n8n tutorial: crea y publica tu primer workflow de automatización

Este n8n tutorial te propone aprender construyendo un pequeño workflow de principio a fin: un trigger que recibe datos, un nodo que hace algo con ellos, una ejecución de prueba y el paso Publish, que lo hace funcionar sin ti. Todo lo más grande en n8n sigue el mismo patrón con más nodos. Aquí recorremos ese primer workflow, la trampa de la URL de prueba en la que caen muchos principiantes, la gestión de errores y un segundo workflow que manda las consultas de tu sitio web a un CRM.

Si tu workflow de n8n va a tocar datos de clientes, la comparación de rutas de n8n MCP con un ejemplo fijado a una versión distingue entre conectar n8n con un servidor de datos de clientes y exponer el propio n8n a un cliente de IA. Elige la dirección antes de configurar las credenciales.

¿Qué es n8n y qué es un workflow?

n8n es una herramienta de automatización de workflows: conectas aplicaciones y servicios con pasos visuales, llamados nodos, y n8n los ejecuta por ti cada vez que ocurre algo. Un workflow es esa cadena de pasos, como una receta que se sigue siempre en el mismo orden: «cuando alguien rellena el formulario de mi web, comprueba que dejó un correo, guarda el contacto en el CRM y avísame». Puedes usar n8n en la nube o instalarlo en tu propio servidor, y no hace falta saber programar para los primeros workflows. Si quieres ver más ejemplos de automatización de CRM, la página de automatización de workflows los reúne.

Una nota práctica: el editor de n8n muestra los nombres de nodos, botones y ajustes en inglés, así que en esta guía los dejamos tal cual (Webhook, Publish, Executions) para que los encuentres en pantalla.

Las seis palabras que necesitas

La documentación de n8n usa un vocabulario pequeño. Cuando estos términos tienen sentido, el editor también.

La última fila importa para el precio. La página de precios de n8n define una ejecución como «una única pasada de todo tu workflow», sin importar cuántos pasos contenga ni cuántos datos procese. Un workflow de diez nodos que se ejecuta una vez cuenta como una ejecución.

Nube o autoalojado: dónde usar n8n

Tienes dos opciones. n8n Cloud solo necesita una cuenta. La Community Edition es gratuita y funciona en tu propio equipo o servidor, que tendrás que mantener tú.

Precios comprobados el 8 de octubre de 2026 en la página de precios de n8n. También hay facturación mensual, que cuesta más; la página presenta la opción anual como un ahorro del 17 %. La prueba de Cloud da funciones Pro con un tope de 1.000 ejecuciones y no pide tarjeta de crédito.

Dos diferencias cambian lo que puede hacer un principiante:

• Nodos de la comunidad. n8n Cloud solo instala nodos de la comunidad verificados. Los no verificados necesitan una instancia autoalojada, según la documentación de n8n sobre nodos de la comunidad.
• Licencia. La Community Edition se publica bajo la Sustainable Use License, que permite su uso «para tus propios fines comerciales internos o para uso no comercial o personal». Automatizar tu propia empresa entra en ese uso. Revender n8n como servicio alojado, no.

Elige Cloud si quieres empezar hoy y nadie del equipo quiere mantener un servidor. Autoaloja si necesitas nodos de la comunidad no verificados, quieres los datos en tu propia infraestructura o esperas tantas ejecuciones que los topes costarían más que un servidor pequeño.

Para probar la Community Edition en local, Docker es el camino más corto. Esta es una versión mínima del comando de la guía de Docker de n8n:

docker volume create n8n_data
docker run -it --rm --name n8n -p 5678:5678 \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n n8nio/n8n

Después abre http://localhost:5678. La guía añade ajustes de zona horaria y, para un servidor que va a funcionar de forma permanente, n8n te remite a su configuración con Docker Compose y HTTPS. Una instancia local sirve para aprender. No es accesible desde internet, y eso importa en cuanto un servicio en la nube tiene que llamar a tu webhook.

Crea tu primer workflow: una consulta que te envía un correo

El workflow recibe un payload JSON, como lo enviaría un formulario web, comprueba que contiene una dirección de correo y te envía los detalles por email. Tiene tres nodos y enseña todos los conceptos básicos.

1. Crea el workflow y añade un trigger Webhook

   Crea un workflow nuevo y añade el nodo Webhook como trigger. Pon el método HTTP en POST y dale a la ruta un nombre legible, como inquiry. El nodo muestra dos URL, una de prueba y una de producción. Copia la URL de prueba.

2. Envíale datos de prueba

   Haz clic en Listen for test event. n8n queda a la espera de una llamada. Desde una terminal, envía una consulta de ejemplo a la URL de prueba:

   curl -X POST "<your test URL>" \
     -H "Content-Type: application/json" \
     -d '{"firstName":"Lisa","lastName":"Meyer","email":"lisa@example.com","message":"Can we talk about a retainer?"}'

   El panel de salida del nodo muestra ahora los cuatro campos. Fija esta salida (pin) para que las siguientes pruebas la reutilicen sin otra llamada con curl.

3. Añade un nodo If

   Conecta un nodo If y añade una condición: {{ $json.body.email }} no está vacío. Los datos del webhook llegan dentro de body, el detalle que hace tropezar a mucha gente al escribir su primera expresión. Los elementos que cumplen la condición salen por la rama true.

4. Añade un nodo de correo en la rama true

   Añade un nodo Gmail (o Send Email con credenciales SMTP). Crea la credencial cuando el nodo la pida. En el asunto escribe New inquiry from {{ $json.body.firstName }} {{ $json.body.lastName }} y pon el mensaje y la dirección de correo en el cuerpo.

5. Ejecuta el workflow completo

   Haz clic en Execute workflow y vuelve a enviar la llamada con curl. Cada nodo que se ejecutó muestra su número de elementos, y al hacer clic en un nodo ves exactamente qué entró y qué salió. Si llega el correo, la lógica funciona.

6. Publícalo y cambia a la URL de producción

   Haz clic en Publish. A partir de ahora el workflow escucha en la URL de producción, que es la dirección a la que debe llamar tu formulario. Las ejecuciones de producción no aparecen en el lienzo; las encuentras en la pestaña Executions.

¿URL de prueba o URL de producción?

Confundir las dos URL es una causa frecuente de preguntas del tipo «mi webhook no funciona». La documentación del nodo Webhook de n8n las distingue así:

Si una llamada a la URL de producción devuelve un error, comprueba primero si el workflow está publicado y después si quien llama usa el método correcto (aquí, POST).

Añade gestión de errores antes de depender de él

Un workflow publicado no avisa a nadie cuando falla, a menos que le digas a n8n dónde informar de los fallos. Dos ajustes cubren la mayoría de los casos.

1. Un workflow de errores. Crea un workflow aparte que empiece con el nodo Error Trigger y te envíe un correo con el nombre del workflow que falló y el mensaje de error. Después abre el workflow original, ve a Options > Settings y elígelo en Error workflow. La documentación de gestión de errores enumera los datos que recibe el Error Trigger.
2. Ajustes de los nodos. Cada nodo tiene una pestaña de ajustes. Para las llamadas a API externas, activa Retry On Fail. Para los pasos que pueden fallar sin consecuencias, como un paso de registro, pon On Error en Continue para que el resto de la ejecución se complete.

Ponles nombre a las cosas mientras estás en ello. «Consulta: formulario web a CRM» en un correo de error te dice dónde mirar. «Mi workflow 3» no.

Segundo workflow: de la consulta web a un CRM

La versión útil del primer workflow guarda la consulta donde trabaja tu equipo. El patrón es el mismo para cualquier CRM con API REST: autenticarte con una clave de API, asignar los campos del formulario a los nombres de campo del CRM y enviar una solicitud HTTP. El ejemplo de abajo usa Customermates, el CRM que publica esta guía, porque los detalles de su API son públicos.

1. Crea una clave de API

   En Customermates, abre Ajustes → Claves de API y conectores, haz clic en Añadir y elige Clave de API estándar. La clave actúa con los permisos del usuario que la creó, así que créala con un usuario que pueda crear contactos. Los detalles están en Claves de API.

2. Guárdala como credencial de n8n

   En n8n, crea una credencial Header Auth con el nombre de encabezado x-api-key y la clave como valor. Todos los nodos que hablan con el CRM la reutilizan, de modo que una clave rotada se cambia en un solo lugar.

3. Sustituye el nodo de correo por un nodo HTTP Request

   Primero busca los ID una vez: POST <your Customermates address>/api/v1/model/discover con {} devuelve el ID del tipo Contactos, y POST /api/v1/model/read con ese ID en typeIds devuelve los ID de los campos y la revisión actual del esquema. Después, en la rama true del nodo If, añade un nodo HTTP Request: método POST, URL <your Customermates address>/api/v1/records/mutate, autenticación mediante la credencial Header Auth y un cuerpo JSON:

   {
     "expectedRevision": 12,
     "idempotencyKey": "inquiry-{{ $execution.id }}",
     "mutation": {
       "action": "create",
       "typeId": "<Contacts type ID>",
       "fields": [
         { "fieldId": "<First name field ID>", "value": { "kind": "text", "value": "{{ $json.body.firstName }}" } },
         { "fieldId": "<Last name field ID>", "value": { "kind": "text", "value": "{{ $json.body.lastName }}" } }
       ],
       "identities": [{ "provider": "mail", "value": "{{ $json.body.email }}" }]
     }
   }

   Sustituye 12 y los ID entre corchetes angulares por los valores de model/read. La dirección de correo va en identities con el proveedor mail, que es como Customermates vincula un contacto con sus conversaciones de correo. La clave de idempotencia hace que una ejecución reintentada devuelva el primer resultado en lugar de crear un segundo contacto. Para conservar el mensaje, añádelo después a las notas del contacto con una mutación update.

4. Mantén la notificación

   Después del nodo HTTP Request, deja el nodo de correo para que alguien vea el contacto nuevo. A continuación prueba con los datos fijados, revisa el contacto en el CRM y publica.

También funciona en sentido contrario. En Ajustes → Webhooks → Añadir, Customermates envía un POST a un nodo Webhook de n8n cuando ocurre un evento suscrito, por ejemplo record.created para la lista Contactos o record.updated para la lista Oportunidades. Define un secreto para que n8n pueda verificar la firma. La referencia de webhooks muestra el payload. Un detalle práctico: Customermates Cloud no puede llegar a una instancia de n8n en localhost, así que esta dirección necesita n8n Cloud o un n8n autoalojado con una dirección HTTPS pública.

Algunos detalles de la documentación de integración con n8n te ahorran tiempo de depuración:

• Los vínculos solo cambian con las mutaciones link y unlink. Las listas de relaciones heredadas, como organizationIds, no se aceptan.
• updateMany y deleteMany admiten como máximo 100 registros por solicitud, así que divide los lotes más grandes.
• Las entregas de webhooks no tienen un orden estricto. Usa el timestamp del payload para ordenarlas y el ID del evento para descartar duplicados.

También existe un nodo de la comunidad de Customermates, @customermates/n8n-nodes-crm, con un nodo de acción para registros del CRM y un nodo trigger para eventos de webhook. Tiene su propio calendario de versiones, así que comprueba que admita la API de registros actual antes de usar sus acciones de CRM. Como n8n Cloud solo instala nodos de la comunidad verificados, cuenta con la vía del nodo HTTP Request allí y usa el nodo de la comunidad en un n8n autoalojado.

Cursos y documentación para seguir aprendiendo

Con el primer workflow publicado, estos son los siguientes pasos más útiles:

• El tutorial oficial. El tutorial del primer workflow de n8n construye un workflow programado con un nodo If y credenciales: un buen segundo ejercicio después del de esta guía.
• Cursos. La n8n Academy tiene los cursos Essentials, Integrations e In Practice, y según n8n son gratuitos. Sirven si prefieres un recorrido estructurado en lugar de un solo tutorial.
• La documentación. Para tus dudas concretas, la documentación del nodo Webhook y la de gestión de errores, que ya usamos arriba, son el mejor punto de partida.
• Plantillas. n8n tiene una biblioteca de plantillas de workflows de la comunidad. Úsalas para ver cómo otras personas encadenan nodos, pero revisa cada paso y cada credencial antes de activar una en tu cuenta.

Dónde encaja Customermates y dónde no

n8n es un producto aparte. No está incluido en ningún plan de Customermates: lo ejecutas tú o contratas n8n Cloud. REST y MCP funcionan en todos los planes de Customermates Cloud, los webhooks en todos los planes de pago, que empiezan en 12 € por usuario al mes (consulta los precios), y los tres funcionan en la edición de código abierto autoalojada.

No toda automatización de CRM necesita n8n. Si la tarea es «cada lunes, revisa las oportunidades que no se han movido y redacta una nota para cada una», eso pide criterio más que cableado. En Customermates Cloud, una rutina ejecuta a Mate, el asistente integrado en la app, con una programación o ante un evento de un registro y con una instrucción guardada, y usa créditos de IA alojada. Si prefieres que tu propio cliente de IA trabaje en el CRM, conéctalo por MCP. Usa n8n cuando el trabajo sea determinista y atraviese varios sistemas: del formulario al CRM, a una hoja de cálculo y al chat del equipo.

Lo que n8n no hace es el seguimiento en sí. Cuando la consulta ya es un contacto, la conversación con esa persona puede vivir en el mismo registro: conecta LinkedIn y el correo en Customermates Cloud desde Pro, y Mate o tu propio agente de IA redacta la respuesta y el siguiente paso para que los revises y los envíes. Para probarlo con tus propias consultas, empieza tu prueba: 14 días de Pro sin tarjeta de crédito.

Si solo necesitas los contactos en una hoja de cálculo y un correo por cada consulta, para este tutorial no necesitas un CRM. Un nodo de Google Sheets en la rama true hace el trabajo.

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