CRM ubezpieczenia: zbliża się odnowienie, a oferta czeka na odpowiedź. Zrób follow-up przy obu.

Terminy odnowień nadają rytm pracy agencji, a oferta ubezpieczenia bez odpowiedzi to sprzedaż, która się wymyka. Customermates to CRM ubezpieczenia do sprzedaży i odnowień: stoi obok Twojego systemu do zarządzania agencją (AMS) i trzyma w polu widzenia stronę sprzedażową: potencjalnych klientów, przeglądy odnowień, partnerów polecających i ludzi, którzy do Ciebie piszą. W Customermates Cloud od Pro e-mail i WhatsApp klienta są przy kontakcie, a Mate lub Twój własny agent AI (Claude, ChatGPT albo dowolny klient obsługujący MCP) przygotowuje odpowiedź i kolejny krok, które sprawdzasz, poprawiasz i wysyłasz. Nie zarządza polisami, nie pobiera danych od ubezpieczycieli, nie kalkuluje ofert ani nie uzgadnia prowizji; jeśli chcesz jednego systemu do tego wszystkiego, potrzebujesz AMS lub pakietu dla ubezpieczeń, a tabela niżej wymienia kilka z nich.

Krótko: CRM ubezpieczenia nie jest programem do obsługi polis. To narzędzie do tego, co dzieje się przed polisą i wokół niej: kto zapytał o ofertę, kiedy kończy się ochrona klienta i do kogo trzeba wrócić. Jeśli więcej sprzedajesz, niż obsługujesz, zacznij od CRM; jeśli więcej obsługujesz, niż sprzedajesz, potrzebujesz najpierw programu do obsługi agencji i polis (AMS), a CRM dokłada obok.

CRM czy AMS: czego naprawdę potrzebuje agencja

EZLynx, który sprzedaje AMS, ujmuje ten podział w jednym zdaniu: agencje wybierają CRM, „gdy więcej sprzedają, niż obsługują, a AMS, gdy więcej obsługują, niż sprzedają” (w naszym tłumaczeniu). AMS jest źródłem prawdy o aktywnych polisach, historii szkód i danych ubezpieczycieli. CRM śledzi, z kim rozmawiasz, co zaproponowano i co dzieje się dalej.

Wiele produktów sprzedawanych jako CRM dla ubezpieczeń to w istocie jedno i drugie. AgencyBloc opisuje swój system zarządzania agencją jako stworzony dla agencji ubezpieczeń zdrowotnych, na życie i grupowych, z uzgadnianiem prowizji. HawkSoft wymienia pobieranie danych od ubezpieczycieli, księgowość i kalkulator ofert. Jeśli nie masz jeszcze AMS, zacznij od niego. Jeśli masz, a follow-up sprzedażowy wciąż żyje w notesie lub arkuszu, CRM obok ma sens.

Czego sprzedaż ubezpieczeń wymaga od takiego CRM:

• Terminy odnowień nadają rytm. Przegląd odnowienia ma sens tylko wtedy, gdy odbywa się na tygodnie przed datą odnowienia, kiedy jest jeszcze czas na porównanie ofert. Potrzebujesz listy posortowanej po tej dacie.
• Gospodarstwa domowe i firmy. Klient indywidualny to jedna osoba; klient firmowy to firma z właścicielem, kierownikiem biura i księgowym.
• Partnerzy polecający mają znaczenie. Doradcy kredytowi, pośrednicy w obrocie nieruchomościami i księgowi przysyłają klientów, a milkną, gdy nikt nie robi follow-upu.
• Oferty powstają gdzie indziej. Kalkulator ofert lub portal ubezpieczyciela przygotowuje ofertę. CRM musi tylko wiedzieć, że oferta poszła, na co i kiedy o nią dopytać.
• Klienci piszą na WhatsAppie. Wielu klientów wysyła zdjęcie pisma albo krótkie pytanie na WhatsAppa zamiast e-maila.

Baza polis, pojazdów i nieruchomości: co w CRM, a co w AMS

Programy dla agencji pokazują zwykle bazę polis z ewidencją pojazdów i nieruchomości, dokumentami i historią szkód. To zadanie AMS, bo od tego rejestru zależy obsługa polisy, a Customermates go nie zastępuje. W CRM trzymasz to, czego potrzebujesz do sprzedaży i odnowień:

• Kto i o co pyta: kontakt, szansa sprzedaży, rodzaj ubezpieczenia, ubezpieczyciel i szacowana składka.
• Kiedy wracasz: Data odnowienia i Status odnowienia przy szansie, a w zapisanym widoku lista posortowana po tej dacie.
• Gdzie szukać reszty: pole z numerem polisy albo ID klienta w AMS, żeby tego samego klienta łatwo znaleźć w obu systemach.

Marka pojazdu albo adres ubezpieczanej nieruchomości mogą być własnymi polami szansy, jeśli przydają się w rozmowie o odnowieniu. Pełna ewidencja, dokumenty polisowe i historia szkód zostają w AMS. Historia kontaktu z klientem jest za to w jednym miejscu: rozmowy z jego e-maila i WhatsAppa pokazują się przy kontakcie (od planu Pro).

Konfiguracja dla ubezpieczeń w Customermates

Nowa przestrzeń robocza zaczyna się bez list: tworzysz potrzebne listy (kontakty, organizacje, szanse sprzedaży lub własne) w Modelu danych albo pozwalasz, by zbudowała je konfiguracja z AI w chmurze. Jeden ze sposobów odwzorowania pięciu list dla agencji; każda nazwa pola poniżej to przykład, który tworzysz samodzielnie.

Kontakt może być powiązany z kilkoma szansami, więc jeden klient może mieć jednocześnie otwarte odnowienie ubezpieczenia komunikacyjnego i okazję na ubezpieczenie na życie. Numer polisy trzymaj w polu referencyjnym, jeśli pozwala na to Twoja polityka danych, a AMS traktuj jako zapis samej polisy.

Etapy i wartości ważone

Etap to pole pojedynczego wyboru, które sam definiujesz, a każda opcja dostaje prawdopodobieństwo wygranej w Modelu danych dla szans sprzedaży. Punkt wyjścia: Nowy lead 10%, Analiza potrzeb 25%, Oferta wysłana 50%, Decyzja w toku 75%, Polisa zawarta 100%, Utracona 0%. Dla przeglądów odnowień drugie pole pojedynczego wyboru, Status odnowienia, z opcjami Przegląd do zrobienia, Skontaktowano się, Oferty porównane, Odnowiona i Przeniesiona, daje własną tablicę, gdy grupujesz po nim. Ważony pipeline to wartość szansy razy prawdopodobieństwo etapu. Wartość szansy to suma jej pozycji; pole własne Szacowana składka nie wchodzi do obliczeń. To arytmetyka z Twoich własnych liczb, nie prognoza i nie prowizja.

Zapisane widoki na tydzień

1. Nadchodzące odnowienia: szanse z Datą odnowienia w dniu dzisiejszym lub później, posortowane rosnąco. Własne pola daty filtrują według stałych dat (przed, po, między), a nie „najbliższe 60 dni”, więc aktualizuj datę, gdy otwierasz widok, albo pozwól liczyć rutynie.
2. Oferty czekają: szanse w etapie Oferta wysłana, posortowane po ostatniej aktualizacji, od najstarszych.
3. Zatrzymane: szanse nieaktualizowane od ponad 14 dni, z filtrem Starsze niż… na dacie aktualizacji.
4. Cisi partnerzy polecający: organizacje typu Partner polecający, posortowane po ostatniej aktualizacji.

Udostępnij Zatrzymane całej agencji lub wybranym rolom, aby zespół dopytywał o te same szanse.

E-mail i WhatsApp klienta w jednej skrzynce (Pro i wyżej)

W Customermates Cloud od Pro ujednolicona skrzynka odbiorcza łączy e-maile z Gmaila, Outlooka lub IMAP z WhatsAppem, LinkedInem, Instagramem i Telegramem. Odpowiadasz w oryginalnym kanale, a rozmowa pokazuje się przy kontakcie, którego adres e-mail, numer telefonu lub profil pasuje. Powiązanie rozmowy z szansą sprzedaży to osobny krok, wykonywany przez Ciebie lub Mate. Polisy zostają w Twoim AMS.

Liczba połączonych kont w cenie na użytkownika: Pro 1, Business 3. Agent, który chce mieć w skrzynce pocztę i WhatsAppa, potrzebuje Business. Rozmowy z Twoich własnych kont pozostają prywatne, dopóki nie udostępnisz wątku, albo, w Business i wyżej, całego konta.

Rutyna odnowień z Mate (Customermates Cloud)

Mate to asystent w Customermates Cloud, korzystający z hostowanych kredytów AI. Przed rozmową o przeglądzie poproś go o podsumowanie szans klienta, notatek i ostatnich wiadomości. Do cotygodniowego przygotowania utwórz rutynę: wybierz Co tydzień w polu Powtarza się, poniedziałek o 07:30, z instrukcją w tym stylu:

Znajdź szanse, których Data odnowienia przypada między dniem dzisiejszym a
dniem za 45 dni i których Status odnowienia to Przegląd do zrobienia. Dla każdej
przeczytaj najnowszą rozmowę w skrzynce z jej kontaktami i zapisz krótki szkic
z prośbą o rozmowę przeglądową dotyczącą odnowienia. Niczego nie wysyłaj. Potem
wypisz: klient, rodzaj ubezpieczenia, ubezpieczyciel, data odnowienia, szkic
zapisany tak lub nie.

Druga rutyna może reagować na zdarzenie: gdy etap szansy zmieni się na Polisa zawarta, utwórz zadanie „Wpisz do AMS” przypisane do tej samej osoby. Liczba rutyn w cenie na użytkownika: Starter 1, Pro 5.

Łączenie ofert z AMS

Nie ma natywnego konektora do ubezpieczycieli, kalkulatorów ofert ani żadnego AMS. Trzy sposoby na utrzymanie aktualności CRM:

• Własna integracja. Jeśli Twój kalkulator ofert lub AMS potrafi wywołać API albo wysłać webhooki, skrypt lub przepływ n8n, który prowadzisz osobno, może zaktualizować szansę przez REST API: ustawić etap Oferta wysłana i wpisać numer oferty oraz składkę. Customermates wysyła webhooki dla zdarzeń rekordów (łącznie: 5), więc zawarta polisa może uruchomić krok w drugą stronę.
• Wymiana przez Excel. Wyeksportuj z AMS, zapisz jako .xlsx i importuj po jednym typie rekordu. Kolumna zmapowana na ID rekordu aktualizuje istniejące rekordy zamiast tworzyć duplikaty.
• Klient AI. Claude, ChatGPT lub inny klient może tworzyć i aktualizować rekordy przez MCP w każdym planie, a zużycie modelu rozlicza Twój dostawca AI.

Czego nie robi i na co spojrzeć zamiast tego

• Bez rejestru polis, pobierania danych od ubezpieczycieli, porównywania składek, e-podpisu, obsługi szkód i uzgadniania prowizji.
• Zadania nie mają terminów, przypomnień ani powiadomień. Użyj pola daty i zapisanego widoku albo rutyny.
• Bez sekwencji e-maili, kampanii odnowieniowych i masowej wysyłki. Follow-up robi się jedna rozmowa po drugiej.
• Bez formularzy internetowych, telefonii i SMS-ów oraz aplikacji mobilnej.
• Brak uprawnień na poziomie pól. Rola niestandardowa z dostępem do odczytu ustawionym na Przypisane ogranicza agenta sprzedaży do jego własnych rekordów. Informacje o zdrowiu i akta szkód trzymaj poza CRM.

Customermates publikuje tę stronę. Dane dostawców, w tym cenę Less Annoying CRM, sprawdzono 8 października 2026 na stronie każdego z nich.

RODO, KNF i dane klientów

Agenci i brokerzy ubezpieczeniowi w Polsce działają pod nadzorem KNF, a dane klientów podlegają RODO. To ogólny kontekst, a nie porada prawna: co wolno zapisać w CRM i gdzie, wynika z Twojej umowy z zakładem ubezpieczeń, jego wymogów i polityki ochrony danych Twojej agencji. W praktyce:

• Zapisuj tyle, ile potrzeba do kontaktu i sprzedaży. Informacje o zdrowiu i akta szkód zostaw poza CRM; dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych w rozumieniu RODO.
• Zapisuj źródło kontaktu. Pole własne, takie jak Źródło leada, pokazuje, skąd masz dane osoby. Pole „Zgoda na kontakt” możesz dodać sam, ale Customermates nie ocenia, czy zgoda jest ważna.
• Ogranicz dostęp. Rola niestandardowa z dostępem do odczytu Przypisane ogranicza agenta do jego własnych rekordów, a dziennik audytu zapisuje, kto zmienił który rekord.
• Wiedz, gdzie leżą dane. W Customermates Cloud główna baza danych jest w regionie AWS Frankfurt, a podmioty podprzetwarzające opisuje strona podmiotów podprzetwarzających. Customermates nie jest archiwum zgodności ani rejestrem komunikacji.

Ile to kosztuje

Ceny są za aktywnego użytkownika miesięcznie, płatne miesięcznie. Każdy płatny plan zawiera REST, webhooki i MCP.

Każdy płatny plan chmurowy dodaje miesięczne hostowane kredyty AI dla Mate na aktywnego użytkownika; kwoty są na stronie z cennikiem. Rdzeń open source działa na Twoim własnym serwerze bez opłaty licencyjnej, ale instalacja self-hosted nie ma skrzynki ani Mate. W Customermates Cloud główna baza danych jest skonfigurowana w regionie AWS Frankfurt; hosting i pozostałe podmioty podprzetwarzające, wśród nich dostawcy z USA, są na stronie podmiotów podprzetwarzających, a umowa powierzenia przetwarzania danych jest dostępna. Customermates nie ma żadnego certyfikatu. Masz pytanie przed wyborem planu? Możesz umówić 15-minutową rozmowę z Benem.

Dla ubezpieczycieli i MGA zarządzających brokerami

Ta sama konfiguracja działa dla zespołu dystrybucji ubezpieczyciela lub MGA: domy brokerskie jako organizacje, ich producenci i zarządzający jako kontakty, a każde wdrożenie partnera lub wspólna okazja jako szansa sprzedaży. Upoważnienia, dane o produkcji i zestawienia prowizji zostają w systemach głównych. Customermates nie jest platformą polisową, szkodową ani underwritingową.

Najczęściej zadawane pytania