Das Open-Source-CRM für Marketingagenturen, das Ihr Geschäft wachsen lässt

Warum Marketingagenturen ein CRM brauchen

Ein CRM für Marketingagenturen ist das System, das Ihre Neugeschäfts-Pipeline gesund hält, während Ihr Team bestehende Kunden betreut. Ohne ein zentrales System hängt beides an einzelnen Köpfen und Postfächern.

Marketingagenturen arbeiten unter einer besonderen Spannung: Die Personen, die Neugeschäft gewinnen, sind oft dieselben, die die Arbeit leisten. Wenn die Umsetzung intensiv wird, stoppt die Akquise. Wenn ein großer Kunde abspringt, ist die Pipeline leer. Ein Agentur-CRM macht Beziehungsmanagement systematisch, statt es von einzelnen Köpfen abhängig zu machen.

Diese Probleme löst ein CRM für Marketingagenturen:

• Chaos in der Neugeschäfts-Pipeline: Leads kommen über Empfehlungen, Inbound-Anfragen, Ausschreibungen, Networking-Events und LinkedIn-Outreach. Ohne eine strukturierte Pipeline sind Follow-ups uneinheitlich und Chancen gehen verloren.
• Lücken in Kundenbeziehungen: Account Manager kennen ihre Kunden bestens, aber dieses Wissen steckt in ihren Köpfen und Postfächern. Wenn jemand ausfällt oder die Agentur verlässt, leidet die Kontinuität. Ein Kontaktmanagement mit gemeinsam genutzten Datensätzen und Interaktionshistorie löst das.
• Retainer-Management im Blindflug: Welche Verträge laufen dieses Quartal aus? Ohne Sichtbarkeit kommen Verlängerungsgespräche zu spät.
• Verstreute Kommunikation: Kunden-E-Mails in persönlichen Postfächern, Briefings in Slack, Meeting-Notizen in Google Docs. Ein Agentur-CRM mit einheitlichem Posteingang bringt die Kundengespräche an einen Ort.
• Keine Upsell-Sichtbarkeit: Ein Kunde mit Social-Media-Retainer könnte von Paid-Media-Management profitieren, aber niemand erkennt die Chance, weil die Daten nicht vernetzt sind.
• Übergabefehler vom Vertrieb an die Umsetzung: Ein Deal wird gewonnen, aber der Übergang von der Akquise zur Betreuung verliert kritischen Kontext: Leistungsumfang, Erwartungen, Schlüsselkontakte, Preisverhandlungen.

Was ist ein CRM für Marketingagenturen?

Ein CRM für Marketingagenturen (auch Agentur-CRM oder Digital-Agentur-CRM) ist eine Software, die Marketing-, Werbe- und Kreativagenturen hilft, Kundenbeziehungen zu verwalten, Neugeschäftschancen in einer Vertriebspipeline zu verfolgen und den gesamten Kundenlebenszyklus im Blick zu behalten: vom Lead über den Pitch bis zum Retainer und zur Vertragsverlängerung.

Ein Agentur-CRM verbindet Akquise mit Account-Management, damit zwischen Gewinn und Betreuung eines Kunden nichts verloren geht. Es ist kein Projektmanagement-, Zeiterfassungs- oder Marketing-Automation-Tool; diese Werkzeuge laufen daneben.

Viele Agenturen nutzen heute auch KI, um Pitch-E-Mails zu entwerfen, Kundengespräche zusammenzufassen und nächste Schritte vorzuschlagen. In Customermates geschieht das über KI-Clients, die per MCP auf das CRM zugreifen, oder in der Cloud über den Assistenten Mate.

Schlüsselfunktionen eines CRM für Marketingagenturen

Die Wahl des richtigen CRM für Ihre Marketingagentur bedeutet, Funktionen anhand der tatsächlichen Arbeitsweise von Agenturen zu bewerten. Diese Funktionen zählen am meisten, und so deckt Customermates sie ab.

Visuelle Pipeline-Verwaltung

Verfolgen Sie jede Chance vom ersten Kontakt bis zum unterschriebenen Vertrag auf einem Kanban-Board mit Drag-and-drop. Die Deal-Phase ist eine konfigurierbare Auswahlspalte mit Wahrscheinlichkeiten je Phase, aus denen Customermates gewichtete Pipeline-Werte berechnet. Neugeschäft, Upsells und Partnerschaften trennen Sie über ein eigenes Auswahlfeld „Deal-Art“ sowie gespeicherte Ansichten und Gruppierung nach Servicelinie oder Verantwortlichem. So sehen Sie auf einen Blick, welche Pitches Follow-up brauchen und welche Angebote ausstehen.

Kunden- und Kontaktmanagement

Jede Kundenorganisation erhält einen Datensatz: Schlüsselkontakte (Marketingleitung, CMO, Einkauf), Interaktionshistorie, Vertragsdetails und Leistungsumfang. Speichern Sie Kundendaten über typisierte eigene Felder in Ihrem Kontaktmanagement: Retainer-Wert, Vertragsdaten, erbrachte Leistungen, Kampagnentypen und Zufriedenheit. Wenn ein neues Teammitglied einen Kunden übernimmt, ist der Kontext vorhanden.

Retainer- und Vertragsverfolgung

Nutzen Sie eigene Felder für Vertragsbeginn und -ende, monatlichen Retainer-Wert, Leistungsumfang und Verlängerungsstatus. Eine gespeicherte Ansicht, gefiltert auf dieses Quartal und sortiert nach Vertragsende, zeigt, welche Verträge auslaufen. Gebuchte versus genutzte Stunden kommen aus Ihrer Zeiterfassung; Customermates erfasst keine Zeiten.

Kampagnen-Tracking und Multi-Client-Reporting

Customermates ist kein Kampagnen- oder Analytics-Tool. Sie können aber Kampagnen als Deals der Kundenorganisation oder als Services an diesen Deals anlegen und Kennzahlen, die Sie aus Ihren Plattformen übernehmen, in eigenen Feldern festhalten. Dashboards zeigen Umsatz pro Kunde, Deals nach Servicelinie und die gewichtete Pipeline für interne Reviews.

Automatisierung der Neugeschäfts-Pipeline

Customermates hat keinen eigenen Automatisierungs-Baukasten, keine Erinnerungen und keine E-Mail-Sequenzen. Automatisierung entsteht über Webhooks, REST und n8n, das Sie separat betreiben und über den Community-Node anbinden, sowie in der Cloud über Routinen:

• Ein Webhook meldet eine neue Anfrage an Ihren n8n-Workflow, der eine Eingangsbestätigung aus Ihrem E-Mail-System verschickt.
• Eine gespeicherte Ansicht zeigt Deals in „Angebot gesendet“, sortiert nach letzter Änderung.
• In der Cloud listet eine Routine jeden Montag Angebote, die seit einer Woche unverändert sind, und entwirft Follow-ups zur Prüfung. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5; Routinen verbrauchen KI-Credits.

Einheitlicher Posteingang

Ab Pro bringt der einheitliche Posteingang E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP), LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram in Customermates. Sie verknüpfen jedes Kunden- und Interessentengespräch mit dem Kontakt und antworten im ursprünglichen Kanal. Wenn ein CMO über eine Scope-Erweiterung schreibt oder ein Interessent auf Ihren LinkedIn-Outreach antwortet, sieht das Team den Kontext, ohne in einzelnen Postfächern zu graben. Der Posteingang ist für Einzelgespräche gedacht, nicht für Massenversand.

KI-Agenten, die Ihr Agentur-CRM bedienen

Externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT verbinden sich über MCP mit 50 MCP-Tools und können Ihr CRM lesen und schreiben. Sie übernehmen die Dateneingabe, die Account Manager meiden: Deals durch Phasen bewegen, Retainer-Felder aktualisieren und Meeting-Notizen protokollieren. Bitten Sie einen Agenten, Pitch-E-Mails zu entwerfen, Kundengespräche zusammenzufassen, potenzielle Kunden zu recherchieren oder Gewinn- und Verlustgründe in Ihren Deals auszuwerten. Den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. In der Cloud ab Pro können ein per MCP verbundener Client oder der Assistent Mate auch den einheitlichen Posteingang lesen und Antworten entwerfen. Nur Mate fragt verbindlich vor dem Senden nach Ihrer Bestätigung; bei einem externen Client entscheidet der Client selbst, ob er nachfragt.

Projektübergabe vom Vertrieb an die Umsetzung

Wenn ein Deal abgeschlossen wird, muss der Übergang von der Akquise zum Account-Management reibungslos sein. Mit Scope, Preisen, Schlüsselkontakten und Erwartungen im CRM startet Ihr Umsetzungsteam mit vollständiger Information statt mit einem kurzen Telefonat und einer weitergeleiteten E-Mail-Kette. Ein Webhook kann den gewonnenen Deal zusätzlich an Ihr Projektmanagement-Tool melden.

API und Integrationen

Verbinden Sie Customermates über die REST-API und Webhooks mit Projektmanagement-Tools (Asana, Monday, ClickUp), Zeiterfassung, Rechnungssystemen und Marketing-Plattformen. Native Anbindungen an diese Tools gibt es nicht; Verbindungen bauen Sie selbst oder mit n8n, das Sie separat betreiben.

Wie sich Customermates von anderen Agentur-CRMs unterscheidet

Viele CRM-Plattformen für Marketingagenturen sind entweder große Suiten mit viel Einrichtungsaufwand oder schlanke Vertriebstools. Customermates ist ein fokussiertes, offenes CRM mit offenen Schnittstellen.

Preise und MCP-Verfügbarkeit laut den Seiten von HubSpot, Pipedrive, Pipedrive MCP und Salesforce, Stand September 2026. HubSpot bietet seinen Remote-MCP-Server seit April 2026 allen Konten an.

Enterprise-CRMs wie Salesforce und HubSpot bieten leistungsstarke Plattformen inklusive Marketing-Automatisierung; mit Marketing-, Automatisierungs- und Reporting-Funktionen steigen die Kosten pro Nutzer deutlich, und die Einführung braucht oft Zeit und Beratung.

Vertriebsorientierte CRMs wie Pipedrive sind stark im Pipeline-Management und bringen eigene Automatisierungen mit.

Customermates gibt Ihnen ein quelloffenes Agentur-CRM ab 12 €/Nutzer/Monat mit MCP-Zugang für KI-Clients. Keine Kosten pro Kunde; den einheitlichen Posteingang für Kunden- und Interessentengespräche über E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram gibt es ab Pro für 29 €/Nutzer/Monat. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst. E-Mail-Marketing, Lead-Scoring und Sequenzen gehören nicht dazu.

CRM für verschiedene Agenturtypen

Ob Zwei-Personen-Boutique oder 50-köpfige Full-Service-Agentur: Ihre CRM-Anforderungen unterscheiden sich. So passt Customermates zu jedem Typ.

Digitalagenturen

Digitalagenturen, die SEO, SEA, Social Media und Content-Marketing managen, brauchen ein CRM, das Kampagnentypen pro Kunde festhält und Beziehungsdaten mit Leistungsdaten zusammenbringt. Customermates nutzt dafür eigene Felder für Kampagnentypen und Servicebereiche. Kennzahlen aus Google Analytics, Meta und anderen Plattformen kommen nur über eine eigene Integration, etwa mit einem separat betriebenen n8n, in die Kundenakte.

Kreativ- und Brandingagenturen

Kreativagenturen haben oft längere Verkaufszyklen und projektbasierte Arbeit statt Retainer. Customermates unterstützt dies mit anpassbaren Pipeline-Phasen, die Ihren Pitch-Prozess abbilden: vom Kennenlerntermin über das Kreativbriefing bis zur Pitch-Präsentation und Vertragsverhandlung. Verfolgen Sie Projektwerte, Zeitpläne und die wichtigsten Ansprechpartner in jeder Phase.

Full-Service-Agenturen

Full-Service-Agenturen müssen mehrere Servicebereiche pro Kunde verfolgen (Strategie, Kreation, Media, Digital, PR), oft mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und Budgets pro Bereich. Customermates bildet das mit mehreren verknüpften Kontakten, separaten Deals pro Servicelinie und nach Organisation gruppierten Ansichten ab.

Boutique-Agenturen und Freelancer

Kleine Agenturen und Freelancer brauchen ein CRM, das schnell, bezahlbar und ohne CRM-Administrator nutzbar ist. Customermates startet bei 12 €/Monat pro Nutzer für Pipeline, Kontakte, Felder, Ansichten und MCP-Zugang, oder 29 €/Monat in Pro, wenn Kundengespräche im einheitlichen Posteingang laufen sollen.

Integrationen für Agentur-Workflows

Customermates bietet eine REST-API und Webhooks. Native Anbindungen an die folgenden Tools gibt es nicht; Verbindungen bauen Sie selbst oder mit n8n, das Sie separat betreiben und über den Community-Node anbinden:

• E-Mail: Gmail, Outlook oder IMAP ab Pro mit dem einheitlichen Posteingang verbinden. Kontakte werden nicht synchronisiert; ab Pro wird der Kalender nur lesend angezeigt, Termine lassen sich nicht anlegen
• Projektmanagement: Asana, Monday, ClickUp oder Basecamp per Webhook informieren, wenn ein Deal gewonnen wird
• Kommunikation: WhatsApp ab Pro im Posteingang; Slack oder Microsoft Teams nur über eine eigene Integration
• Zeiterfassung: Stunden aus Harvest, Toggl oder Clockify per REST in ein eigenes Feld beim Kunden schreiben
• Rechnungsstellung: lexoffice, sevDesk, Xero oder QuickBooks über eine eigene Integration mit Deal-Daten versorgen
• Marketing-Plattformen: Kennzahlen aus Google Ads, Meta Business Suite oder LinkedIn Campaign Manager über eine eigene Integration übernehmen
• KI-Clients: Claude, ChatGPT oder einen anderen MCP-kompatiblen Client zum Entwerfen von Pitches, Zusammenfassen von Meetings und Recherchieren von Interessenten nutzen
• Dokument-Tools: Links zu Angeboten und Verträgen in Google Docs, Notion oder PandaDoc als Link-Feld am Deal speichern

Preise, die für Marketingagenturen funktionieren

Customermates hält die Preise einfach und transparent, monatlich pro Nutzer abgerechnet:

• Starter, 12 € pro Nutzer pro Monat: Kontakte, Organisationen, Deals, Services, Aufgaben, eigene Felder, Ansichten, REST, Webhooks und MCP-Zugang für KI-Clients (50 MCP-Tools)
• Pro, 29 € pro Nutzer pro Monat: ergänzt den einheitlichen Posteingang (E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram) mit 1 verbundenen Konto pro Nutzer
• Keine Kosten pro Kunde: Der Preis pro Nutzer bleibt gleich, ob Sie 5 oder 500 Kunden betreuen
• Selbst hostbar: der Open-Source-Kern auf eigener Infrastruktur, ohne Lizenzkosten, mit dem Funktionsumfang von Starter und ohne Posteingang

Wenn Neugeschäft über E-Mail und LinkedIn läuft und diese Gespräche im CRM liegen sollen, brauchen Sie Pro. Eine Boutique-Agentur mit 4 Personen zahlt dann 116 €/Monat, eine Agentur mit 15 Mitarbeitern 435 €/Monat. Alle Details finden Sie auf unserer Preisseite.

Zum Vergleich (laut Preisseiten, Stand September 2026): Pipedrive liegt bei 24 € bis 99 € pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung. Salesforce Sales Cloud reicht bei jährlicher Abrechnung von der Starter Suite für 25 $ über die Pro Suite für 100 $ bis zu Max für 550 $ pro Nutzer und Monat.

So wählen Sie das richtige CRM für Ihre Marketingagentur

Nicht jedes CRM ist für die Arbeitsweise von Marketingagenturen gebaut. Darauf sollten Sie bei der Wahl eines Agentur-CRM achten:

1. Doppelte Workflow-Unterstützung: Können Sie Neugeschäftsentwicklung und bestehende Kundenbetreuung im selben System managen, ohne dass sie sich gegenseitig stören?
2. Pipeline-Flexibilität: Lassen sich Phasen an Ihren tatsächlichen Vertriebsprozess anpassen, und können Sie Neugeschäft, Upsells und Projekttypen getrennt betrachten?
3. Retainer- und Vertragsmanagement: Können Sie Vertragsdaten, Retainer-Werte und Verlängerungsstatus mit eigenen Feldern verfolgen?
4. Automatisierungstiefe: Welche Automatisierungen brauchen Sie, und laufen sie im CRM oder über externe Werkzeuge? In Customermates entstehen sie über Webhooks, REST, ein separat betriebenes n8n oder Cloud-Routinen; Erinnerungen und Sequenzen gibt es nicht.
5. Integrationsmöglichkeiten: Lässt es sich mit Ihren Projektmanagement-, Zeiterfassungs-, Rechnungs- und Marketing-Tools verbinden, und mit welchem Aufwand?
6. Datenkontrolle und DSGVO: Wo liegen die Daten, gibt es einen AVV, welche Unterauftragsverarbeiter sind beteiligt, und können Sie selbst hosten, wenn Ihre Kunden es verlangen?
7. Preistransparenz: Gibt es Kosten pro Kunde, nach Tarif gesperrte Funktionen oder versteckte Kosten, die mit Ihrem Kundenbestand skalieren?
8. Einrichtungskomplexität: Können Sie in kurzer Zeit starten, oder braucht es Wochen an Implementierung und CRM-Berater?

Erste Schritte mit Customermates für Ihre Agentur

Die Grundeinrichtung Ihres Agentur-CRM dauert Minuten; die Datenübernahme hängt von Ihren Altdaten ab:

1. Konto erstellen: keine Kreditkarte nötig, 7 Tage testen.
2. Kontakte übernehmen: Importieren Sie Kunden, Interessenten und Partner aus einer Excel-Arbeitsmappe (XLSX), jeweils einen Datensatztyp, oder legen Sie sie über REST oder einen per MCP verbundenen KI-Client an. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Pipeline einrichten: Phasen definieren (etwa „Lead“, „Qualifiziert“, „Pitch“, „Angebot“, „Verhandlung“, „Gewonnen“ und „Verloren“) und ein Auswahlfeld „Deal-Art“ für Neugeschäft und Upsell anlegen. Das Kanban-Board mit Drag-and-drop zeigt alles auf einen Blick.
4. Eigene Felder anlegen: Retainer-Wert, Vertragsende, erbrachte Leistungen, Kampagnentypen, Kundenbranche.
5. Verbindungen einrichten: gespeicherte Ansichten für offene Angebote und auslaufende Verträge, Webhooks oder ein separat betriebenes n8n für Projekt- und Rechnungstools, in der Cloud eine Routine für den Wochenüberblick.
6. E-Mail-Konto verbinden: ab Pro Gmail, Outlook oder IMAP mit dem einheitlichen Posteingang verbinden und Gespräche mit Kontakten verknüpfen.

Häufig gestellte Fragen

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