CRM für Catering- und Eventbeziehungen

Ein CRM für Restaurants kann eine mit Reservierung und Treueprogramm verbundene Gästedatenbank oder ein Vertriebs-CRM für Catering, private Events und Firmenbeziehungen meinen. Customermates passt zur zweiten Kategorie. Es ersetzt keine Systeme für Tische, Bestellungen, Zahlungen oder Gästebetrieb.

Auf einen Blick

Geeignet für

Restaurants und Gastronomiegruppen mit beziehungsgetriebenem Catering, privaten Events, Firmenverpflegung, Partnerschaften oder Lieferantenarbeit.

Kernaufgabe

Unternehmen, Eventplaner, geschäftliche Anfragen, Beziehungsphasen und manuelle nächste Schritte miteinander verbinden.

Funktionsumfang

Kontakte, Organisationen, anpassbare Deals, eigene Felder, Filter, Kanban, Aktivität und verknüpfte Aufgaben.

Systemgrenze

Kein Kassensystem, keine Reservierung, Tischverwaltung, Bestellung, Zahlung, Gästehistorie, Treueprogramm, Lager-, Menü-, Personal- oder Eventausführung.

Firmenkunden

Organisationen

Personen

Eventplaner und Einkäufer

Pipeline

Catering- und Eventchancen

Nachfassen

Verknüpfte Aufgaben

Erweiterungen

REST, Webhooks und MCP

Wo ein CRM im Restaurant passt

Ein Kassensystem verarbeitet Bestellungen und Zahlungen. Reservierungs- und Hospitality-Plattformen verwalten Tische, Buchungen, Besuchshistorie, Gästepräferenzen und Treueprogramme. Ein CRM ist besonders für beziehungsgetriebenen Umsatz sinnvoll, der einem Vertriebsprozess folgt: Catering, private Events, Firmenverpflegung, Veranstaltungspartner und Lieferantenbeziehungen.

Customermates deckt diesen Vertriebsteil ab. Ein Gäste-CRM ist es nicht.

So läuft eine Catering- oder Eventanfrage

Eine Firmen-Catering-Anfrage ist eine echte CRM-Chance: Ein Kontakt steht für Einkäufer oder Planer, eine Organisation für das Unternehmen und ein Deal für das geschäftliche Gespräch. Das Event selbst bleibt in Buchungs- und Betriebswerkzeugen.

1. Firmenkunden anlegen

   Erfassen Sie Unternehmen, Veranstaltungspartner oder Organisation und verbinden Sie Einkäufer, Assistenz, Eventplaner und weitere Beteiligte.

2. Deal anlegen

   Erstellen Sie einen Deal für Catering-Anfrage, private Veranstaltung, Firmenverpflegung oder die besprochene Partnerschaft.

3. Geschäftliche Phasen konfigurieren

   Zum Beispiel „Neue Anfrage“, „Qualifiziert“, „Anforderungen bestätigt“, „Angebot versendet“, „Kundenentscheidung“, „Gewonnen“ oder „Beendet“.

4. Nur die Eckdaten zum Event festhalten

   Speichern Sie Eventmonat, Kundentyp, Quelle oder externe Buchungs-ID, statt die operative Eventakte zu kopieren.

5. Nächste Aktion erfassen und übergeben

   Verknüpfen Sie eine Aufgabe für das Nachfassen. Menü, Ernährungsangaben, Angebotsdokument, Anzahlung, Buchung, Personal, Produktion und Service bleiben in ihren Fachsystemen.

Firmenkunden, Partner und Lieferanten

Organisationen und Kontakte bewahren die Beziehung zwischen Restaurant und Firmenkunde, Hotel, Veranstaltungsort, Eventagentur, Concierge oder lokalem Partner. Ein Quellenfeld kann zeigen, wie die Chance entstanden ist. Mit gefilterten Ansichten prüfen Sie offene Deals nach Phase, Quelle oder Kunde.

Auch Lieferantenbeziehungen können Organisationen und Kontakte für den geschäftlichen Kontext und das nächste Gespräch nutzen. Bestellungen, Lieferpläne, Preislisten, Lebensmittelsicherheitsnachweise, Lager und Rechnungen bleiben in Beschaffungs-, Lager- oder Buchhaltungssoftware.

Customermates berechnet weder Catering-Umsatz noch Gäste-Lifetime-Value, Durchschnittsausgaben, Treueprogrammleistung, Lieferantenbewertung oder Eventprofitabilität. Finanzielle und operative Kennzahlen kommen weiter aus dem System, das sie berechnet.

Gäste- und Datenschutzgrenzen

Verwenden Sie allgemeine CRM-Felder nicht für eine parallele Historie von Restaurantbesuchen, Lieblingstischen, Mahlzeiten, Ernährungsbeschränkungen oder Allergien. Diese Werte können sensibel sein, veralten schnell und benötigen operative Kontrollen, die Customermates nicht bereitstellt.

Bei einer Eventchance bleibt nur der geschäftliche Beziehungskontext im CRM, den das Vertriebsteam braucht. Detaillierte Teilnehmer-, Menü-, Ernährungs-, Allergie-, Sitz- und Serviceinformationen gehören in das freigegebene Buchungs- oder Eventsystem. Berechtigungen gelten je Ressource und Aktion, nicht je Feld; den Lesezugriff können Sie auf zugewiesene Datensätze beschränken. Eine Zertifizierung hat Customermates nicht.

Messaging, Kampagnen und KI

Der einheitliche Posteingang ist ab Pro verfügbar, in der Cloud, für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram. Er bringt einzelne Gespräche ins CRM und ordnet sie Kontakten zu. Er erfasst keine Reservierungen, erstellt keine Gästeprofile, versendet keine Massenwerbung und führt keine Geburtstags-, Treue- oder Reaktivierungskampagnen aus. Nachrichten hängen am Kontakt, nicht an einem Event-Deal. Self-Hosting enthält keinen Posteingang.

Ein externer KI-Client, den Sie über MCP verbinden, kann Firmenkontakte und Deals im Rahmen Ihrer Berechtigungen lesen und bearbeiten. Gästepräferenzen, Besuchsanalysen, Allergiedaten, Menüs, Angebote oder automatisches Marketing gehören nicht dazu.

Aufgaben haben keine Fälligkeitsdaten und wiederholen sich nicht. Ein eigenes Datumsfeld am Deal und eine gespeicherte Ansicht, sortiert nach diesem Datum, zeigen, welche Anfrage als Nächstes Aufmerksamkeit braucht. In Customermates Cloud kann eine Routine diese Daten regelmäßig prüfen und offene Anfragen auflisten; Erinnerungen oder Benachrichtigungen verschickt Customermates nicht. Wer Aufgaben nach Datum anlegen oder freigegebene Nachrichten automatisch versenden will, braucht einen eigenen Zeitplaner oder einen separat betriebenen n8n-Workflow über den Community-Node.

Verbindung zu Restaurantsystemen

Bietet ein Kassen-, Reservierungs-, Event- oder Buchhaltungssystem eine geeignete Schnittstelle, können Sie selbst eine Verbindung bauen, die nur die nötigen Eckdaten (Kunde, Deal, externe Buchungs-ID) über REST-API und Webhooks, MCP oder ein separat betriebenes n8n austauscht.

Verträge mit den Anbietern, Einwilligungen, Datenminimierung, Feldzuordnung, Validierung, Wiederholungsversuche und Dublettenprüfung liegen dabei bei Ihnen. Eine native Anbindung an OpenTable, Resy, SevenRooms, Toast oder andere Kassen-, Reservierungs-, Treue-, Lager-, Bestell- oder Zahlungssysteme gibt es nicht. Firmenkontakte und Chancen lassen sich aus einer Excel-Arbeitsmappe (XLSX) importieren und wieder exportieren, je Datensatztyp und im Rahmen Ihrer Berechtigungen; CSV-Import und eine laufende Synchronisierung gibt es nicht.

Preise und Eignung

Starter enthält das Kern-CRM. Pro ergänzt den einheitlichen Posteingang mit einem verbundenen Konto pro Nutzer. Self-Hosting umfasst den Funktionsumfang von Starter, ohne einheitlichen Posteingang. Die aktuellen Tarifdetails stehen auf der Preisseite.

Wählen Sie Customermates, wenn Catering, private Events, Firmenkunden, Partnerschaften oder Lieferantenbeziehungen eine sichtbare geschäftliche Pipeline brauchen. Wählen Sie eine Hospitality-Plattform, wenn Gästeprofile, Reservierungen, Treueprogramme, Tische, Bestellungen, Zahlungen, Lager oder Eventausführung in einem System liegen müssen.

Häufig gestellte Fragen