Das Open-Source-B2B-CRM für komplexe Vertriebsprozesse

Was ist ein B2B-CRM und warum braucht Ihr Team eines?

Ein B2B-CRM (Business-to-Business Customer Relationship Management) ist eine Software, die Unternehmen hilft, ihre Geschäftskundenbeziehungen zu verwalten: Accounts, Deals, Kontakte und Kommunikation über längere Verkaufszyklen mit mehreren Entscheidungsträgern. Im Gegensatz zu einem B2C-CRM, das auf hohe Transaktionsvolumina mit kurzen Zyklen ausgelegt ist, konzentriert sich ein CRM für B2B auf weniger Deals mit höherem Wert, tiefere Account-Strukturen und komplexere Einkaufsgremien.

Wenn Ihr Vertriebsteam mit Tabellen jongliert, Follow-ups in E-Mail-Threads verliert oder nicht sagen kann, welche Deals in welcher Phase stehen, brauchen Sie ein richtiges CRM für Geschäftskunden. Customermates ist ein Open-Source-B2B-CRM mit Organisationen, Kontakten, einer konfigurierbaren Deal-Pipeline, typisierten Feldern und KI-Anbindung über MCP. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt, und der Open-Source-Kern lässt sich selbst betreiben.

Warum B2B-Vertrieb anders funktioniert und generische CRMs scheitern

B2B-Vertrieb unterscheidet sich grundlegend von B2C, und ein CRM, das diese Unterschiede ignoriert, schafft mehr Reibung, als es beseitigt. Das macht den B2B-Vertrieb besonders:

Längere Verkaufszyklen

Enterprise-Deals brauchen Wochen, Monate oder ganze Quartale bis zum Abschluss. Ihr CRM muss jeden Schritt über diesen Zeitraum festhalten: Notizen, Aufgaben, Unterhaltungen und Phasenwechsel, ohne dass etwas untergeht. Customermates bietet eine Pipeline-Ansicht, die jede Deal-Phase von der Erstansprache bis zum unterschriebenen Vertrag abbildet, und einen Aktivitätsverlauf an jedem Datensatz.

Mehrere Stakeholder pro Deal

Im B2B-Geschäft verkaufen Sie selten an eine einzelne Person. Ein typischer Deal umfasst Einkauf, technische Bewerter, Abteilungsleiter und C-Level-Sponsoren. Customermates verknüpft mehrere Kontakte mit einem Deal und einer Organisation, damit Sie immer wissen, wer beteiligt ist. Die Rolle halten Sie in einem Auswahlfeld am Kontakt fest. Mehr zum Kontaktmanagement.

Account-basierter Vertrieb und Unternehmensstrukturen

Ein CRM für B2B muss Account-basierten Vertrieb unterstützen, also die Fokussierung auf Zielaccounts statt auf einzelne Leads. Mit dem Account-Management in Customermates ordnen Sie Kontakte und Deals ihrer Organisation zu und sehen alle Aktivitäten eines Accounts an einem Ort. Tochtergesellschaften und Standorte legen Sie als eigene Organisationen an und kennzeichnen die Zugehörigkeit über ein Feld; eine eingebaute Konzernhierarchie gibt es nicht.

Höhere Deal-Werte und komplexe Verhandlungen

Wenn Deals fünf- oder sechsstellige Summen erreichen, zählt jedes Detail. Typisierte benutzerdefinierte Felder erfassen Vertragslaufzeit, Einkaufsanforderungen, Wettbewerber und technische Anforderungen neben den Standard-Deal-Daten.

Integration mit Business-Tools

B2B-Unternehmen arbeiten mit ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware, Marketing-Automatisierung und Projektmanagement-Tools. Ein isoliertes CRM wird zum Datensilo. Customermates verbindet sich über eine REST-API mit OpenAPI-Beschreibung und Webhooks mit Ihrem bestehenden Stack. Für Abläufe ohne eigenen Code gibt es einen Community-Node für n8n, das Sie separat betreiben.

So funktioniert Customermates als Ihr B2B-CRM

Customermates bildet den Vertriebsprozess vom ersten Kontakt bis zum Abschluss und die langfristige Account-Pflege ab.

Pipeline-Management mit individuellen Deal-Phasen

Die Deal-Phase ist ein Auswahlfeld, das Sie selbst konfigurieren: „Qualifizierung“, „Bedarfsanalyse“, „Angebot“, „Verhandlung“, „Vertragsprüfung“, „Gewonnen“. Die Kanban-Ansicht der Pipeline ermöglicht Drag-and-drop zwischen Phasen und zeigt, wo sich Deals stauen. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen; daraus berechnet Customermates gewichtete Deal-Werte und Pipeline-Summen. Das ist eine feste Rechnung aus Ihren eigenen Gewichten, keine Prognose.

Lead-Erfassung und Qualifizierung

Nicht jede eingehende Anfrage ist die Zeit Ihres Teams wert. Mit dem Lead-Management halten Sie Qualifizierungskriterien wie Unternehmensgröße, Branche, Budget und Zeitrahmen in typisierten Feldern fest und weisen jedem Lead einen Verantwortlichen zu. Eine automatische Bewertung oder Weiterleitung gibt es nicht; eine gespeicherte Ansicht zeigt die Leads, die Ihren Kriterien entsprechen.

Organisationen und Kontakte mit vollständiger Beziehungsübersicht

Im B2B-Geschäft verkaufen Sie an Unternehmen, nicht an Einzelpersonen. Customermates verknüpft Kontakte mit Organisationen, damit Sie das vollständige Bild sehen: wer zu welchem Unternehmen gehört, welche Deals aktiv sind und die Historie aus Notizen, Aufgaben und Aktivitäten an einem Ort.

Einheitlicher Posteingang und Kommunikationsverfolgung

In der Cloud-Version ab Pro laufen E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram in einem einheitlichen Posteingang zusammen. Sie verknüpfen jede Unterhaltung mit dem richtigen Kontakt und teilen einzelne Unterhaltungen mit Ihrem Team. Das ist entscheidend, wenn mehrere Mitarbeiter denselben Account betreuen. Ganze Konten teilen und die teamweite Zeitleiste gibt es ab Business.

Automatisierung über Webhooks, REST-API und n8n

Customermates hat keinen eigenen Automatisierungs-Baukasten. Über Webhooks und die REST-API sowie ein separat betriebenes n8n bauen Sie zum Beispiel:

• Aufgaben anlegen, wenn ein Deal in eine neue Phase wechselt
• Eine Nachricht in Slack oder Microsoft Teams, wenn ein großer Deal voranschreitet
• Datenabgleich zwischen Customermates und Ihrem ERP, Ihrer Buchhaltung oder Ihren Marketing-Tools
• Freigabeschritte für Rabatte in Ihrem eigenen Workflow-Tool

In der Cloud-Version kann außerdem eine Routine des Mate-Assistenten nach Zeitplan oder bei einem CRM-Ereignis einen gespeicherten Auftrag ausführen, etwa jeden Montag Deals ohne Bewegung auflisten und Nachfass-Entwürfe vorbereiten. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Dashboards und Auswertungen

Behalten Sie die Kennzahlen im Blick, die Sie aus Ihren Daten ableiten können: Deal-Wert je Phase, gewichtete Pipeline-Summe, Deals je Verantwortlichem, gewonnene und verlorene Deals. Die Dashboards geben der Geschäftsleitung Transparenz über die Pipeline, ohne auf wöchentliche Statusmeetings warten zu müssen.

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen KI-Client über MCP (49 Tools); den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Agenten legen Unternehmen und Kontakte an, protokollieren Aktivitäten, verschieben Deals zwischen Phasen, entwerfen Ansprache und fassen lange Deal-Historien zusammen. In der Cloud-Version erledigt der eingebaute Mate-Assistent dasselbe in der App und fragt vor dem Senden oder Löschen nach Ihrer Bestätigung.

B2B-CRM vs. B2C-CRM: die wichtigsten Unterschiede

Das Verständnis der Unterschiede hilft bei der Wahl des richtigen Tools:

Customermates ist für die linke Spalte gebaut. Kampagnen, Newsletter und E-Mail-Sequenzen gehören nicht zum Funktionsumfang.

Deal-Phasen für den B2B-Vertrieb: ein praktischer Leitfaden

Die meisten B2B-Unternehmen profitieren von Pipeline-Phasen, die den tatsächlichen Kaufprozess abbilden:

1. Lead qualifiziert: Der Interessent passt zum idealen Kundenprofil und hat Interesse bekundet.
2. Bedarfsanalyse: Ein erstes Meeting ist angesetzt, um Bedürfnisse, Budget und Zeitrahmen zu verstehen.
3. Angebot gesendet: Ein formelles Angebot wurde übermittelt; das Dokument erstellen Sie in Ihrem Angebotstool.
4. Verhandlung: Konditionen, Preise oder Umfang werden mit Einkauf oder Geschäftsleitung besprochen.
5. Vertragsprüfung: Der Deal liegt bei den Rechtsabteilungen beider Seiten.
6. Gewonnen: Vertrag unterschrieben, Deal abgeschlossen, Onboarding beginnt.
7. Verloren: Der Deal kam nicht zustande. Dokumentieren Sie den Grund in einem Auswahlfeld.

Customermates ermöglicht die vollständige Anpassung dieser Phasen. Fügen Sie Phasen hinzu, benennen Sie sie um oder ordnen Sie sie neu, passend zu Ihrem Vertriebsprozess.

Integrationen, die für B2B-Unternehmen zählen

Ein B2B-CRM existiert nicht isoliert. Customermates verbindet sich mit den Tools, auf die Ihr Unternehmen bereits setzt:

• ERP-Systeme: Kunden- und Deal-Daten zwischen CRM und ERP über REST-API, Webhooks oder n8n abgleichen
• Buchhaltungssoftware: bei einem gewonnenen Deal per Webhook einen Vorgang in Ihrer Buchhaltung anstoßen; die Rechnung entsteht dort
• Marketing-Automatisierung: qualifizierte Leads aus Ihren Marketing-Tools per REST-API in die Pipeline übernehmen
• E-Mail: Gmail-, Outlook- oder IMAP-Postfächer ab Pro im einheitlichen Posteingang verbinden
• Kommunikationstools: Slack- oder Microsoft-Teams-Nachrichten über Webhooks und n8n; eine native Integration gibt es nicht
• Kalender: Ab Pro lesender Kalenderzugriff; Termine lassen sich in Customermates weder erstellen noch bearbeiten

Alle Integrationen laufen über die REST-API, Webhooks oder n8n-Workflows, die Sie selbst betreiben.

Preise für B2B-Teams

Bei vielen CRM-Anbietern steigen die Kosten mit jeder Funktion, jedem Nutzer und jeder Integration. Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Deals, Leistungen, Aufgaben, benutzerdefinierte Felder, Ansichten, Dashboards, REST-API, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram
• Open Source: volle Transparenz; Datensätze lassen sich per REST-API und XLSX-Export (je Datensatztyp) übernehmen
• Datenschutz: AVV verfügbar, Unterauftragsverarbeiter offengelegt, Cloud-Datenbank in Frankfurt
• Selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft mit Docker auf eigener Infrastruktur ohne Lizenzkosten; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud

Multi-Stakeholder-Ansprache läuft über E-Mail und LinkedIn, deshalb landen viele B2B-Teams bei Pro. Für ein B2B-Vertriebsteam mit 10 Personen sind das 290 € pro Monat. Vergleichen Sie diesen Betrag direkt mit Angeboten von Salesforce, HubSpot oder Dynamics 365; Editionen und Add-ons bestimmen die genaue Differenz.

DSGVO und Datenschutz im B2B-CRM

Für europäische B2B-Unternehmen gilt die DSGVO auch bei Geschäftskontaktdaten. So geht Customermates damit um:

• Speicherort: In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor.
• Offener Datenzugriff: Datensätze über die REST-API lesen oder je Datensatztyp als Excel-Arbeitsmappe (XLSX) exportieren; Auskunfts- und Löschanfragen bleiben Teil Ihres eigenen Datenschutzprozesses.
• Self-Hosting: Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.
• Open Source: Der Quellcode ist einsehbar, keine Black Box.
• Audit-Log: In jedem Tarif nachvollziehbar, wer welchen Datensatz geändert hat.

Eine Zertifizierung wie ISO 27001 oder SOC 2 hat Customermates nicht.

So starten Sie mit Customermates als Ihrem B2B-CRM

Die Einrichtung Ihres B2B-CRMs dauert Minuten, nicht Wochen:

1. Konto erstellen: kostenlos, keine Kreditkarte nötig. Die ersten 7 Tage sind kostenlos.
2. Daten importieren: Kontakte, Organisationen und Deals aus einer Excel-Datei (XLSX), jeweils ein Datensatztyp, oder über die REST-API. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Pipeline konfigurieren: B2B-spezifische Deal-Phasen mit Wahrscheinlichkeiten definieren und Felder an Ihren Vertriebsprozess anpassen.
4. Team einladen: Kollegen hinzufügen, Rollen und Berechtigungen zuweisen.
5. Ansichten speichern: etwa „Deals ohne Bewegung seit 14 Tagen“ oder „Meine Accounts“.
6. Tools verbinden: ab Pro E-Mail und LinkedIn im Posteingang, dazu ERP und weitere Systeme über REST-API, Webhooks oder n8n.

Customermates ist Open Source und selbst hostbar. Das bedeutet volle Code-Transparenz und Kontrolle über Ihre Workflows; Datensätze lassen sich per REST-API und XLSX-Export (je Datensatztyp) übernehmen.

Häufig gestellte Fragen zum B2B-CRM