CRM para asesorías: tus clientes aún te deben documentos. Haz seguimiento de cada uno.

En temporada de declaraciones, como la campaña de la Renta, sale una y otra vez el mismo mensaje: «todavía nos faltan los extractos bancarios de marzo». La respuesta llega a la bandeja de una sola persona, el encargo vive en una hoja de cálculo y nadie ve qué clientes se han quedado en silencio. Como CRM para asesorías y contadores, Customermates, un CRM de código abierto hecho en Alemania, mantiene cada conversación en la ficha del cliente, junto al encargo y a un siguiente paso con fecha. En Customermates Cloud desde Pro, Mate o tu propio agente de IA (Claude, ChatGPT o cualquier cliente que hable MCP) redacta el recordatorio y el siguiente paso cuando se lo pides o mediante una rutina que configuras; tú revisas, editas y envías. Los plazos, el tiempo y la facturación siguen en el software de gestión de tu despacho. Si quieres un único sistema para todo, encaja mejor una suite de gestión de despachos, y la tabla de más abajo nombra algunas.

Qué necesita un despacho contable de un CRM

• El cliente suele ser un hogar o una empresa con varias personas. El propietario firma, la responsable de la oficina manda las facturas, el cónyuge presenta la declaración conjunta. Todos pertenecen a un mismo registro.
• Los encargos se repiten. Contabilidad mensual, liquidaciones trimestrales de IVA y de retenciones, la declaración anual de la Renta o del Impuesto sobre Sociedades. Cada ciclo es un trabajo aparte con su propio estado.
• El cuello de botella son los documentos que faltan. En temporada alta, buena parte de las reclamaciones son «todavía nos faltan las facturas del trimestre» o «faltan los extractos bancarios de marzo».
• Los clientes potenciales llegan por recomendación. Un cliente habla de ti a un colega, y el primer correo se queda en la bandeja de alguien hasta que se olvida.
• Los datos de los clientes son confidenciales. El personal debe ver los clientes con los que trabaja, y tú necesitas saber quién cambió qué.

Una configuración para asesorías en Customermates

Un espacio de trabajo nuevo empieza sin listas: tú creas las listas que necesitas (contactos, organizaciones, oportunidades o las tuyas) en Modelo de datos, o dejas que la configuración con IA las cree en la nube. Aquí tienes una forma de organizar cinco listas; todos los nombres de campo son ejemplos. Puedes llamar a una lista Trabajos o Proyectos en lugar de Oportunidades, y cambiar el nombre de cualquier lista más adelante en Modelo de datos, en General.

Etapas de los encargos

La etapa de la oportunidad es un campo de Selección única que defines tú, y cada opción puede llevar una probabilidad. Como solo hay un campo de etapa, usa el campo Tipo de encargo para distinguir el alta del trabajo recurrente. Una lista de etapas que sirve para ambos:

Consulta · Propuesta enviada · Carta de encargo firmada · Documentos solicitados · Documentos recibidos · En preparación · En revisión · Presentado · Cerrado

El valor de una oportunidad es la suma de sus partidas, cada una un servicio por una cantidad. Los totales ponderados son aritmética simple con tus propias probabilidades. En el tablero del pipeline cada encargo es una tarjeta que arrastras entre etapas, y puedes agrupar el tablero o la tabla por persona asignada para ver la carga de cada preparador.

Vistas guardadas para la semana

1. Documentos que faltan: oportunidades en Documentos solicitados con Documentos en Parciales o Faltan, ordenadas por Documentos solicitados el, de la más antigua a la más reciente.
2. Presentación próxima: oportunidades que no están en Presentado ni en Cerrado, ordenadas por Vencimiento de presentación. Los campos de fecha personalizados admiten los filtros Antes de…, Después de… y Entre…, no «próximos 30 días», así que ordena por la fecha o define un intervalo con Entre.
3. Cartas sin devolver: oportunidades en Propuesta enviada, ordenadas por última actualización.
4. Mis encargos: filtradas por ti en Asignado a.

Comparte una vista como Cartas sin devolver con todo el despacho o con roles concretos, para que todos reclamen la misma lista; Mis encargos sigue siendo solo tuya.

Conversaciones con clientes en una sola bandeja (Pro y superiores)

En Customermates Cloud desde Pro, la bandeja de entrada unificada reúne el correo de Gmail, Outlook o IMAP con LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram. Vincula un remitente a un contacto una sola vez, y las conversaciones posteriores con esa dirección aparecen en la cronología del cliente. Vincular una conversación a un encargo es un paso aparte, que das tú o da Mate. Pro incluye 1 cuenta conectada por usuario, Business 3. Las conversaciones de tus propias cuentas siguen siendo privadas hasta que compartes un hilo, o compartes la cuenta entera en Business y superiores. Los archivos que envían los clientes se quedan en el hilo de la bandeja de entrada.

Un recordatorio semanal de documentos con Mate (Customermates Cloud)

Mate es el asistente de Customermates Cloud y usa créditos de IA alojada; leer la bandeja de entrada requiere Pro o superior. Configura una rutina con Se repite en Cada semana, lunes a las 08:00, y con instrucciones como estas:

Busca las oportunidades en la etapa Documentos solicitados en las que
Documentos sea Parciales o Faltan y Documentos solicitados el sea de hace
más de 10 días. Para cada una, lee la última conversación de la bandeja de
entrada con sus contactos. Guarda un borrador de respuesta breve y amable en
el que pidas los documentos que faltan, según lo que digan las notas.
No envíes nada. Termina con una lista: cliente, oportunidad, días de espera,
borrador guardado sí o no.

Una segunda rutina puede reaccionar a un evento: cuando la Etapa de una oportunidad cambie a Carta de encargo firmada, crea una tarea «Enviar la solicitud de documentos» vinculada a esa oportunidad y asignada a la misma persona. Starter incluye 1 rutina por usuario y Pro incluye 5.

Para el ciclo del año que viene puedes pedirle a Mate en el chat: «Crea una oportunidad nueva por cada oportunidad de Declaración de la Renta en Presentado, con el nombre del año siguiente, en la etapa Documentos solicitados». ¿Prefieres tu propio cliente de IA? Conecta Claude, ChatGPT u otro cliente que hable MCP, en todos los planes y en las instalaciones autoalojadas. Con la bandeja de entrada en Customermates Cloud desde Pro puede leer los mismos hilos y guardar también borradores, y que pregunte o no antes de actuar depende del cliente.

Lo que Customermates no hace para asesorías y contadores

• Sin control de plazos. Las tareas no tienen fechas límite, recordatorios ni notificaciones. Un campo Vencimiento de presentación y una vista ordenada muestran lo que viene; el seguimiento vinculante de plazos corresponde al software de gestión de tu despacho o al software fiscal.
• Sin control de tiempo, facturación, propuestas ni firmas electrónicas. Añade la carta de encargo firmada a un campo Archivo de la oportunidad.
• Sin portal del cliente.
• Sin encargos recurrentes creados por el propio CRM con una periodicidad; usa Mate, un cliente MCP o la API REST con un flujo de n8n que ejecutas por separado.
• Sin integración nativa con QuickBooks ni Xero. Conéctalos mediante la API REST y los webhooks.
• Sin aplicación móvil.

Si alguno de estos puntos es la razón por la que estás buscando, mira una herramienta creada para eso. Customermates publica esta página; los datos de los proveedores fueron comprobados el 8 de octubre de 2026 en el sitio web de cada proveedor.

Un reparto viable es el software de gestión del despacho para plazos, tiempo y facturación, y Customermates para clientes, encargos y conversaciones. Un webhook se activa cuando cambia una oportunidad, así que un flujo de n8n puede pasar un encargo firmado a la otra herramienta si tiene una API.

Cuánto cuesta

Los precios son por usuario al mes, con facturación mensual. Todos los planes de pago incluyen REST, webhooks y MCP.

Cada plan de pago añade créditos de IA alojada mensuales por usuario activo para Mate; los importes están en la página de precios. El núcleo de código abierto se ejecuta en tu propio servidor sin coste de licencia, pero una instalación autoalojada no tiene bandeja de entrada, Mate ni rutinas.

Cómo traer tu lista de clientes

1. Exporta tu lista como Excel o CSV

   La importación lee libros de Excel (.xlsx) y archivos CSV, una lista cada vez, así que una exportación de tu herramienta anterior se puede importar tal cual, siempre que la primera fila contenga los nombres de las columnas.

2. Importa primero las organizaciones y luego los contactos

   En cada lista, abre Más acciones, elige Añadir desde archivo y asigna tus columnas. Da a los contactos una columna con el nombre de su organización para vincularlos.

3. Importa los encargos abiertos como oportunidades

   Incluye la etapa, el tipo de encargo y tus campos de fecha, y añade después las partidas para que cada oportunidad tenga su valor.

4. Guarda las vistas y la rutina

   Guarda las cuatro vistas anteriores. En Pro, conecta tu buzón en Ajustes › Canales y calendarios y configura después el recordatorio semanal.

Más información sobre la importación en la documentación de registros.

Datos de clientes y confidencialidad

• En Customermates Cloud, la base de datos principal de producción está configurada en la región AWS de Fráncfort. El alojamiento y los demás subencargados, entre ellos proveedores estadounidenses, constan en la página de subencargados, y hay disponible un acuerdo de encargo de tratamiento de datos.
• Un rol personalizado con acceso de lectura Asignados limita a un miembro del personal a los registros que se le han asignado. El registro de auditoría anota quién cambió qué registro, en todos los planes.
• Los datos personales de tus clientes entran en el ámbito del RGPD. Como contexto general, y sin que sea asesoramiento legal, comprueba con quien lleve tu cumplimiento el contrato de encargo de tratamiento y los subencargados antes de cargar datos de clientes en cualquier sistema.
• Customermates no tiene ninguna certificación como ISO 27001 o SOC 2.
• Si preparas declaraciones de impuestos de EE. UU., consulta las normas sobre el uso y la divulgación de la información de las declaraciones en 26 U.S.C. § 7216 antes de guardar esos datos en cualquier sistema externo. Mantener las cifras de las declaraciones en tu software fiscal y solo el estado en el CRM evita buena parte del problema.

Preguntas frecuentes

Datos de proveedores comprobados el 8 de octubre de 2026 en los precios de Karbon, los precios de Canopy e Ignition. Datos de QuickBooks de quickbooks.intuit.com.