Günstige CRM-Software: Was günstig tatsächlich kostet

Fast jede Liste über „günstige CRM-Software" vergleicht Listenpreise und hört dort auf. HubSpot ist kostenlos. Zoho kostet 14 €. Pipedrive 14 €. Monday 12 €. Die echten Kosten liegen ganz woanders.

Ich baue Customermates, ein Open-Source-CRM aus Deutschland. Ich begleite jede Woche Preisgespräche mit kleinen Teams. Das Muster ist konsistent: Das Team wählt den günstigsten Listenpreis, registriert sich für die Einstiegsstufe, läuft in 8 bis 14 Wochen gegen eine Wand und zahlt am Ende das Drei- bis Fünffache des Geplanten. Manchmal migrieren sie zu der Alternative, die sie zuerst hätten wählen sollen. Oft bleiben sie hängen, weil der Export auch teuer ist.

Dieser Artikel ist die Liste günstiger CRM-Software mit den Kosten, die tatsächlich zählen, und einer ehrlichen Antwort, welche Option über drei Jahre gewinnt.

Was „günstig" tatsächlich bedeutet

Ein CRM ist günstig, wenn die Drei-Jahres-Gesamtkosten (Lizenz + Admin-Zeit + Integrationskosten + Migrationskosten) zu Ihrem Geschäft passen. Der Listenpreis ist eine von vier Zahlen. Die anderen drei sind meistens größer.

Echte Zahlen für ein 10-Personen-Team über drei Jahre, die Kategorien, die die meisten Listen ignorieren:

• Lizenz: 1.200 € bis 40.000 € (die einzige Zahl auf den meisten Listen)
• Admin-Zeit: 50 bis 300 Stunden
• Pflicht-Add-ons und Integrationen: 0 € bis 20.000 €
• Migrationskosten, wenn Sie herauswachsen: 2.000 € bis 30.000 €

Das CRM, das beim Listenpreis im ersten Jahr gewinnt, verliert oft bei den Drei-Jahres-Gesamtkosten. Das, das insgesamt gewinnt, kombiniert meist einen fairen Listenpreis mit niedrigem Lock-in.

Die kostenlosen Stufen und was sie wirklich bieten

Kostenlose Stufen existieren, weil sie eine Akquisitionsstrategie sind, kein Geschäftsmodell. Sie deckeln genau die Funktionen, die kleine Teams als nächstes brauchen:

• HubSpot CRM Free. Für 1- bis 3-Personen-Teams brauchbar. Begrenzt auf 1.000 Marketing-Kontakte, 2 Deal-Pipelines, keine Automatisierung, keine Custom Reports. Echte Teams stoßen in 4 bis 12 Wochen an die Wand, dann führt Sales Hub Starter (15 € bis 20 €/User) zur nächsten Stufe.
• Bitrix24 Free. 5 User kostenlos, großzügig bei Funktionen. Steile UI-Lernkurve, russische Plattform-Herkunft, bei der manche Käufer zögern. Funktional für sehr kleine Teams, die die UI-Komplexität verkraften.
• Zoho CRM Free. 3 User kostenlos mit Limits. Vernünftiger Einstieg für winzige Teams, die bereits im Zoho-Ökosystem sind.
• Freshsales Free. Bis zu 3 User mit sehr eingeschränkten Funktionen.

Kostenlose Stufen können für Solo-Gründer oder Zwei-Personen-Teams die richtige Wahl sein. Sie sind fast nie die richtige Wahl für Teams ab 5 Personen mit echtem Vertriebsprozess.

Ehrlicher Vergleich: 7 günstige CRMs

HubSpot Sales Hub Starter

15 € bis 20 €/User/Monat, kostenlos für bis zu 5 Kontakte. Solide E-Mail-Verfolgung, Sequenzen, einfache Automatisierung. Geeignet für Teams, die HubSpot bereits fürs Marketing nutzen. Vorsicht bei der Professional-Stufe ab 450 €/Monat für 5 User, wo die Funktionen liegen, die Sie eigentlich wollen.

Was Sie auf Starter tatsächlich bekommen: 2 Deal-Pipelines, einfache Automatisierung (etwa 10 Trigger), 1.000 Marketing-Kontakte, einfache Custom Reports (10 Dashboards), E-Mail- und Kalendersync, mobile App, einfache Conversations-Inbox. Kein A/B-Testing, kein Predictive Lead Scoring, kein Forecasting jenseits einer einfachen Deal-Stufen-Summe, keine Custom Objects. Die meisten Mittelständler stoßen in Woche 6 bis 10 an die Grenzen, sobald sie eine dritte Pipeline oder mehr als 10 Dashboards wollen.

Was Sie zu Pro treibt: Sequenzen jenseits des Starter-Limits, Custom Reports jenseits der 10-Dashboard-Grenze, Deal-Scoring, Forecasting-Genauigkeit, Custom Objects (jede Nicht-Deal-Entität, die Sie tracken wollen), A/B-Tests auf E-Mails, Predictive Lead Scoring. Pro startet bei 90 €/User/Monat mit 5-Platz-Minimum, also 450 €/Monat für jedes Team mit echter Arbeit. Das ist ein 6-fach-Sprung gegenüber Starter.

Reales Kostenbeispiel. Ein 5-Personen-Team auf Starter zahlt 75 € bis 100 €/Monat. Dasselbe Team auf Pro zahlt 450 €/Monat. Dasselbe Team auf Pro nach dem Hinzufügen von Service Hub Starter für Support-Tickets zahlt 600 €/Monat. Dasselbe Team mit Marketing Hub Starter für E-Mail-Automatisierung zahlt 700 €/Monat. Der HubSpot-Lock-in summiert sich, weil die Integration zwischen den Produkten der einzige Punkt ist, an dem HubSpot sich von Pro-Produkt-Alternativen abhebt. Siehe Preise für den direkten Vergleich mit Customermates.

Zoho CRM Standard / Professional

14 € für Standard, 35 € für Professional pro User pro Monat. Hohe Funktionsbreite zu niedrigem Preis. Geeignet für Teams im Zoho-Ökosystem (Zoho Books, Zoho Desk, Zoho Mail). Vorsicht bei der Implementierungskomplexität und dem etwas in die Jahre gekommenen UI.

Pipedrive Essential / Advanced

14 € für Essential, 34 € für Advanced. Die Advanced-Stufe ist die, in der echte Teams leben. Geeignet für vertriebsgeführte Teams, die das klassische Pipeline-Erlebnis wollen. Vorsicht bei den Add-on-Aufschlägen (LeadBooster, Smart Docs jeweils 32,50 €/Monat).

Warum die Essential-Stufe von Pipedrive eine Falle ist: Essential fehlt E-Mail-Öffnungs-Tracking, Gruppen-E-Mails, Klick-Tracking, Custom-Signaturen, E-Mail-Vorlagen, Scheduler-Integrationen und entscheidende Automatisierungs-Trigger. Die meisten Teams merken das in Woche 4, wenn sie „automatisch einen Deal anlegen, wenn ein Lead antwortet" aufsetzen wollen und feststellen, dass das Advanced verlangt. Die 14 € werden in zwei Monaten zu 34 € für jedes Team mit echtem Outbound.

Was Advanced freischaltet: vollständige bidirektionale E-Mail-Synchronisation mit sieben Anbietern, Sequenzen (Sales Cadences), Automatisierungs-Builder, Custom-E-Mail-Vorlagen, Klick-Tracking, Meeting-Scheduler, KI-Sales-Assistent. Das ist das realistische Pipedrive-Produkt. Unterhalb dieser Stufe zahlen Sie für eine aufgemotzte Deal-Pipeline.

Die Add-on-Mathematik. LeadBooster (Web-Formulare + Chatbot + Live-Chat) kostet 32,50 €/User/Monat. Smart Docs (Angebote + E-Signaturen) weitere 32,50 €. Wenn Sie beide wollen, sind Sie bei effektiv 99 €/User/Monat — derselbe Bereich wie HubSpot Sales Hub Pro. An dem Punkt wird die Frage, welches UI Ihr Team bevorzugt, nicht welches günstiger ist. Pipedrive gewinnt bei reiner Vertriebsausrichtung; HubSpot bei integriertem Marketing. Eine Alternative, die diese Funktionen ohne Per-Add-on-Preisfalle bündelt: siehe den Pipedrive-Alternative-Vergleich und die zugrunde liegenden Feature-Seiten zu Pipeline und Sales-Automation.

Brevo (ehemals Sendinblue)

Kostenlose Stufe mit CRM, Marketing und Transaktions-Mail kombiniert. Französisches Unternehmen, EU-konform, beliebt im DACH-Mittelstand. Geeignet für Teams, die Marketing-Mail und CRM in einem Tool wollen.

CentralStationCRM

Deutsches CRM aus Köln. 18 € bis 30 €/User/Monat. Sauberes UI, gute deutsche Doku, lokaler Support. Geeignet für DACH-Teams, die einen lokalen Anbieter mit deutscher Hotline schätzen.

Zeeg

Kalender-fokussiert mit CRM-Funktionen, ab 10 €/User/Monat. Aufstrebender Anbieter aus dem DACH-Raum. Eingeschränkte Pipeline-Funktionen, aber stark, wenn Meeting-Buchung der Engpass ist.

Customermates

Das CRM, das ich baue. Open Source, EU-gehostet oder selbst hostbar. 7 €/User/Monat (jährlich) oder selbst gehostet nur Serverkosten. Modernes Pipedrive-Pendant, agent-nativ über MCP, vollständige REST-API, n8n-Community-Node. Geeignet für Teams, die Datenhoheit, EU-Hosting und KI-getriebene Workflows wertschätzen. Vorsicht bei: jüngeres Projekt als Zoho oder HubSpot, kleinere Community.

Die Open-Source-selbst-gehostete-Option (die die meisten Listen überspringen)

Selbst gehostete Varianten von EspoCRM, SuiteCRM oder Customermates kosten nur den Server (20 € bis 200 €/Monat fürs ganze Team) plus Ihre Zeit für den Betrieb. Für ein 10-Personen-Team sind das 240 € bis 2.400 € pro Jahr fürs gesamte CRM, oder effektiv 2 € bis 20 € pro User pro Monat. Keine Anbieter-Preis-Eskalation.

Preisstufen-Fallen, die Sie kennen sollten

Fast jedes „günstige CRM" hat dieselbe Falle: Der Einstiegstarif fehlt eine oder zwei Funktionen, die Sie in den ersten drei Monaten brauchen. Der Preissprung zur Stufe, die diese Funktionen enthält, sind die echten Kosten.

HubSpot Sales Hub: Starter (15 €) fehlt Meeting-Buchung über 1.000 Teilnehmer hinaus, Sequenzen, Custom Reporting und Forecasting. Professional (90 €/User) hat das alles. Drei Monate Adoption, dann ist der Effektivpreis 1.080 €/User/Jahr, nicht 180 €.

Pipedrive: Essential (14 €) fehlt E-Mail-Öffnungs-Tracking, Custom Fields jenseits der Basis und E-Mail-Sync-Regeln. Advanced (34 €) hat das alles. Effektivpreis ist 408 €/User/Jahr für die Stufe, die Teams tatsächlich nutzen.

Zoho CRM: Standard (14 €) fehlt Custom-Module, fortgeschrittene Workflow-Regeln, Blueprints und Territory-Management. Professional (23 €) deckt das meiste ab. Enterprise (40 €) deckt den Rest inklusive Zoho-KI ab. Die meisten Teams landen bei Professional.

Monday CRM: Basic (12 USD, 3-Platz-Minimum) fehlt Automatisierung jenseits 250 Aktionen/Monat, Integrationen jenseits 250 Aktionen/Monat, Custom-Dashboards. Standard (17 USD) deckt Basics. Pro (28 USD) deckt alles, was die meisten Teams brauchen.

Das Muster ist konsistent: Budgetieren Sie für den Zweittarif-Preis, nicht den Einstiegstarif-Preis. Wer Ihnen ein CRM zum Einstiegstarif verkauft, verkauft Ihnen implizit den zweiten Tarif.

Echte Gesamtkosten über 3 Jahre (10-Personen-Team)

Diese Zahlen schwanken je nach konkretem Setup um 30 %, aber die Reihenfolge ist konsistent. Die „günstigen CRMs", die alle auflisten (14 € bis 15 €/User), kommen über drei Jahre für ein 10-Personen-Team typischerweise auf 7.000 € bis 20.000 €. Die Open-Source-Optionen kommen auf 3.500 € bis 5.000 €.

Die versteckten Kosten, die Listen nicht zeigen

Fünf versteckte Kostenpunkte, die Teams einfangen:

• E-Mail- und Kalender-Add-ons. Echte bidirektionale Synchronisation ist oft ein kostenpflichtiges Add-on (5 € bis 15 €/User/Monat).
• Speicher- und Kontakt-Limits. Kostenlose Stufen deckeln Kontakte bei 500 bis 2.000. Bezahlte Stufen deckeln Speicher. Beides erzwingt Upgrades schneller als erwartet.
• Pflicht-Stufen-Sprünge für Basisfunktionen. Custom Reports, Automatisierung oder Sequenzen liegen meist in Stufen, die das Drei- bis Fünffache der Einstiegsstufe kosten.
• Implementierung und Schulung. Selbst „einfache" CRMs brauchen 30 bis 100 Stunden Admin-Zeit für ein 10-Personen-Team, um sie sauber einzurichten. Diese Zeit ist echte Kosten.
• Migrationskosten beim Herauswachsen. Vendor-Lock-in zeigt sich hier. Bezahlte CRMs verlangen oft für Datenexport oder machen ihn so umständlich, dass Sie die nächste Preiserhöhung akzeptieren.

Günstiges CRM nach Teamgröße

Das passende „günstige" CRM ändert sich, wenn das Team wächst. Die richtige Reihenfolge:

1 bis 2 Personen, unter 50 aktive Deals: Eine Tabelle gewinnt noch immer. Nutzen Sie eine Excel-Vorlage für den Vertrieb, bis die Nähte reißen. Wechseln Sie nicht zu früh.

3 bis 5 Personen, 50 bis 200 aktive Deals: Kostenlose Stufe von HubSpot, Bitrix24 oder Zoho. Die echten Kosten sind Ihre Betriebszeit plus das unvermeidliche Upgrade in 6 bis 12 Monaten.

5 bis 15 Personen, 200 bis 1.000 aktive Deals: Customermates Cloud (7 €/User) oder selbst gehostet (nur Serverkosten), Pipedrive Essential (14 €) oder Zoho Standard (14 €). In dieser Phase beginnt der Per-User-Preis bezahlter Tools zu zählen; selbst gehostetes Open Source beginnt mathematisch zu gewinnen.

15 bis 50 Personen, 1.000 bis 5.000 aktive Deals: Pipedrive Advanced (34 €) oder Customermates selbst gehostet mit Managed Hosting. SaaS-Preise skalieren linear mit Nutzern, Open Source nicht. Das Argument für selbst gehostet wird hier stärker.

50+ Personen: Salesforce oder HubSpot Pro werden tragfähig, weil Admin-Overhead amortisiert wird. Aber Customermates selbst gehostet mit kleinem Ops-Team bleibt typischerweise 5- bis 10-mal günstiger.

Günstiges CRM nach Anwendungsfall

Die Frage „welches CRM ist günstig" hat unterschiedliche Antworten je nach Tätigkeit:

Outbound-stark (viele Kaltanrufe und Mails): Close (69 USD) ist dafür gebaut und enthält den Dialer. Günstigere Alternativen wie Pipedrive plus separater Dialer summieren sich auf etwa dasselbe.

Inbound-Marketing-getrieben: HubSpot, wenn Sie bereits im Ökosystem sind, trotz Preis. Die Integration ist der Wettbewerbsvorteil. Sonst Customermates plus Ihr eigenes Marketing-Tool.

Außendienst: Mobile UX ist, wofür Sie zahlen. Pipedrive- und HubSpot-Mobile sind ausgereift; günstigere Tools haben oft schwache mobile Apps.

Account-Management auf Bestandskunden: Folk oder Customermates am günstigen Ende. Bigin von Zoho, wenn Sie im Zoho-Stack sind.

Service- oder Projektarbeit: Monday CRM, Bitrix24 oder Customermates für Projekt-Pipelines konfiguriert. Reine Vertriebs-CRMs (Pipedrive, Close) passen hier nicht gut.

Wann selbst gehostetes Open Source wirklich gewinnt

Selbst gehostetes Open Source (Customermates, EspoCRM, SuiteCRM) ist über drei Jahre der günstigste Weg, wenn eines davon zutrifft:

• Ihr Team hat mindestens eine technisch komfortable Person (oder Budget für Managed Hosting bei 30 € bis 100 €/Monat)
• Sie schätzen Datenhoheit (kein Anbieter kann Ihre Zugriffsbedingungen ändern)
• Sie operieren in der EU und nehmen DSGVO ernst (selbst gehostet auf EU-Server ist der einfachste Compliance-Pfad)
• Sie nutzen KI-Tools (Claude, Codex, ChatGPT), die das CRM über API oder MCP erweitern können
• Sie erwarten Wachstum über 10 User (Per-User-Preise im SaaS bestrafen Wachstum, selbst gehostet nicht)

Selbst gehostet ist nicht kostenlos. Der Server kostet 20 € bis 200 €/Monat, und Sie verbringen 30 bis 100 Stunden pro Jahr mit dem Betrieb. Aber das ist ein Vielfaches günstiger als Per-Platz-SaaS für Teams ab 5 Personen.

Wann SaaS noch gewinnt

SaaS gewinnt für:

• Teams unter 5 Personen, bei denen die Per-Platz-Kosten in absoluten Zahlen klein sind
• Unternehmen, die ihren eigenen Server nicht betreiben können und auch kein Managed Hosting wollen
• Stark regulierte Branchen, die Anbieter-SOC2-/ISO27001-Attestierungen brauchen und nicht selbst stellen können
• Teams, die 24/7-Anbieter-Support inklusive brauchen

Für alle anderen kippt die Mathematik zunehmend zu Open Source.

DSGVO-Aspekt: warum „günstig" für DACH oft Open Source bedeutet

Im DACH-Raum kommt zur Kostendiskussion die DSGVO-Frage. US-gehostete CRMs (HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce, Monday) brauchen einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag, eine Schrems-II-Analyse und tragen das Risiko bei jedem Datenschutz-Vorfall. Selbst gehostet auf einem deutschen oder EU-Server eliminiert all das.

Die DSGVO-Mehrkosten der US-CRMs (Compliance-Aufwand, mögliche Bußgeldrisiken, externe Datenschutz-Beratung) tauchen in keiner Preistabelle auf. Sie sind aber real.

Was ich tatsächlich tun würde

Wenn Sie ein 1- bis 3-Personen-Team sind, das bei null startet: HubSpot Free oder Zoho Free. In 6 bis 12 Monaten wechseln, wenn Sie herausgewachsen sind.

Wenn Sie ein 4- bis 15-Personen-Team sind, das Datenhoheit schätzt und KI-Tools nutzt: Customermates Cloud zu 7 €/User/Monat oder selbst gehostet, wenn Sie die technische Kapazität haben. Customermates selbst gehostet auf einem kleinen EU-VPS ist der günstigste glaubwürdige Weg, den ich kenne.

Wenn Sie ein 4- bis 15-Personen-Team in einem reinen DACH-Kontext ohne KI-Fokus sind: Pipedrive Advanced, Zoho CRM Pro oder CentralStationCRM. Alle im 12 € bis 35 €/User/Monat-Bereich, alle glaubwürdig.

Wenn Sie ein 15- bis 50-Personen-Team sind: Pipedrive Advanced oder Customermates selbst gehostet sind die zwei, die ich ernsthaft evaluieren würde.

Das „günstige" CRM, das gewinnt, ist das, das günstig bleibt, wenn Sie wachsen. Wählen Sie für Jahr drei, nicht für Jahr eins.

Reale Fallbeispiele: was Teams tatsächlich über 3 Jahre zahlen

Drei zusammengesetzte Beispiele aus Teams, mit denen ich gearbeitet habe, anonymisiert, aber mit echten Kostenzahlen.

Die 8-Personen-Beratung in Berlin. Startete in Jahr 1 auf HubSpot Free, angezogen vom polierten Marketing-Automation-Layer. Stieß im Monat 4 an die Kontakt-Grenze und upgradete auf Sales Hub Starter zu 100 €/Monat. Im Monat 8 brauchten sie Sequenzen und Custom Reports, sprangen auf Pro für 450 €/Monat. Jahr-2-Kosten: 5.400 € allein für Lizenzen. Jahr 3 fügten sie Marketing Hub für 800 €/Monat für Landing Pages und E-Mail-Automatisierung hinzu. Gesamt 3-Jahres-Ausgaben: ~21.500 €. Migrierten in Jahr 4 zu Customermates selbst gehostet, weil 7 € × 8 = 56 €/Monat eine Selbstverständlichkeit war, sobald ein Junior-Entwickler beitrat, der den Server warten konnte. Ersparnis in Jahren 4-5: rund 18.000 €.

Die 12-Personen-Agentur aus München. Startete auf Pipedrive Essential, weil ein Mitgründer es bei einem früheren Job nutzte. Merkten in Monat 6, dass sie E-Mail-Tracking brauchten, sprangen auf Advanced. Fügten in Jahr 2 LeadBooster für Chat hinzu (32,50 € × 12 = 390 €/Monat). Gesamt 3-Jahres-Ausgaben: ~16.500 €. Blieben bei Pipedrive, weil das Team es sauber adoptiert hatte und die Kosten fair wirkten. Vernünftiges Ergebnis.

Die 5-Personen-Dienstleistungsfirma aus Hamburg. Startete auf Salesforce Essentials, weil der Geschäftsführer dachte „Salesforce ist Marktführer". Verbrachte 80 Stunden Admin-Zeit in den ersten 3 Monaten mit Konfiguration. Kosten: 25 € × 5 = 125 €/Monat Basis plus 4.000 € Implementierungspaket von einem Berater. Jahr-1-Total: 5.500 €. Sie haben 60 % der Funktionen nie genutzt. Migrierten in Jahr 2 zu Customermates Cloud zu 35 €/Monat gesamt. Die 5.500 € auf Salesforce waren Lehrgeld.

Das Muster: Teams, die mit dem günstigsten zweckmäßigen CRM starten und bei Bedarf upgraden, sparen 50 bis 80 % gegenüber Teams, die mit dem „führenden" CRM starten und die Funktionen nie nutzen. Der Gartner Magic Quadrant hilft Konzernen bei der Auswahl von Konzern-Tools; für Teams unter 25 Personen ist der Magic Quadrant das falsche Bewertungsraster.

Migrationskosten: was Sie bindet

Vendor-Lock-in ist der stille Multiplikator auf CRM-Kosten. Wenn ein CRM „günstig" ist, aber teuer zu verlassen, ist der echte Preis das, was der Anbieter im dritten Jahr verlangt.

Die Lock-in-Kosten, die zählen:

• Daten-Export-Reibung. Manche CRMs exportieren Kontakte und Deals sauber als CSV. Andere verlangen API-Calls pro Datensatz. HubSpot hat historisch für vollständige Exporte über einer bestimmten Zeilenzahl Gebühren erhoben; das ändert sich, lohnt sich aber zu prüfen. Open-Source-CRMs exportieren alles, weil Sie die Datenbank besitzen.
• Custom-Field-Mapping. Fünf Custom Fields in HubSpot mappen nicht sauber auf Pipedrive oder Salesforce. Migrationen verlieren immer 10 bis 30 % der Struktur.
• Aktivitätshistorie. E-Mail- und Anruf-Logs sind oft am schwierigsten zu migrieren. Viele Teams lassen Historie zurück und starten neu im neuen CRM, was bedeutet, zwei bis fünf Jahre Kundenkontext zu verlieren.
• Integrations-Wiederaufbau. Jede Zapier-Integration, jeder Custom-Webhook, jeder API-Konsument muss gegen die API des neuen CRMs neu gebaut werden. Planen Sie einen Monat pro große Integration.

Die Gesamtkosten einer Migration vom „günstigen CRM A" zum „günstigen CRM B" nach drei Jahren liegen typischerweise bei 2.000 € bis 15.000 € interner Zeit plus 1 bis 3 Monaten Pipeline-Störung. Wählen Sie ein CRM mit niedriger Export-Reibung von Tag eins, um diese Option offen zu halten.

Kostenloses CRM vs. bezahlt: wann was gewinnt

Die Frei-vs.-Bezahlt-Entscheidung hängt von der Teamgröße ab, nicht von Funktionen. Kostenlose CRMs lassen bewusst Funktionen weg, die im Maßstab gebraucht werden, um zu Bezahl-Upgrades zu treiben.

Frei gewinnt, wenn: Solo- oder 2-Personen-Team, weniger als 100 aktive Deals, leichter Vertriebsprozess (keine Enterprise-Komplexität), und Sie testen, ob Sie überhaupt ein CRM brauchen.

Bezahlt gewinnt, wenn: 3+ Nutzer, 100+ aktive Deals, Sie auf bidirektionale E-Mail- und Kalender-Synchronisation angewiesen sind, Sie irgendeine Form von Automatisierung brauchen, Sie Reports für jemand anderen als sich selbst produzieren, oder Sie irgendeine Compliance-Anforderung haben (DSGVO, HIPAA, SOC2).

Der Übergang von Frei zu Bezahlt geschieht meist zwischen Monat 4 und 12 echter Nutzung. Planen Sie das ein. Wählen Sie ein kostenloses CRM, dessen Bezahltarif Sie tatsächlich wollen, damit Sie nicht zweimal migrieren.

Häufig gestellte Fragen

Was ist das günstigste CRM für den Mittelstand? Für 1- bis 3-Personen-Teams: HubSpot Free ist tatsächlich brauchbar. Für 4- bis 15-Personen-Teams: Open Source selbst gehostet (Customermates, EspoCRM) ist am günstigsten, nur Serverkosten. Für SaaS: CentralStationCRM (18 €), Less Annoying CRM (15 €) und Pipedrive Essential (14 €) sind die Einstiegspunkte.

Sind kostenlose CRMs wirklich kostenlos? Die kostenlose Stufe ist real, deckelt aber die Funktionen, die kleine Teams als nächstes brauchen (Automatisierung, Custom Reports, Kontakt-Limits). Planen Sie das Upgrade in 8 bis 14 Wochen echter Nutzung ein.

Was ist das beste CRM unter 20 € pro User? Pipedrive Essential, Zoho CRM Standard, OnePageCRM, Less Annoying CRM, Customermates (7 €), HubSpot Sales Starter, CentralStationCRM. Alle in der Preisklasse glaubwürdig. Wählen Sie das, was zu Ihrem Vertriebsprozess passt.

Ist Open-Source-CRM wirklich günstiger? Über drei Jahre ja, für Teams ab 5 Personen. Die Lizenzkosten sinken auf reine Serverkosten (20 € bis 200 €/Monat). Der Preis ist Ihre Zeit für den Betrieb. Für technisch komfortable Teams sind die Einsparungen drei- bis fünffach.

Ist Salesforce für den Mittelstand günstig? Fast nie. Echte Gesamtkosten (Lizenz, Admin, Berater) sind ein Vielfaches der Alternativen ohne entsprechenden Mehrwert für Teams unter 25.