n8n voor beginners: bouw je eerste workflow voor automatisering

Wil je n8n leren? Bouw dan één kleine n8n workflow van begin tot eind: een trigger die gegevens ontvangt, één node die er iets mee doet, een testrun en de stap Publish waarmee de workflow zonder jou draait. Alles wat groter is in n8n volgt hetzelfde patroon met meer nodes. Deze n8n handleiding loopt langs die eerste workflow, de valkuil met de test-URL waar veel beginners in trappen, foutafhandeling en een tweede workflow die aanvragen van je website naar een CRM stuurt.

Heb je een n8n workflow nodig die met een AI-client samenwerkt? Dan laat de vergelijking van n8n MCP-routes met een versiegebonden voorbeeld het verschil zien tussen n8n koppelen aan een server met klantgegevens en n8n zelf beschikbaar maken voor een AI-client. Kies eerst de richting en stel daarna pas de inloggegevens in.

Wat is een n8n workflow, en waarvoor gebruik je hem?

Een n8n workflow is een keten van stappen (nodes) die automatisch draait. Een trigger start hem, de nodes halen gegevens op, controleren of verwerken ze, en de laatste node stuurt iets door, bijvoorbeeld een e-mail of een nieuw contact naar je CRM. n8n is een workflowtool met een visuele editor: je bouwt de keten op een canvas in plaats van in code.

Drie eigenschappen maken n8n interessant voor een klein team. Je kunt de Community Edition gratis zelf hosten. Met de Code-node voeg je JavaScript of Python toe waar de ingebouwde nodes tekortschieten. En met AI-nodes kan een workflow ook taalmodellen aanroepen. Voorbeelden van workflows staan verderop, onder "Voorbeelden van n8n workflows".

De zes begrippen die je nodig hebt

De documentatie van n8n gebruikt een kleine woordenschat. Als je deze begrippen eenmaal snapt, snap je de editor ook.

De laatste rij is belangrijk voor de kosten. De prijspagina van n8n definieert een execution als "a single run of your entire workflow", ongeacht hoeveel stappen die bevat of hoeveel gegevens er worden verwerkt. Een workflow met tien nodes die één keer draait, is één execution.

Cloud of n8n self hosted: waar draai je n8n?

Je hebt twee opties. n8n Cloud vraagt alleen om een account. De Community Edition is gratis en draait op je eigen computer of server, die je dan zelf onderhoudt.

Prijzen gecontroleerd op 8 oktober 2026 op de prijspagina van n8n. Maandelijkse facturering is ook mogelijk en kost meer; de pagina presenteert de jaarlijkse optie als een besparing van 17%. De Cloud-proefperiode geeft Pro-functies met een limiet van 1.000 executions en vraagt geen creditcard.

Twee verschillen bepalen wat een beginner kan doen:

• Community nodes. n8n Cloud installeert alleen geverifieerde community nodes. Niet-geverifieerde nodes vragen om een zelf gehoste instantie, volgens de documentatie van n8n over community nodes.
• Licentie. De Community Edition wordt gepubliceerd onder de Sustainable Use License, die gebruik toestaat "for your own internal business purposes or for non-commercial or personal use". Het automatiseren van je eigen bedrijf valt daaronder. n8n doorverkopen als gehoste dienst niet.

Kies Cloud als je vandaag wilt beginnen en niemand in het team een server wil beheren. Host zelf als je niet-geverifieerde community nodes nodig hebt, de gegevens op je eigen infrastructuur wilt houden of zoveel runs verwacht dat de execution-limieten meer kosten dan een kleine server.

Om de Community Edition lokaal uit te proberen is Docker de kortste route. Dit is een minimale versie van het commando uit de Docker-handleiding van n8n:

docker volume create n8n_data
docker run -it --rm --name n8n -p 5678:5678 \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n n8nio/n8n

Open daarna http://localhost:5678. De handleiding voegt tijdzone-instellingen toe, en voor een server die permanent draait verwijst n8n je naar de Docker Compose-opzet met HTTPS. Een lokale instantie is prima om te leren. Hij is niet bereikbaar vanaf internet, en dat wordt belangrijk zodra een clouddienst je webhook moet aanroepen.

Bouw je eerste workflow: een aanvraag die je een e-mail stuurt

De workflow ontvangt een JSON-payload, zoals een websiteformulier die zou sturen, controleert of er een e-mailadres in zit en mailt je de details. Hij heeft drie nodes en leert je elk kernbegrip.

1. Maak de workflow en voeg een Webhook-trigger toe

   Maak een nieuwe workflow en voeg de node Webhook toe als trigger. Zet de HTTP-methode op POST en geef het pad een leesbare naam, zoals inquiry. De node toont twee URL's: een test-URL en een productie-URL. Kopieer de test-URL.

2. Stuur testgegevens

   Klik op Listen for test event. n8n wacht nu op een aanroep. Stuur vanuit een terminal een voorbeeldaanvraag naar de test-URL:

   curl -X POST "<your test URL>" \
     -H "Content-Type: application/json" \
     -d '{"firstName":"Lisa","lastName":"Meyer","email":"lisa@example.com","message":"Kunnen we praten over een retainer?"}'

   Het uitvoerpaneel van de node toont nu de vier velden. Pin deze uitvoer vast, zodat latere testruns haar hergebruiken zonder nieuwe curl-aanroep.

3. Voeg een If-node toe

   Verbind een If-node en voeg één voorwaarde toe: {{ $json.body.email }} is niet leeg. Webhookgegevens komen binnen onder body, en dat is het detail waar veel mensen over struikelen bij hun eerste expression. Items die de controle doorstaan, gaan via de true-tak naar buiten.

4. Voeg een e-mailnode toe op de true-tak

   Voeg een Gmail-node toe (of Send Email met SMTP-credentials). Maak de credential aan zodra de node erom vraagt. Schrijf in het onderwerp Nieuwe aanvraag van {{ $json.body.firstName }} {{ $json.body.lastName }} en zet het bericht en het e-mailadres in de tekst.

5. Draai de hele workflow

   Klik op Execute workflow en stuur de curl-aanroep opnieuw. Elke node die gedraaid heeft, toont zijn aantal items, en als je op een node klikt zie je precies wat erin ging en wat eruit kwam. Als de e-mail aankomt, werkt de logica.

6. Publiceer hem en schakel over naar de productie-URL

   Klik op Publish. Vanaf nu luistert de workflow op de productie-URL, en dat is het adres dat je formulier moet aanroepen. Productieruns verschijnen niet op het canvas; je vindt ze op het tabblad Executions.

Test-URL of productie-URL?

Die twee URL's door elkaar halen is een veelvoorkomende oorzaak van de vraag "mijn webhook werkt niet". De documentatie van de Webhook-node van n8n maakt het onderscheid:

Geeft een aanroep van de productie-URL een foutmelding, controleer dan eerst of de workflow gepubliceerd is en daarna of de aanroeper de juiste methode gebruikt (hier POST).

Voeg foutafhandeling toe voordat je erop vertrouwt

Een gepubliceerde workflow waarschuwt niemand als hij faalt, tenzij je n8n vertelt waar het fouten moet melden. Twee instellingen dekken de meeste gevallen.

1. Een foutworkflow. Maak een aparte workflow die begint met de node Error Trigger en je een e-mail stuurt met de naam van de mislukte workflow en de foutmelding. Open daarna de oorspronkelijke workflow, ga naar Options > Settings en kies de foutworkflow onder Error workflow. De documentatie over foutafhandeling somt de gegevens op die de Error Trigger ontvangt.
2. Node-instellingen. Elke node heeft een tabblad met instellingen. Zet voor aanroepen naar externe API's Retry On Fail aan. Zet voor stappen die zonder gevolgen mogen mislukken, zoals een logstap, On Error op Continue, zodat de rest van de run toch afloopt.

Geef onderweg ook duidelijke namen. "Aanvraag: websiteformulier naar CRM" in een foutmail vertelt je waar je moet zoeken. "My workflow 3" niet.

Tweede workflow: website-aanvraag naar een CRM

De bruikbare versie van de eerste workflow bewaart de aanvraag waar je team ermee werkt. Het patroon is hetzelfde voor elk CRM met een REST API: authenticeren met een API-sleutel, de formuliervelden koppelen aan de veldnamen van het CRM en één HTTP-verzoek sturen. Het voorbeeld hieronder gebruikt Customermates, het CRM dat deze gids publiceert, omdat de API-details openbaar zijn.

1. Maak een API-sleutel aan

   Open in Customermates Instellingen › API-sleutels & connectoren, klik op Toevoegen en kies Standaard API-sleutel. De sleutel werkt met de rechten van de gebruiker die hem heeft aangemaakt, dus maak hem aan als een gebruiker die contactpersonen mag aanmaken. Details staan bij API-sleutels.

2. Sla hem op als n8n-credential

   Maak in n8n een Header Auth-credential met de headernaam x-api-key en de sleutel als waarde. Elke node die met het CRM praat, hergebruikt hem, dus een vervangen sleutel pas je op één plek aan.

3. Vervang de e-mailnode door een HTTP Request-node

   Zoek eerst één keer de ID's op: POST <your Customermates address>/api/v1/model/discover met {} geeft de ID van het type Contactpersonen terug, en POST /api/v1/model/read met die ID in typeIds geeft de veld-ID's en de huidige schemarevisie terug. Voeg daarna op de true-tak van de If-node een HTTP Request-node toe: methode POST, URL <your Customermates address>/api/v1/records/mutate, authenticatie via de Header Auth-credential en een JSON-body:

   {
     "expectedRevision": 12,
     "idempotencyKey": "inquiry-{{ $execution.id }}",
     "mutation": {
       "action": "create",
       "typeId": "<Contacts type ID>",
       "fields": [
         { "fieldId": "<First name field ID>", "value": { "kind": "text", "value": "{{ $json.body.firstName }}" } },
         { "fieldId": "<Last name field ID>", "value": { "kind": "text", "value": "{{ $json.body.lastName }}" } }
       ],
       "identities": [{ "provider": "mail", "value": "{{ $json.body.email }}" }]
     }
   }

   Vervang 12 en de ID's tussen punthaken door de waarden uit model/read. Het e-mailadres komt in identities met de provider mail, zo koppelt Customermates een contactpersoon aan zijn e-mailgesprekken. De idempotentiesleutel zorgt ervoor dat een herhaalde run het eerste resultaat teruggeeft in plaats van een tweede contactpersoon aan te maken. Wil je het bericht bewaren, voeg het dan achteraf toe aan de notities van de contactpersoon met een update-mutatie.

4. Laat de melding staan

   Laat na de HTTP Request-node de e-mailnode staan, zodat iemand de nieuwe contactpersoon ziet. Test daarna met de vastgepinde gegevens, controleer de contactpersoon in het CRM en publiceer.

De omgekeerde richting werkt ook. Onder Instellingen › Webhooks › Toevoegen stuurt Customermates een POST naar een Webhook-node in n8n wanneer een geabonneerde gebeurtenis plaatsvindt, bijvoorbeeld record.created voor de lijst Contactpersonen of record.updated voor de lijst Deals. Stel een secret in, zodat n8n de handtekening kan controleren. De webhookreferentie toont de payload. Een praktisch addertje: Customermates Cloud kan een n8n-instantie op localhost niet bereiken, dus voor deze richting heb je n8n Cloud of een zelf gehoste n8n met een openbaar HTTPS-adres nodig.

Een paar details uit de n8n-integratiedocumentatie besparen je debugtijd:

• Koppelingen veranderen alleen via de mutaties link en unlink. Verouderde relatie-arrays zoals organizationIds worden niet geaccepteerd.
• updateMany en deleteMany accepteren hooguit 100 records per verzoek, dus splits grotere batches op.
• Webhookleveringen zijn niet strikt geordend. Gebruik de timestamp uit de payload om ze te ordenen en de gebeurtenis-ID om dubbelingen weg te laten.

Er is ook een community node van Customermates, @customermates/n8n-nodes-crm, met een actienode voor CRM-records en een triggernode voor webhookgebeurtenissen. Hij heeft een eigen releaseschema, dus controleer of hij de huidige record-API ondersteunt voordat je zijn CRM-acties gebruikt. Omdat n8n Cloud alleen geverifieerde community nodes installeert, kun je daar het beste de HTTP Request-route nemen en de community node gebruiken op een zelf gehoste n8n.

Voorbeelden van n8n workflows voor een klein team

Alles wat past bij "als dit gebeurt, doe dan dat" kan een workflow worden. Dit zijn vijf voorbeelden, van de eerste uit deze gids tot een extra stap voor veiligheid:

Wil je niet met een leeg canvas beginnen, dan heeft n8n een openbare bibliotheek met workflowtemplates. Een template bespaart bouwtijd, maar controleer vóór je hem publiceert welke diensten en credentials hij nodig heeft en wat die kosten. Test met eigen testgegevens en lees elke node na: jij blijft verantwoordelijk voor wat de workflow verstuurt. Hoe zo'n automatisering past binnen een CRM, staat op de pagina over workflowautomatisering.

Waar Customermates past, en waar niet

n8n is een apart product. Het zit in geen enkel Customermates-abonnement; je draait het zelf of neemt een abonnement op n8n Cloud. REST en MCP werken op elk Customermates Cloud-abonnement, webhooks op elk betaald abonnement, dat begint bij € 12 per gebruiker per maand (zie prijzen), en alle drie werken in de zelf gehoste open-sourceversie.

Niet elke CRM-automatisering heeft n8n nodig. Als de taak luidt "bekijk elke maandag de deals die niet vooruit zijn gekomen en schrijf voor elk een notitie", vraagt dat meer om oordeelsvermogen dan om bedrading. In Customermates Cloud laat een routine Mate, de assistent in de app, draaien volgens een schema of bij een recordgebeurtenis met een opgeslagen instructie, en gebruikt hij gehoste AI-credits. Wil je liever je eigen AI-client in het CRM laten werken, koppel die dan via MCP. Gebruik n8n als de taak deterministisch is en meerdere systemen kruist: formulier naar CRM naar spreadsheet naar teamchat.

Het opvolgen zelf doet n8n niet. Zodra de aanvraag een contactpersoon is, kan het gesprek met die persoon op hetzelfde record staan: koppel LinkedIn en e-mail in Customermates Cloud vanaf Pro, en Mate of je eigen AI-agent schrijft het antwoord en de volgende stap voor je op, die je beoordeelt en verstuurt. Wil je dat met je eigen aanvragen proberen, start dan je proefperiode: 14 dagen Pro zonder creditcard.

Heb je alleen contactpersonen in een spreadsheet en een e-mail per aanvraag nodig, dan heb je voor deze tutorial helemaal geen CRM nodig. Een Google Sheets-node op de true-tak doet het werk.

Veelgestelde vragen