig prüfen, verschwinden solche Chancen still und leise.
• Stunden für Admin-Arbeit: Daten zwischen Tools kopieren, Tabellen aktualisieren, immer die gleichen E-Mails schreiben: Das kostet Zeit, die Sie für bezahlte Arbeit brauchen.
• Kein Pipeline-Überblick: Wie viel Umsatz ist in der Pipeline? Welche Deals stehen kurz vor dem Abschluss? Ohne visuelle Pipeline raten Sie nur.
• Skalierung fühlt sich unmöglich an: Der Sprung von 20 auf 200 Kontakte bringt informelle Methoden zum Scheitern. Ein CRM für Selbstständige gibt Ihnen die Struktur zum Wachsen, ohne dass Sie Personal einstellen müssen.

Ob Sie Freelancer, Berater, Coach oder eine andere Art von Solopreneur sind: Ein schlankes CRM macht den Unterschied zwischen reaktivem Chaos und einem wiederholbaren Vertriebsprozess.

Wie Customermates Solopreneuren hilft

Customermates ist ein Open-Source-CRM für Menschen, die leistungsstarke Tools wollen, ohne die Komplexität und Kosten von Systemen, die für 500-köpfige Vertriebsteams gemacht sind. Die Einrichtung dauert Minuten, nicht Wochen.

Alles in einem Datensatz

Jeder Kontakt hat einen Datensatz mit Notizen, verknüpften Aufgaben und Deals, eigenen Feldern und der Aktivitätshistorie. Wenn sich ein Interessent meldet, haben Sie über das Kontaktmanagement in Sekunden den Kontext. Ab Pro kommen die Gespräche aus dem Posteingang dazu, die Sie dem Kontakt zuordnen.

Visuelle Deal-Pipeline für eine Person

Verfolgen Sie jede Opportunity vom Erstkontakt bis zum Abschluss auf einem Drag-and-Drop-Kanban-Board. Sehen Sie genau, wo jeder Deal steht: „Neuer Lead“, „Kontaktiert“, „Angebot gesendet“, „Verhandlung“, „Gewonnen“ oder „Verloren“. Wenn Sie die Pipeline alleine verwalten, ist diese visuelle Übersicht der schnellste Weg zu wissen, was heute Ihre Aufmerksamkeit braucht.

Follow-ups ohne vergessene Leads

Customermates verschickt keine Erinnerungen und hat keinen eigenen Workflow-Builder. So halten Sie Follow-ups trotzdem im Griff:

• Gespeicherte Ansicht: Deals in der Phase „Angebot gesendet“, sortiert nach letzter Änderung, oder Kontakte mit einem eigenen Datumsfeld „Nächster Kontakt“, sortiert nach diesem Datum.
• Routinen in Customermates Cloud: Eine Routine lässt den Mate-Assistenten zum Beispiel jeden Montag Deals ohne Bewegung seit einer Woche auflisten und Nachfass-Nachrichten entwerfen, die Sie prüfen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro enthält 5.
• Separat betriebenes n8n: Über den Community-Node, die API und Webhooks kann Ihre eigene n8n-Instanz zum Beispiel neue Leads aus einem Formular anlegen oder bei einem Phasenwechsel eine Aufgabe erstellen. n8n ist nicht enthalten; Scheduler, Workflows, Zugangsdaten und externe Dienste verantworten Sie selbst.

So pflegen Solopreneure Kundenbeziehungen ohne Team, mit einer Liste, die zeigt, wer als Nächstes dran ist.

KI-Agenten für die Routinearbeit

Verbinden Sie externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT über MCP (50 Tools) und lassen Sie sie die Datenpflege übernehmen. Agenten entwerfen Follow-up-E-Mails, verschieben Deals zwischen Phasen, ergänzen Notizen und fassen Ihre Historie mit einem Kunden zusammen. Den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. In Customermates Cloud erledigt der Mate-Assistent dasselbe direkt in der App mit monatlichen KI-Credits und fragt nach Ihrer Freigabe, bevor er etwas löscht oder eine Nachricht sendet.

Kundenpflege ohne Team

Als Solopreneur sind Ihre bestehenden Kunden Ihr wertvollstes Gut. Wiederkehrendes Geschäft und Empfehlungen treiben das Wachstum, aber den Kontakt zu halten ist schwer, wenn Sie in Projektarbeit vergraben sind. Customermates hilft Ihnen dabei:

• Ein eigenes Datumsfeld für den nächsten Check-in und eine Ansicht, sortiert nach diesem Datum
• Ein Auswahlfeld für die Empfehlungsquelle, um zu sehen, welche Kunden Ihnen neue Aufträge bringen
• In der Cloud eine Routine, die ruhende Kontakte auflistet und persönliche Nachrichten zur Prüfung entwirft
• Ab Pro alle Kundengespräche aus E-Mail, WhatsApp und Instagram an einem Ort

Serienmails, Kampagnen oder automatische Jubiläumsnachrichten verschickt Customermates nicht; jede Nachricht geht einzeln und nach Ihrer Freigabe raus.

Einfache Einrichtung

Keine Implementierungsberater und keine 30-seitigen Konfigurationsanleitungen. Registrieren, Kontakte aus einer Excel-Arbeitsmappe (XLSX) importieren oder manuell anlegen, Pipeline-Phasen benennen, fertig.

Schlüsselfunktionen für Solopreneure

Deal-Pipeline mit Kanban-Ansicht

Sehen Sie jeden Deal auf einen Blick in der visuellen Pipeline. Per Drag-and-Drop die Phase aktualisieren. Sofort wissen, was als Nächstes zu tun ist. Die Deal-Phase ist ein konfigurierbares Auswahlfeld; verschiedene Dienstleistungen (etwa Beratung und Retainer-Projekte) trennen Sie mit einem eigenen Auswahlfeld und gespeicherten Ansichten oder Gruppierung.

Vollständige Kontaktdatensätze

Jede Person und jedes Unternehmen bekommt einen Datensatz mit Aktivitätshistorie, Notizen, verknüpften Aufgaben und Deal-Informationen im Kontaktmanagement. Sie gehen nicht unvorbereitet in ein Gespräch. Durchsuchen Sie alle Kontakte, um den einen Kunden zu finden, der vor drei Monaten eine Empfehlung erwähnt hat.

Automatisierung über Webhooks, REST und n8n

Customermates liefert die Schnittstellen, über die Sie wiederkehrende Abläufe automatisieren: Webhooks für CRM-Ereignisse, die REST-API und einen Community-Node für n8n, das Sie separat betreiben. n8n selbst verbindet sich mit Kalendern, E-Mail, Rechnungstools, Projektmanagement und vielen weiteren Apps.

KI-Agenten, die das CRM bedienen

Externe KI-Clients über MCP können E-Mails entwerfen, Zusammenfassungen erstellen und Deal-Phasen sowie Notizen aktuell halten. MCP ist in jedem Tarif enthalten; den KI-Client bezahlen Sie beim jeweiligen Anbieter. Der Mate-Assistent ist in allen Cloud-Tarifen mit monatlichen KI-Credits enthalten.

Benutzerdefinierte Felder und Ansichten

Passen Sie das CRM an Ihr Business an, nicht umgekehrt. Fügen Sie die typisierten eigenen Felder hinzu, die Ihr Geschäftsmodell erfordert, etwa für Projekttyp, Budgetrahmen, Empfehlungsquelle oder Vertragsende. Erstellen Sie gespeicherte persönliche Ansichten, um Kontakte nach Status, Branche oder Quelle zu filtern.

Einheitlicher Posteingang

In Pro verbinden Sie E-Mail (Gmail, Outlook oder IMAP) sowie WhatsApp und Instagram über den einheitlichen Posteingang und ordnen jedes Kundengespräch dem richtigen Kontakt zu, alles an einem Ort im CRM. Kein Durchsuchen des Posteingangs mehr, um herauszufinden, was Sie vor drei Wochen wem gesagt haben. In der Cloud kann Mate Antworten entwerfen, die Sie vor dem Senden freigeben.

Voller API-Zugang

Verbinden Sie Customermates mit Ihrer Website, Ihrem Rechnungstool oder jedem anderen System über die REST-API. Die API ist in jedem Tarif ohne Zusatzkosten enthalten. Bauen Sie individuelle Integrationen, die genau zu Ihrem Workflow passen.

Solopreneur-CRM vs. Tabellen vs. Enterprise-Tools

Viele Einzelunternehmer starten mit einer Tabelle. Das funktioniert anfangs, bricht aber zusammen, wenn das Business wächst:

Enterprise-CRMs wie Salesforce und HubSpot sind leistungsstark, aber für große Teams konzipiert. Sie erfordern Konfiguration, Schulung und laufende Administration. Für einen Ein-Personen-Betrieb lohnt sich dieser Aufwand selten. Customermates gibt Ihnen die Funktionen, die Sie brauchen, zu einem Preis und einer Komplexität, die zu einem Solo-Betrieb passen.

Wie Solopreneure Customermates konkret nutzen

Der Berater-Workflow

Sie treffen einen Interessenten auf einem Networking-Event und legen ihn im Smartphone-Browser in Customermates an, mit einem Datum im Feld „Nächster Kontakt“. Ihre gespeicherte Ansicht zeigt ihn am Montag oben in der Liste. Sie senden ein Angebot und verschieben den Deal zu „Angebot gesendet“; eine Routine in der Cloud listet jeden Montag Angebote ohne Antwort. Der Kunde unterschreibt, Sie verschieben den Deal zu „Gewonnen“ und setzen ein Check-in-Datum in drei Monaten. Jeder Schritt ist dokumentiert, und die Liste zeigt, was als Nächstes ansteht.

Der Online-Dienstleister-Workflow

Leads kommen über Ihr Website-Kontaktformular herein. Ein separat betriebener n8n-Workflow legt sie über die API direkt in Customermates an und erstellt eine Aufgabe zum Antworten. Sie qualifizieren mit eigenen Feldern (Budget, Zeitplan, Umfang). Qualifizierte Leads bewegen sich durch Ihre Pipeline. Nach der Projektlieferung zeigt eine Ansicht, welche Kunden Sie um ein Testimonial oder eine Empfehlung bitten können.

Der Coach- oder Creator-Workflow

Sie verwalten eine Mischung aus Einzelklienten, Gruppenprogrammen und digitalen Produkten. Eigene Felder halten fest, in welchem Programm jeder Kontakt ist und wann er verlängert. Ihre eigene n8n-Instanz oder ein anderer externer Dienst kann über die API Onboarding-E-Mails oder Sitzungserinnerungen verschicken. In Customermates erzeugen konfigurierte Phasenwahrscheinlichkeiten deterministische gewichtete Deal-Werte und Pipeline-Summen über alle Dienstleistungslinien; das Produkt sagt keine künftigen Umsätze voraus.

Preise, die sich für Solopreneure rechnen

Für ein schlankes Ein-Personen-Business zählt, dass schon der günstigste Tarif alles Nötige enthält. Bei Customermates gehören API, Webhooks und MCP zu jedem Tarif:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Deals, Aufgaben, eigene Felder, Ansichten, API, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für Kunden-E-Mail, WhatsApp, Instagram, LinkedIn und Telegram
• Selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft ohne Lizenzkosten auf Ihren eigenen Servern; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud
• Datenstandort: In der Cloud liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt, ein AVV ist verfügbar

Für einen Solopreneur sind das 12 €/Monat in Starter, oder 29 €/Monat in Pro, wenn Kunden-E-Mails und Nachrichten im CRM landen sollen. Abgerechnet wird monatlich. Alle Details auf unserer Preisseite.

Zum Vergleich: Pipedrive listet im September 2026 14 € bis 79 € pro Nutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung oder 24 € bis 99 € bei monatlicher Zahlung. Bei HubSpot kostet Sales Hub Starter im September 2026 20 € pro Lizenz und Monat; der kostenlose Tarif gilt für bis zu 2 Nutzer.

Integrationen für Solo-Workflows

Customermates verbindet sich über die REST-API, Webhooks und einen separat betriebenen n8n-Workflow mit den Tools, die Solopreneure bereits nutzen:

• E-Mail: Ab Pro Gmail, Outlook oder IMAP mit dem einheitlichen Posteingang verbinden, damit Kundengespräche im CRM landen
• Kalender: Ab Pro lesender Kalenderzugriff; Termine buchen und planen Sie weiterhin in Ihrem Kalender
• Rechnungsstellung: Stripe, PayPal oder Ihr Buchhaltungstool über n8n oder REST anbinden; Rechnungen erstellt Customermates nicht
• Formulare: Leads von Typeform, Ihrer Website oder Landing Pages über n8n oder REST anlegen
• Kommunikation: WhatsApp, Instagram, LinkedIn und Telegram ab Pro im Posteingang; SMS und Telefonie gibt es nicht
• Produktivität: Notion, Trello oder Asana über n8n verbinden

n8n bietet selbst Hunderte von App-Konnektoren; Sie betreiben es separat, als eigene Instanz oder bei n8n.

Datenschutz und Dateneigentum

Als Solopreneur, der Kundendaten verarbeitet, sind Sie für den DSGVO-gerechten Umgang verantwortlich, besonders wenn Sie mit europäischen Kunden arbeiten. Customermates unterstützt Sie dabei:

• Datenstandort: In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor
• Open Source: volle Transparenz; prüfen Sie den Code selbst
• Selbst hostbar: Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst
• Offener Datenzugriff: Datensätze je Datensatztyp als Excel-Arbeitsmappe (XLSX) exportieren oder über REST für einen selbst betriebenen Backup-Ablauf lesen

Eine Zertifizierung wie ISO 27001 besteht nicht, und eigene Werkzeuge für Einwilligungsverwaltung gibt es nicht. Lesen Sie mehr über CRM-Best-Practices, um das Beste aus Ihrem Setup herauszuholen.

So starten Sie

1. Kostenloses Konto erstellen: keine Kreditkarte nötig, 7 Tage zum Erkunden.
2. Daten übernehmen: Kontakte, Organisationen und Deals aus Excel-Arbeitsmappen (XLSX) importieren, je Datensatztyp eine Arbeitsmappe, oder über die REST-API beziehungsweise einen per MCP verbundenen KI-Client anlegen.
3. Pipeline einrichten: Definieren Sie Deal-Phasen, die zu Ihrem tatsächlichen Verkaufsprozess passen.
4. Felder anpassen: Fügen Sie die Datenpunkte hinzu, die für Ihr Solo-Business spezifisch sind, etwa ein Datum für den nächsten Kontakt.
5. Follow-up-Ansicht und Routine anlegen: eine gespeicherte Ansicht für fällige Kontakte, in der Cloud eine wöchentliche Routine und bei Bedarf n8n über den Community-Node anbinden.

Die Grundeinrichtung ist schnell erledigt. Keine IT-Abteilung nötig.

Häufig gestellte Fragen

Solopreneure brauchen ein System, das ihnen Arbeit abnimmt. Customermates gibt Ihnen die Struktur, um organisiert zu bleiben, konsequent nachzufassen und mehr Deals abzuschließen, ohne Ihren Alltag komplizierter oder Ihr Budget knapper zu machen.