ChatGPT im Vertrieb: Was es gut kann, die Prompts und die Anbindung ans CRM

ChatGPT übernimmt im Vertrieb vor allem Schreib- und Denkarbeit: Recherche zu einem Unternehmen, Entwürfe für E-Mails, Fragen für das Erstgespräch, Antworten auf Einwände und aus unsortierten Gesprächsnotizen eine saubere Zusammenfassung. Das Ergebnis ist nur so gut wie die Fakten, die Sie hineingeben. Allein führt ChatGPT keine Pipeline, weiß nicht, was eine Kollegin dem Kunden zugesagt hat, und verschickt nichts. Am meisten bringt es mit gespeicherten Prompts in einem Projekt, einem Business-Tarif für alles mit Kundendaten und, wenn ChatGPT auch Datensätze pflegen soll, einem CRM, das per MCP angebunden ist.

Dieser Beitrag zeigt Prompts je Deal-Phase, einen Ablauf für Gesprächsnotizen, die Datenschutzlage je ChatGPT-Tarif und was OpenAI derzeit voraussetzt, bevor ChatGPT in ein CRM schreiben darf. Customermates veröffentlicht diesen Beitrag und kommt in einem gekennzeichneten Abschnitt gegen Ende vor.

Wo ChatGPT im Vertrieb hilft und wo nicht

Daraus folgt eine einfache Regel: ChatGPT bereitet vor, Sie entscheiden und versenden. Ein Fehler in einer internen Notiz kostet eine Minute. Ein Fehler in einer E-Mail an einen Interessenten kann den Auftrag kosten.

Einmal einrichten: ein Vertriebsprojekt

Geben Sie ChatGPT vor den Prompts den Kontext, nach dem es sonst jedes Mal fragen würde. Legen Sie in einem Projekt oder Custom GPT ab:

• Ihr Angebot in fünf Sätzen, mit Preisen, falls Sie diese nennen;
• Ihren Zielkunden: Branche, Größe, die Rolle, die kauft, und das Problem, das den Kauf auslöst;
• zwei oder drei kurze Kundengeschichten, die Sie erzählen dürfen;
• die häufigsten Einwände und Ihre Antworten darauf;
• Regeln für den Ton, zum Beispiel: „Kurze Sätze. Keine Floskeln wie ‚Ich hoffe, es geht Ihnen gut‘. Eine Frage pro E-Mail.“

Laut OpenAIs Preisseite gibt es Projekte in jedem privaten Tarif, auch im kostenlosen; Custom GPTs führt OpenAI bei den Leistungen des Plus-Tarifs auf. Trennen Sie ein Projekt für die Neukundenansprache und eines für bestehende Kunden. Ein Projekt, in dem alles liegt, liefert unschärfere Antworten.

Prompts je Deal-Phase

Ersetzen Sie die Klammern durch echte Fakten. Je genauer die Eingabe, desto weniger klingt das Ergebnis nach Vorlage. Wenn Sie Kunden siezen, schreiben Sie das in den Prompt.

Briefing vor dem Erstgespräch

Ich habe ein Erstgespräch mit [Name], [Rolle] bei [Firma], [Größe], [Branche].
Das habe ich gefunden: [LinkedIn-Info, Website, aktuelle Meldungen einfügen].
Geben Sie mir: 3 wahrscheinliche Probleme, die unser Angebot löst, 3 offene Fragen
für die ersten 10 Minuten und die Kundengeschichte aus diesem Projekt, die am besten passt.
Kennzeichnen Sie Vermutungen als Vermutung.

Erstansprache per E-Mail

Schreiben Sie eine erste E-Mail an [Name] bei [Firma], in der Sie-Form.
Anlass: [neue Stelle, Finanzierung, Beitrag, Veranstaltung].
Was die Person beschäftigt: [einfügen]. Unser Bezug in einem Satz: [Satz].
Höchstens 90 Wörter, klare Sprache, am Ende eine konkrete Frage.
Keine Komplimente, kein „kurzes Telefonat“, keine Ergebnisversprechen, die nicht oben stehen.

Einwandbehandlung

Der Interessent schreibt: „[genauer Wortlaut]“.
Unsere übliche Antwort: [einfügen]. Fakten, die wir nennen dürfen: [einfügen].
Geben Sie mir drei Antworten mit höchstens 80 Wörtern: eine, die nachfragt, was hinter dem Einwand steckt,
eine, die ihn direkt beantwortet, und eine, die einen kleineren ersten Schritt anbietet.
Nutzen Sie nur die Fakten oben.

Nachfassen nach dem Termin

Hier sind meine Notizen zum heutigen Termin mit [Name] bei [Firma]: [einfügen].
Entwerfen Sie eine Nachfass-E-Mail mit höchstens 150 Wörtern: Dank in einem Satz,
die zwei oder drei vereinbarten Punkte, nächste Schritte mit Verantwortlichen und Datum
laut Notizen, zum Schluss der nächste Termin. Fehlt ein Name oder Datum, schreiben Sie [fehlt].

Pipeline-Review

Hier sind meine offenen Deals mit Phase, Wert, Datum der letzten Aktivität und nächstem Schritt: [einfügen].
Nennen Sie die Deals ohne Aktivität seit mehr als 14 Tagen, die Deals ohne nächsten Schritt
und zu jedem eine Frage, die ich vor dem Review am Montag klären sollte.
Schätzen Sie keine Abschlusswahrscheinlichkeiten.

Weitere Muster für das Nachfassen finden Sie im Leitfaden zur Follow-up-E-Mail im Vertrieb, falls Ihre Deals genau an dieser Stelle hängen bleiben.

Gesprächsnotizen mit ChatGPT zusammenfassen

Das Zusammenfassen von Gesprächsnotizen ist die häufigste tägliche Anwendung, und hier lohnt sich ein festes Ausgabeformat. Fügen Sie ein Transkript oder Ihre Stichpunkte ein und verlangen Sie die Felder, die Ihr CRM nutzt:

Fassen Sie diese Gesprächsnotizen für das CRM zusammen. Geben Sie genau diese Felder aus:
- Zusammenfassung: 3 Sätze (Ausgangslage, Entscheidung, nächster Schritt)
- Probleme: Stichpunkte
- Genannte Entscheider: Namen und Rollen
- Nächste Schritte: Aufgabe, verantwortlich, Datum
- Phasenvorschlag: eine von [Akquise, Qualifizierung, Demo, Angebot, Verhandlung]
Steht etwas nicht in den Notizen, schreiben Sie „nicht genannt“. Ergänzen Sie keine Fakten.

Notizen:
[einfügen]

Vorher: „Telefonat mit Hanna Roth, Roth Steuerberatung. 6 Leute, Mandantenliste in Excel, wird unübersichtlich. Will WhatsApp und E-Mail mit Mandanten an einem Ort. Muss nächste Woche mit ihrem Partner sprechen. Angebot bis Dienstag schicken.“

Nachher:

Drei Gewohnheiten machen die Zusammenfassungen verlässlich. Kennzeichnen Sie Sprecher im Transkript („Vertrieb:“, „Kunde:“), sonst ordnet das Modell Aufgaben falsch zu. Schreiben Sie Zahlen und Termine in eigene Zeilen. Und lesen Sie das Ergebnis, bevor es in den Datensatz wandert, denn ein Modell füllt Lücken, wenn man es ihm nicht verbietet.

Zeichnet ein Meeting-Tool Ihre Gespräche bereits auf, ist dessen eigene Zusammenfassung meist allgemein gehalten. Geben Sie das Transkript in den Prompt oben, dann erhalten Sie die Felder Ihres CRM.

Kundendaten und DSGVO: welcher ChatGPT-Tarif

Die meisten Vertriebsprompts enthalten personenbezogene Daten: Namen, Rollen, Aussagen aus einem Gespräch. Was damit geschieht, hängt vom Tarif ab.

Den AV-Vertrag bietet OpenAI für ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API an. Die europäischen Nutzungsbedingungen für Einzelpersonen enthalten einen eigenen Zusatz für die gewerbliche Nutzung. ChatGPT gewerblich zu nutzen ist also erlaubt; für ein Unternehmen geht es um die Frage, unter welchen Bedingungen und mit welchen Daten.

Für ein Vertriebsteam ergibt sich daraus eine kurze Liste:

• Für alles mit Kundendaten einen Business-Tarif mit unterschriebenem AV-Vertrag nutzen.
• Das Gespräch einfügen, nicht den ganzen Kundendatensatz. Telefonnummern und Adressen weglassen, wenn die Aufgabe sie nicht braucht.
• Im Team festlegen, welcher Tarif und welche Projekte freigegeben sind.
• Die KI-Verarbeitung in der Datenschutzerklärung erwähnen, wenn Sie Daten von Interessenten so verarbeiten.

Das ist eine Arbeitsliste, keine Rechtsberatung. Die Einzelheiten klärt Ihr Datenschutzbeauftragter.

ChatGPT allein oder ein eigenes Vertriebstool?

ChatGPT ersetzt kein System, das die Deal-Historie speichert. Sein Gedächtnis gehört einer Person, und einen Chatverlauf kann die Kollegin im Urlaubsfall nicht übernehmen.

ChatGPT mit dem CRM verbinden

Es gibt drei Wege, vom einfachsten zum direktesten.

1. Kopieren und einfügen. Funktioniert in jedem Tarif. Langsam, aber im CRM ändert sich nichts, was Sie nicht selbst ändern.
2. Ein Automatisierungstool. n8n, Zapier oder Make schicken ein Transkript oder einen neuen Datensatz an OpenAIs API und schreiben das Ergebnis zurück. Automatisierungstool und API zahlen Sie getrennt, und den Ablauf pflegen Sie selbst. Die Grundlagen zeigt die Einführung in n8n.
3. Eine MCP-App. ChatGPT ruft die Tools des CRM direkt auf: Kontakte suchen, einen Deal ändern, eine Notiz ergänzen.

Für den dritten Weg nennt OpenAIs Hilfe-Center (geprüft am 8. Oktober 2026):

• Volle MCP-Unterstützung mit Schreibaktionen wird als Beta für ChatGPT Business, Enterprise und Edu ausgerollt.
• Sie läuft nur in ChatGPT im Web, nicht mobil.
• In Business können nur Administratoren und Inhaber den Entwicklermodus aktivieren und eine App anlegen, unter Workspace settings › Apps › Create. In Enterprise können Admins ihn einzelnen Mitgliedern freigeben.
• Pro-Nutzer können MCP-Server im Entwicklermodus mit Lese- und Abrufrechten verbinden, ohne Schreibaktionen.
• ChatGPT kann vor Schreibaktionen je nach App-Berechtigung und Aktion um eine Bestätigung bitten.

Ein kleines Team, das ChatGPT Datensätze pflegen lassen will, braucht also ChatGPT Business und einen Admin, der die App einmal anlegt. Für Claude gelten andere Regeln; sie stehen im Beitrag zu Claude und CRM.

Sobald die Verbindung steht, zählen zwei Risiken. Ein angebundener KI-Client handelt mit den Rechten der Person, die ihn verbunden hat. Und wenn Ihr CRM E-Mails oder Chatnachrichten versenden kann, dann versendet ein Sendebefehl auch. Lassen Sie Entwürfe speichern und senden Sie selbst.

Wo Customermates passt

Offenlegung: Customermates veröffentlicht diesen Beitrag. Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM aus Deutschland für kleine Teams mit direktem Kundenkontakt, etwa Beratungen und Agenturen. Mit ChatGPT arbeitet es auf zwei Wegen zusammen.

Ihr ChatGPT, über MCP. Der MCP-Endpunkt gehört zu jedem Tarif und zum selbst gehosteten Kern. In ChatGPT legen Sie eine App mit der Adresse Ihrer Customermates-Instanz plus /api/v1/mcp an, wählen OAuth, melden sich an und klicken auf dem Bildschirm Authorize access auf Approve. Die Anleitung zum Connector beschreibt die Schritte und den Weg per API-Schlüssel. ChatGPT stehen dann 53 Tools zur Verfügung, darunter solche für Kontakte, Organisationen, Deals, Leistungen, Aufgaben und eigene Listen, ihre Notizen und Felder. Das Modell läuft über Ihren ChatGPT-Tarif und verbraucht keine KI-Credits von Customermates. Customermates fragt vor einem Tool-Aufruf nicht noch einmal nach. Legen Sie die Berechtigungen der App deshalb in ChatGPT fest und lassen Sie Entwürfe anlegen, statt Nachrichten senden zu lassen.

Prompts zum Test der Verbindung in einem neuen Arbeitsbereich, dessen Standardphasen für Deals Akquise, Qualifizierung, Demo, Angebot, Verhandlung, Gewonnen und Verloren heißen:

1. „Listen Sie meine offenen Deals in der Phase Angebot mit Organisation, Wert und zugewiesenen Nutzern auf.“ (lesen)
2. „Fügen Sie diese Gesprächszusammenfassung den Notizen des Deals Roth Steuerberatung hinzu und setzen Sie die Phase auf Angebot: [einfügen].“ (ändern)
3. „Legen Sie eine mir zugewiesene Aufgabe zum Versand des Angebots an, verknüpft mit dem Deal Roth Steuerberatung.“ (anlegen und verknüpfen)

Mate, in Customermates Cloud. Hat Ihr Team keinen ChatGPT-Business-Tarif, ist Mate der Assistent in Customermates Cloud. Mate nutzt die monatlichen gehosteten KI-Credits pro aktivem Nutzer, die zu jedem Tarif gehören (siehe Preise), bereitet Zusammenfassungen und Antwortentwürfe vor und führt Routinen aus: gespeicherte Anweisungen nach Zeitplan oder bei Ereignissen an Datensätzen. Eine Beispielroutine mit dem Zeitplan Wöchentlich, montags um 08:00 Uhr:

Listen Sie meine offenen Deals in den Phasen Angebot und Verhandlung auf. Nennen Sie zu jedem
Organisation, Wert, die letzte Notiz in einer Zeile und den nächsten Schritt.
Markieren Sie Deals ohne nächsten Schritt. Senden Sie keine Nachrichten und ändern Sie keine Datensätze.

Eine Routine läuft mit den Rechten ihres Eigentümers und darf Nachrichten senden, wenn ihre Anweisung das verlangt. Der letzte Satz ist deshalb wichtig. Die Grenzen pro Ausführung stehen auf der Seite zu Routinen. Ab Pro bringt der einheitliche Posteingang E-Mail-, LinkedIn-, WhatsApp-, Instagram- und Telegram-Verläufe zu den Datensätzen. Dort kann Mate oder Ihr angebundenes ChatGPT einen Verlauf lesen und einen Antwortentwurf speichern.

Was es kostet. Fünf Personen im Pro-Tarif zahlen 145 € im Monat, monatlich abgerechnet, inklusive Posteingang und gehosteter Credits für Mate. Binden Sie stattdessen ChatGPT an, kommen die Plätze für ChatGPT Business laut OpenAIs Preisseite hinzu. Starter für 12 € pro Nutzer deckt Datensätze und MCP ab, ohne Posteingang.

Nicht passend ist Customermates, wenn Sie E-Mail-Sequenzen, Telefonie mit Wählfunktion oder eine native mobile App brauchen. Sequenzen übernimmt ein Sales-Engagement-Tool; die Entwürfe dafür kann ChatGPT weiterhin schreiben.

Häufige Fragen

Angaben zu OpenAI geprüft am 8. Oktober 2026 auf Developer mode and MCP apps in ChatGPT, Connected apps in ChatGPT, Data controls FAQ, Enterprise privacy, ChatGPT-Preise und den EU-Nutzungsbedingungen.