Copilot im Vertrieb: Was der Sales Agent kann, was er voraussetzt und was er kostet

Microsoft Copilot for Sales heißt inzwischen Sales Agent (in der deutschen Microsoft-Dokumentation „Vertriebsmitarbeiter"). Es handelt sich um ein Outlook-Add-in und eine Teams-App, die Daten aus Dynamics 365 Sales oder Salesforce Sales Cloud in Microsoft 365 holen. Dort fasst der Sales Agent E-Mail-Verläufe zusammen, schlägt Antwortentwürfe vor und erstellt Zusammenfassungen von Besprechungen. Laut Microsoft-FAQ ist der Sales Agent Teil der Lizenz für Microsoft 365 Copilot, und er braucht immer eines der beiden CRMs als Datenbasis. Ein CRM ist er selbst nicht.

Der tatsächliche Preis setzt sich deshalb aus einer Copilot-Lizenz, einer CRM-Lizenz und einem passenden Microsoft-365-Plan zusammen. Unten finden Sie, welches Copilot-Produkt was ist, die Einrichtungsschritte, ein Kostenbeispiel für fünf Vertriebler und eine Entscheidungstabelle. Customermates veröffentlicht diesen Artikel und kommt darin einmal vor, in einem eigenen Abschnitt für Teams ohne Dynamics 365 oder Salesforce.

Fünf Produkte, die im Vertrieb „Copilot" heißen

Die meiste Verwirrung bei dieser Suche entsteht durch die Namen. Gemeint ist meist eines davon:

Die letzte Zeile ist wichtig, falls Sie nach „Copilot für CRM" gesucht haben: Homeworks ist das frühere Copilot CRM, eine Plattform für Rasenpflege, Garten- und Landschaftsbau, Fensterreinigung und ähnliche Betriebe, mit Einsatzplanung, Routen und Rechnungsstellung.

Microsoft selbst nennt den Sales Agent die Weiterentwicklung des Copilot-Erlebnisses für Vertriebsteams. Er soll auch innerhalb von Dynamics 365 Sales der bevorzugte Zugang zu Copilot werden.

Was der Sales Agent kann

Laut Microsoft Learn arbeitet der Sales Agent an drei Stellen:

• Outlook. Ein Bereich neben der E-Mail zeigt den passenden CRM-Datensatz. Er fasst Verläufe zusammen, schlägt Antwortentwürfe vor und lässt Vertriebler CRM-Felder ansehen und bearbeiten. Zusammenfassungen gibt es erst ab 1.000 Zeichen Verlaufslänge, etwa 180 Wörter.
• Teams. Aufgezeichnete Besprechungen bekommen eine Nachbereitung mit Aktionspunkten, Aufgaben und vertriebsrelevanten Stichworten. Microsoft nennt unbegrenzte Stunden für Aufzeichnung und Verarbeitung. Erkenntnisse aus Besprechungen setzen mindestens einen externen Teilnehmer voraus, der als Kontakt im CRM steht.
• Chat in Microsoft 365 Copilot. Vertriebler fragen etwa nach einer Zusammenfassung des Accounts Fabrikam, sobald ein Administrator festgelegt hat, welche CRM-Tabellen der Sales Agent lesen darf.

Dabei gelten die Zugriffsrechte des angebundenen CRM. Pro Datensatz lassen sich bis zu 40 Felder im Outlook-Bereich anzeigen.

Für die Entscheidung sind die dokumentierten Grenzen genauso wichtig. Freigegebene Postfächer werden nicht unterstützt, ebenso wenig lokal betriebenes Dynamics 365 oder Exchange (on-premises) und die US-Behörden-Clouds GCC, GCC High und DoD. Nachbereitung und Vorbereitung von Besprechungen brauchen Exchange Online. Salesforce muss mindestens Sales Cloud Professional sein. Welche Sprachen und Regionen verfügbar sind, steht in Microsofts Bericht zur internationalen Verfügbarkeit von Copilot.

So richten Sie den Sales Agent ein

Die Einrichtung übernehmen Administratoren im Microsoft 365 Admin Center, im Teams Admin Center und im CRM. Sie folgt Microsofts Installations- und FAQ-Seiten:

1. Lizenzen prüfen

   Jeder Vertriebler braucht eine Lizenz für Microsoft 365 Copilot und eine CRM-Lizenz. Ohne Copilot-Lizenz erscheint laut Microsoft-FAQ ein Hinweis auf die fehlende Lizenz.

2. CRM-Rollen vergeben

   In Dynamics 365 brauchen Administratoren die Sicherheitsrolle „Systemadministrator" oder „Systemanpasser", Vertriebler „Vertriebsmitarbeiter" oder „Sales Manager". Für Salesforce gibt es eine eigene Berechtigungsliste.

3. App bereitstellen

   Im Microsoft 365 Admin Center für Outlook und im Teams Admin Center für Teams. Bis die App in Outlook erscheint, können bis zu 48 Stunden vergehen.

4. CRM verbinden

   Jeder Nutzer stimmt zu, sein Arbeitskonto mit seinem CRM-Konto zu verbinden. Vorher werden keine Daten geteilt.

5. Vertriebs-Chat konfigurieren

   Legen Sie fest, welche CRM-Tabellen und Felder der Sales Agent nutzen darf, und richten Sie die Zusammenfassungen für Accounts, Verkaufschancen und Leads ein.

6. Mit einem Deal testen

   Öffnen Sie eine E-Mail eines echten Kunden, prüfen Sie, ob der richtige Datensatz erscheint, und ändern Sie ein Feld. Zeichnen Sie danach ein Teams-Gespräch mit diesem Kontakt auf.

Was Copilot for Sales kostet

Einen eigenen Preis für Copilot for Sales nennt Microsoft nicht mehr. Sie zahlen die Bausteine darunter. Preise am 8. Oktober 2026 auf den deutschen Preisseiten von Microsoft und der US-Preisseite von Salesforce geprüft, Microsoft-Preise zzgl. MwSt.:

Microsoft 365 Copilot wird als Add-on zu einem qualifizierenden Microsoft-365-Abo verkauft. Die Produktseite von Copilot Business nennt Researcher, Analyst und Facilitator als enthaltene Agenten, den Sales Agent aber nicht. Klären Sie mit Microsoft, ob er im Business-Plan enthalten ist, bevor Sie darauf planen.

Kostenbeispiel für fünf Vertriebler mit Dynamics 365 Sales Professional: 5 × (26,00 € + 56,30 €) = 411,50 € im Monat, also 4.938 € im Jahr bei Jahresbindung, zzgl. MwSt. Dazu kommt der Microsoft-365-Plan, den Ihr Unternehmen ohnehin bezahlt. Mit Salesforce Pro Suite statt Dynamics kostet der CRM-Anteil 100 US-Dollar statt 56,30 € pro Nutzer.

Welche Option zu Ihrem Team passt

Lohnt sich das? Der Sales Agent rechnet sich, wenn Ihr Vertrieb ohnehin überwiegend in Outlook und Teams arbeitet und das CRM bereits die führende Datenquelle ist. Müssten Sie erst das CRM, dann die Copilot-Plätze und dazu Admin-Zeit einkaufen, nur um Zusammenfassungen von E-Mails zu bekommen, vergleichen Sie vorher die Gesamtkosten mit einem kleineren CRM. Mehr zur Abwägung steht im Vergleich Alternativen zu Microsoft Dynamics.

Wo Customermates passt

Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM aus Deutschland für kleine Teams mit Kundenkontakt, etwa Beratungen und Agenturen. Es ist eine Option für die letzte Zeile der Tabelle. Für ein Unternehmen, das Dynamics 365 nutzt und Kundengespräche in Teams aufzeichnet, ersetzt es den Sales Agent nicht.

So sieht eine typische Einrichtung für ein Team mit fünf Personen aus:

• Datensätze. Kontakte, Organisationen und Deals. Die Deal-Phase ist ein Feld vom Typ Einzelauswahl mit Gewichtung je Phase für einen gewichteten Pipeline-Wert. Deals haben zugewiesene Nutzer, und jede Person speichert ihre eigenen gespeicherten Ansichten, etwa „Meine Deals im Angebot".
• Posteingang. Ab Pro ordnet der einheitliche Posteingang E-Mails aus Outlook, Gmail oder IMAP sowie Unterhaltungen aus LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram denselben Datensätzen zu. Pro enthält 1 verbundenes Konto pro Nutzer, Business 3. Die Outlook-Integration verbindet das Postfach serverseitig, in Outlook wird nichts installiert.
• Mate, in Customermates Cloud. Der Assistent in der App nutzt gehostete KI-Credits. Eine Anweisung könnte lauten: „Den letzten Verlauf mit Acme zusammenfassen und einen Antwortentwurf mit zwei Terminvorschlägen speichern." Wenn Sie Mate ausdrücklich zum Senden auffordern, verschickt er sofort. Verlangen Sie also einen Entwurf, wenn Sie den Text vorher lesen wollen. Einzelheiten stehen in der Mate-Dokumentation.
• Eine Routine, in Customermates Cloud. Auslöser „Wenn sich etwas ändert", Ereignis „Datensatz aktualisiert" für Deals, unter „Geänderte Felder" das Feld Phase. Anweisungen: „Wechselt ein Deal in die Phase Angebot: den letzten Verlauf mit dem Kontakt lesen und einen Antwortentwurf speichern. Nichts senden." Die Routine läuft im Namen ihres Eigentümers und nutzt dessen Kanäle. Siehe Routinen.
• Ihr eigener KI-Client. Nutzt Ihr Team bereits Claude oder ChatGPT, verbinden Sie ihn per MCP über den benutzerdefinierten Connector. Microsoft dokumentiert, dass Agenten in Copilot Studio sich mit einem bestehenden MCP-Server verbinden können. Für diesen Client gibt es von Customermates noch keine Anleitung, testen Sie also zuerst einen Lesezugriff.

Kosten. Fünf Nutzer auf Pro kosten 145 € im Monat bei monatlicher Zahlung, inklusive Posteingang und monatlicher gehosteter KI-Credits pro aktivem Nutzer (siehe Preise). Starter für 12 € pro Nutzer hat keinen Posteingang. Der selbst gehostete AGPL-Kern ist lizenzkostenfrei und bietet REST, Webhooks und MCP, aber keinen Posteingang und kein Mate.

Was es nicht kann. Customermates zeichnet keine Besprechungen auf und transkribiert sie nicht, hat kein Add-in für Outlook, Teams oder Word (CRM-Daten schlagen Sie in Customermates selbst nach), legt keine Kalendertermine an und hat keine App fürs Smartphone. Wenn Ihnen vor allem die Nachbereitung von Teams-Besprechungen wichtig ist, bleiben Sie bei Microsoft.

Häufige Fragen

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